Când prelucrezi date, trebuie să te asiguri că acestea sunt exacte, altfel persoanele vizate ar putea avea probleme

Regulamentul general privind protecția datelor (GDPR) stabilește că datele pe care o firmă le prelucrează despre cineva trebuie să reflecte mereu realitatea, adică să fie exacte (cu alte cuvinte, să respecte principiul acurateței datelor). Ce înseamnă acest lucru? Înseamnă că firma se va asigura că datele prelucrate coincid cu realitatea atât la momentul prelucrării, cât și pe tot parcursul stocării și folosirii lor. 

GDPR prevede că datele cu caracter personal trebuie să fie: „exacte și, în cazul în care este necesar, să fie actualizate; trebuie să se ia toate măsurile necesare pentru a se asigura că datele cu caracter personal care sunt inexacte, având în vedere scopurile pentru care sunt prelucrate, sunt șterse sau rectificate fără întârziere (<<exactitate>>)”.

De ce este așa de important ca datele prelucrate să fie exacte? Diverse consecințe negative pot apărea ulterior prelucrării unor date inexacte sau din cauză că datele prelucrate, în trecut, nu mai sunt actualizate. De exemplu, dacă o bancă are acces la anumite baze de date, în funcție de care decide acordarea unui împrumut sau termenii acelui împrumut, s-ar putea ca datele conținute în acea bază de date să nu reflecte situația reală a clientului, de la momentul solicitării împrumutului. De aceea, s-ar putea ca persoana vizată să riște condiții de creditare mai puțin favorabile sau chiar să-i fie respinsă cererea de acordare a împrumutului.

O problemă recent apărută în Lituania demonstrează riscuri de alt tip, atunci când sunt deținute date inexacte despre cineva. Într-un registru folosit de Municipalitatea din Vilnius pentru educație, au apărut informații despre părintele biologic al unui copil adoptat, din cauza inexistenței unui cadru de securitate și organizațional adecvat. În esență, în registrul respectiv a apărut e-mail-ul părintelui biologic al copilului și nu al părintelui adoptiv. Amenda dată pentru această abatere a fost de 15.000 euro.

Exemplele de mai sus demonstrează doar două din multiplele consecințe negative ce pot apărea atunci când date personale inexacte sunt prelucrate. În esență, este foarte important pentru firme să ia în serios importanța deținerii unor date adecvate, având în vedere că discutăm nu doar de o obligație legală, ci de o chestiune ce poate avea repercusiuni serioase asupra vieții indivizilor vizați de datele respective, dacă nu sunt actualizate informațiile.

Și așa cum s-a întâmplat și în situația din Lituania, firmele care se abat de la obligația de a prelucra și deține date exacte pot fi sancționate pentru acest lucru. În primul rând, acestor firme li s-ar putea aplica amenzi, care pot ajunge chiar și la 20.000.000 euro sau 4% din cifra de afaceri, oricare e mai mare. În al doilea rând, Autoritatea română de protecție a datelor ar putea, astfel cum a mai făcut, să dispună măsuri corective, care au rolul de a asigura intrarea în legalitate a firmei vizate.