Tot ce trebuie să știe firmele despre gestionarea angajaților, a finanțelor și despre interacțiunea cu statul în această perioadă

Gestionarea financiară

Companiile trebuie să-și construiască acum, pe cât posibil o plasă de siguranță financiară, un buffer financiar care să le permită să facă față provocărilor în lanțul de plăți - este recomandarea tuturor specialiștilor de business pentru această perioadă. Cumpătare în cheltuieli, în sensul reducerii tuturor celor care nu sunt esențiale pentru firmă, scurtarea termenelor pentru plăți și deblocarea banilor din activele non-core business.

Specialiștii PwC România, de pildă, recomandă evaluarea lanuțului de aprovizionare: "Acest lucru înseamnă că începeți cu produsele cele mai critice și să căutați dincolo de furnizorii din primul și al doilea nivel, chiar până la materiile prime, dacă este posibil. De exemplu, dacă produsele dvs. conțin o componentă dintr-o țară care devine izolată, există o ofertă secundară? Planurile de contingență pot intra rapid în dificultate dacă virusul se răspândește. Am văzut deja furnizori din China care au apelat la Coreea de Sud ca Plan B, doar pentru a vedea că și această țară are rapid probleme".

O idee importantă de menționat în acest context: pot firmele să se folosească de forța majoră pentru a justifica neexecutarea unui contract? Din start, trebuie făcută diferența între două situații: ipoteza în care o firmă nu a inclus în contractul ei nicio prevedere referitoare la forță majoră și situația în care o astfel de prevedere există. Întrebarea fundamentală care se pune este dacă o neexecutare a obligațiilor pe care o firmă le are, din cauza coronavirus, s-ar încadra pe o situație de forță majoră - depinde. În multe cazuri, epidemiile au fost considerate cazuri de forță majoră. În concret însă, trebuie arătată o legătură de cauzalitate între "eveniment" și neexecutarea obligațiilor contractuale.

Important: Până la acest moment, autoritățile au luat decizia de a interzice evenimentele interioare cu peste 100 de participanți.

Gestionarea resursei umane

Firmele se pot găsi confruntându-se cu mai multe scenarii în ceea ce privește forța de muncă. Să le luăm pe rând:

Scenariul 1: Oameni în carantină sau autoizolare impusă de autorități

Care e diferența dintre cele două, în primul rând: Persoanele care au călătorit în zonele în care au fost depistate cazuri de infecție cu coronavirus sunt supuse unui proces de autoizolare sau de carantină. Este important de reținut că cele două proceduri diferă și se aplică persoanelor care vin din străinătate, în funcție de zona în care au călătorit.

Angajații carantinați sau aflați în izolare impusă de autorități au dreptul la concediu medical: salariații trimiși acasă din cauza carantinei (izolării impuse) primesc pe această perioadă o indemnizație de concediu medical în valoare de 75% dintr-o bază salarială ce reprezintă media veniturilor brute lunare din ultimele șase luni din cele 12 luni din care se constituie stagiul de cotizare (procedura obținerii concediului este detaliată aici). Indemnizația pentru carantină se suportă integral din bugetul Fondului național unic de asigurări sociale de sănătate.

Informație de context: Carantina, într-un sens nedetaliat, e enumerată printre cauzele de suspendare a unui contract de muncă - suspendare de drept - în Codul muncii. Pentru că nu se spune nimic despre ce înseamnă carantină și dacă presupune o problemă individuală sau la nivelul întregului loc de muncă, există un semn de întrebare cu privire la includerea concediului medical pentru carantină în sfera suspendării de drept a contractului de muncă.

Scenariul 2: Oamenii lipsesc de la muncă pentru că vor să prevină contactarea virusului

Vorbim, pe de o parte, de absentarea nemotivată de la muncă. Reamintim, în acest context, că absențele nemotivate pot da dreptul aplicării unor sancțiuni disciplinare. În plus, potrivit Codului muncii, absenţele nemotivate nu sunt luate în calcul la stabilirea vechimii în muncă, iar, pentru perioadele de absenţă, angajatorii nu sunt obligaţi să plătească nici salariul şi nici contribuţiile sociale aferente. Asta înseamnă că apare o întrerupere a stagiului de cotizare. De asemenea, absențele nu sunt luate în considerare la stabilirea concediului de odihnă anual şi a indemnizaţiei de concediu.

