Semnarea electronică a actelor de muncă: Aspecte neclare din proiectul de OUG discutat la Guvern

Proiectul de OUG cu semnătura electronică pentru contracte și alte acte de muncă a fost discutat săptămâna trecută de Executiv în ședință și ar putea fi aprobat destul de curând. 

În mare, forma propusă și discutată la Guvern stabilește câteva chestiuni de principiu:

• folosirea semnăturii va fi opțională și va putea fi folosită în continuare semnarea actelor de mână;
• angajatorii nu vor putea obliga angajații să folosească semnătura electronică dacă nu vor; ambele părți trebuie să utilizeze același tip de semnătură pe același document însă, nu va putea semna una electronic și una de mână; or, asta înseamnă că angajatorul care va opta să folosească numai semnătura electronică și numai documente în format electronic va impune, practic, tuturor cu care semnează pe viitor să o folosească și ei la rândul lor;
• angajatorul va suporta cheltuielile pentru achiziționarea semnăturilor electronice pentru semnarea actelor de muncă; nu este prevăzută însă nicio sancțiune dacă acesta decide să-și recupereze apoi din costuri de la salariați.

Din proiectul de OUG lipsesc câteva lămuriri. De pildă, în cadrul firmei, semnătura electronică revine cui, mai exact? De asemenea, în special pentru a lămuri salariații care privesc cu scepticism sau oarecare reticență această schimbare, în ordonanță ar trebui explicat foarte clar cum anume vor proceda salariații pentru a semna electronic. 

Întrucât semnătura electronică e folosită la acest moment proponderent de profesioniști, în relațiile de afaceri și în relațiile cu autoritățile publice (cu Fiscul, de pildă), mecanismul de funcționare al acesteia este o mare necunoscută pentru multe persoane fizice. Una dintre temerile frecvent aduse în discuție de cei care privesc cu reticență semnăturile electronice e legată de securitatea întregului mecanism, dar și de cât cântărește aceasta din punct de vedere juridic. Mai exact, este sau nu aceasta echivalentul semnăturii olografe - or, spun specialiștii, salariaților ar trebui să li se specifice foarte clar la nivel legislativ care e echivalența.

Într-un document publicat recent, cei de la Uniunea Națională a Experților în Legislația Muncii (UNELM) atrag atenția că proiectul ar trebui completat cu mențiunea că semnătura electronică folosită are efect juridic echivalent cu al semnăturii olografe. Tototdată, cei de la UNELM consideră că procedura de identificare pentru obținerea semnăturii ar trebui simplificată: „Considerăm necesară completarea pentru a da valabilitate documentelor chiar și în procedurile judiciare așa cum reiese și din decizia ICCJ nr. 520 din data de 7 martie 2019 (...) În concluzie, semnătura electronică cu efect juridic echivalent cu al semnăturii olografe presupune identificarea persoanei semnatare și oferirea de garanții că aceasta a citit și a înțeles documentul semnat.

De asemenea, solicităm să aveți în vedere și simplificarea procedurii de identificare a persoanei care acum este greoaie, (persoana trebuie să se prezinte în fața unui funcționar care să-l identifice) prin utilizarea identificării video (așa cum e posibil la deschiderea unui cont bancar)”.

Este neclar la acest moment cine va plăti semnătura electronică, sublinia vinerea trecută președintele Uniunii, Corneliu Bențe. „Trebuie să ne gândim la proceduri simple, astfel încât să nu fie o corvoadă pentru viitorul meu salariat. Să putem încheia un contract de muncă și cu o persoană aflată la 500 de kilometri”. 

Acesta mai subliniază faptul că ar trebui să fie clar pentru toată lumea că document original e considerat doar cel în format electronic - „în momentul în care l-ai printat, el e doar o copie”, potrivit expertului în legislația muncii, or o atare chestiune trebuie foarte clar lămurită pentru salariați.

De asemenea, acesta mai critică faptul că proiectul a fost pus în discuție fără să se fi făcut un studiu pentru a vedea care categorii socio-profesionale sunt interesate și în măsură să folosească semnătura electronică, precum și faptul că nu se justifică urgența adoptării unei astfel de reglementări, în contextul în care oricum există în Parlament deja o inițiativă pe tema semnăturii electronice în relațiile de muncă.