Pe de altă parte, firmele se pot trezi cu o avalanșă de cereri de concediu de odihnă. Pe care le pot însă refuza. Legislația le dă angajatorilor dreptul să se opună unor plecări masive în concediu de odihnă a celor care le asigură desfășurarea activității, din moment ce chiar Codul muncii stabilește ca principiu că salariații sunt obligați să plece în concediu atunci când au programat concediul, nu intempestiv. Chiar și ministrul interimar al muncii a punctat recent această posibilitate a angajatorilor de a se opune acestor concedii abuzive.

Scenariul 3: Angajații muncesc de acasă

Schimbarea temporară a locului muncii e permisă în Codul muncii chiar și în lipsa unui act adițional la contractul de muncă. Și, astfel, se modifică locul muncii la domiciliul angajatului. Dacă vorbim de o schimbare a locului muncii pe termen lung, atunci legislația impune modificarea contractului și un acord implicit între cele două părți.

Dacă merg pe varianta modificării contractului, atunci angajatorii pot alege să treacă angajații la telemuncă sau pe munca la domiciliu. În ambele cazuri, CIM trebuie să includă precizări clare că activitatea se desfășoară din alt loc decât sediul angajatorului, așa cum au subliniat și reprezentanții Ministerului Muncii. O simplă analiză a celor două tipuri de muncă reflectă faptul că angajatorilor le-ar fi mai simplu să opteze pentru ideea de muncă la domiciliu temporară, decât pentru modificarea contractelor pentru a le transforma în contracte de telemuncă și pentru care cerințele legale sunt mult mai multe (puteți consulta aici un ghid al telemuncii).

Atenție! Cum angajații pot constitui veriga slabă în multe scenarii de incidente de securitate, e necesară instruirea lor atunci când sunt trimiși să lucreze de acasă, unde poate apărea un risc mai mare de neglijență în privința prelucrărilor. Este evident că pentru angajații care lucrează în afara unui birou, asigurarea unor măsuri suplimentare de siguranță este obligatorie.

Scenariul 4: Salariații vin în continuare la birou

Nu toate companiile au posibilitatea să-și trimită (toți) angajații să lucreze de acasă. În ipoteza în care aceștia trebuie să vină în continuare la muncă, angajatorilor le revin responsabilități majore în privința oamenilor cu care lucrează.

În primul rând, angajatorii sunt obligați să ia măsuri împotriva contaminării salariaților cu coronavirus și să pună la dispoziția lor toate echipamentele de protecție și produsele sanitare necesare, pe cheltuiala firmei. Obligația angajatorilor de a asigura toate măsurile care vizează cerințele de securitate și sănătate în muncă este stabilită prin Legea nr. 319/2006. Cei care nu respectă acest lucru pot fi amendați cu sume cuprinse între 3.000 și 6.000 de lei.

Atenție însă la prelucrarea excesivă a datelor personale medicale! Inclusiv în situația prezentă, confidențialitatea datelor personale de tip medical ale angajaților trebuie respectată. Cu alte cuvinte, un angajator nu va putea colecta date privind sănătatea, dacă acest lucru depășește ceea ce presupune o minimă gestionare a riscului de expunere la coronavirus.

Mai departe, așa cum sugerau și cei de la Ministerul Muncii recent, angajatorii ar trebui să poarte discuții cu salariații lor în această perioadă și să vadă care sunt cele mai bune soluții de flexibilizare a programului de lucru al angajaților. Putem vorbi de ipoteza în care salariatul lucrează opt ore pe zi, dar programul este flexibil, sau de cea în care salariatul lucrează peste opt ore pe zi, dar vine la muncă în mai puține zile. O flexibilizare a programului poate fi și instituirea unor ture de lucru, astfel încât unii angajați să vină la muncă mai devreme și să plece atunci când sosesc ceilalți.

"Deși angajatorii se străduiesc să mențină forța de muncă informată, dezinformarea și confuzia s-au răspândit odată cu virusul. Angajații (și alți parteneri) vor aștepta din partea dumneavoastra asigurarea că sunt protejați și că afacerea este pregătită. Conducerea ar trebui privită ca o sursă de informare corectă și, conform barometrului de încredere Edelman 2020, afacerile sunt mai de încredere decât guvernul și mass-media.

Consistența și acuratețea mesajelor sunt cheia, la fel și reasigurarea din partea leadership-ului organizației. Comunicarea proactivă către toate părțile interesate, bazată pe informații factuale este esențială pentru a gestiona percepția publică, a minimiza impactul informațiilor greșite și a panicii asociate și de a reduce efectul negativ asupra economiei și a persoanelor", recomandă cei de la PwC România.

Interacțiunea cu autoritățile în timpul coronavirusului

Deja, până la acest moment, numeroase autorități și instituții publice au anunțat sistarea programului cu publicul sau, cel puțin, dezideratul unei interacțiuni care să tindă la minimum. Fiscul, Registrul Comerțului, Administrația Fondului pentru Mediu și altele au decis să adopte restricționări în relația cu publicul în aceste ultime zile. De pildă, se recomandă îndeplinirea obligațiilor fiscale doar electronic.

Ce operațiuni poți rezolva online sau telefonic cu autoritățile: în relația cu Fiscul există platforma e-guvernare.ro, Spațiul Privat Virtual, iar plata taxelor și impozitelor se poate face prin internet banking sau cu ajutorul platformei ghiseul.ro. Apoi, în raport cu Registrul Comerțului, firmele și persoanele fizice pot folosi îndeosebi un portal online ce permite, printre altele, verificarea disponibilității și/sau rezervarea denumirilor, înființarea unor entități, eliberarea de documente și transmiterea a tot felul de cereri punctuale.

Procesele în derulare vor fi însă mult încetinite în această perioadă, pentru că instanțele au început deja să anunțe că nu mai soluționează decât chestiuni urgente sau mult mai puține dosare pe zi. Cât despre documentele ce trebuie să ajungă la instanțe, este recomandat să se trimită numai electronic.

Măsurile drastice, în situația agravării consecințelor coronavirusului în România

Coronavirusul poate afecta serios afacerile companiilor. Sunt segmente de business care sunt deja afectate (HoReCa, de pildă), înainte ca lucrurile să se agraveze la noi în țară, deoarece afacerile lor se extind dincolo de granițele acestei țări prin esența bunurilor și, mai ales, a serviciilor vândute.

Ce soluții au firmele, dacă nu-și pot continua activitatea din cauza coronavirusului? Una dintre opțiuni este suspendarea temporară a activității, dacă situația se agravează pe plan local și vorbim, spre exemplu, de orașe închise de autorități sau de o interzicere/limitare a contactului între persoane. Asta ar însemna că salariații nu vor mai munci, dar și că nu vor mai primi salariu.

A doua opțiune este întreruperea temporară a activității din motive economice - șomajul tehnic. Angajatorul se poate găsi în situația ca unii dintre salariații săi să fie ori infectați cu coronavirus, ori în carantină sau autoizolare la domiciliu, de exemplu, și să nu-și poată face treaba. Lipsa de personal poate aduce dificultăți economice angajatorului la prestarea serviciilor sau comercializarea bunurilor. În această situație, totuși, salariații se află la dispoziția angajatorului, pentru eventuala reluare a activității, și sunt plătiți cu 75% din salariul de bază.

Dificultățile economice pot împinge angajatorii să se gândească la reduceri salariale, înainte de a desființa posturi și reorganiza activitatea. Doar că micșorarea salariului nu este o chestiune ce poate fi făcută unilateral, iar acordul salariatului este necesar pentru scăderea salariului acestuia. Dacă ajung însă în fața unor mari probleme financiare și nu se întrevăd alte soluții, firmele ar putea fi nevoite să recurgă la disponibilizări - concedierea pentru motive ce nu țin de persoana salariatului și concedierea colectivă.