Analiză: Fără regulament intern, firmele mici nu vor putea folosi semnătura electronică. Măsurile de debirocratizare vs. digitalizarea

Cu semnătură electronică sau fără regulament intern?

Debirocratizarea microîntreprinderilor, adusă de OUG nr. 37/2021, împiedică digitalizarea micilor angajatori, aceștia având de ales între posibilitatea de a utiliza semnătura electronică și a renunța la întocmirea regulamentului intern.

Deși adoptate în același timp, în doi timpi și, totuși, în regim de urgență, urgență justificată de necesitatea flexibilizării relațiilor de muncă și „având în vedere nevoia de eficientizare și îmbunătățire continuă a relațiilor de muncă, precum și necesitatea simplificării procedurilor specifice activității de resurse umane”, OUG 37/2021 interferează parțial cu OUG 36/2021.

Pentru a utiliza în cadrul raporturilor de muncă semnătura electronică, angajatorii trebuie să prevadă procedura specială în cadrul regulamentului intern sau să o negocieze și să se regăsească în contractul colectiv de muncă.

Dacă ne regăsim în situația în care la nivel de unitate există un contract colectiv de muncă, atunci nu suntem în situația în care angajatorul nu are obligația de a elabora regulamentul intern, acesta nefiind încadrat în categoria microîntreprinderilor.

Dacă ne raportăm strict la angajatorii exceptați de la obligația elaborării regulamentului intern, aceștia nu vor putea beneficia de dispozițiile OUG 36/2021 dacă optează pentru debirocratizarea prevăzută de OUG 37/2021.

Astfel, atât procedura privind „utilizarea semnăturii electronice avansate sau semnăturii electronice calificate, însoțită de marca temporală electronică sau marca temporală electronică calificată și sigiliul electronic calificat al angajatorului, pentru întocmirea tuturor înscrisurilor/documentelor din domeniul relațiilor de muncă rezultate la încheierea contractului individual de muncă, pe parcursul executării acestuia sau la încetarea contractului individual de muncă”, cât și dovada instruirii prevăzute de art. 20 din Legea 319/2006 (privind securitatea și sănătatea în muncă) în formă electronică, vor fi prevăzute în regulamentul intern. În lipsa unui regulament intern, digitalizarea este imposibilă.

Cu alte cuvinte, fie angajatorul microîntreprindere are regulament intern și, de comun acord cu salariații, utilizează semnătura electronică în cadrul raportului de muncă, fie se debirocratizează conform OUG 37/2021 și folosește forma scrisă clasică a documentelor, respectiv semnătura olografă.

Dacă ne raportăm și la cheltuielile pe care angajatorul trebuie să le suporte pentru a-și achiziționa atât o semnătură electronică pentru reprezentantul legal, cât și un sigiliu electronic pentru persoana juridică și, cel mai probabil, pentru fiecare dintre cei cel mult 9 salariați, atunci numărul microîntreprinderilor care ar putea opta pentru semnătura electronică se reduce semnificativ, deși conform datelor furnizate în cadrul documentului de fundamentare a OUG 37/2021, sunt în această situație aproximativ 500.000 de angajatori.

Sigiliu electronic sau semnătura calificată a reprezentantului legal? Sau cum ar putea să devină sigiliul noua ștampilă

Cu ceva întârziere și adoptată practic de două ori, OUG 36/2021 ar fi trebuit să simplifice procedura de încheiere, modificare sau încetare a contractelor de muncă și să armonizeze legislația națională cu dispozițiile Regulamentului (UE) 910/2014.

În realitate, ne-am putea regăsi într-o altă situație în care o parte dintre angajatori nu numai că ar renunța de bunăvoie, ci s-ar putea să și refuze o eventuală solicitare a salariaților de a utiliza mijloacele electronice, fie din cauza costurilor, fie din cauza procedurii.

Pentru a avea tabloul complet, trebuie să analizăm textul actului normativ nou, articol cu articol.

 Art. 16 alin (11) din Codul muncii: „Părțile pot opta să utilizeze la încheierea contractului individual de muncă/actului adițional la contract, după caz, semnătura electronică avansată sau semnătura electronică calificată, însoțită de marca temporală electronică sau marca temporală electronică calificată și sigiliul electronic calificat al angajatorului.” 

Din prima parte rezultă că nicio parte nu poate impune celeilalte să utilizeze semnătura electronică, în timp ce alin (12) conferă angajatorului posibilitatea de a utiliza semnătura electronică „în condițiile stabilite prin regulamentul intern și/sau contractul colectiv de muncă aplicabil”.

Art. 16 alin. (16) confirmă faptul că angajatorul nu poate obliga persoana selectată în vederea angajării ori, după caz, salariatul să utilizeze semnătura electronică, iar alin (17) stabilește că părțile sunt obligate să folosească același tip de semnătură, fie cea olografă, fie cea electronică, fiind exclusă varianta în care una dintre părți ar putea semna olograf, iar cealaltă electronic.

O primă concluzie este că da, salariații și angajatorii pot simplifica procedura încheierii, a modificării sau a încetării, folosind tehnologia informației, însă în următoarele condiții:

1. Ambele părți își exprimă acordul în acest sens.
2. Procedura este prevăzută în regulamentul intern sau în contractul colectiv de muncă.
3. Ambele părți dețin și utilizează o semnătură electronică.
4. Angajatorul nu poate impune persoanelor selectate în vederea angajării sau salariaților să utilizeze semnătura electronică, chiar dacă a prevăzut în regulamentul intern sau a negociat în cadrul contractului colectiv de muncă o astfel de procedură.
5. Chiar dacă angajatorul se oferă sau chiar suportă cheltuielile pentru achiziționarea semnăturilor electronice și a prevăzut intern o astfel de procedură, salariații nu pot fi obligați să o utilizeze.
6. Având în vedere necesitatea formării acordului de voință al părților, nici salariatul nu i-ar putea solicita angajatorului să utilizeze semnătura electronică.

A doua concluzie este că sigiliul electronic menționat în cuprinsul OUG 36/2021 vizează exclusiv persoana juridică, adică angajatorul, nu salariații.

 Regulamentul  (UE) 910/2014: 

• „Atunci când o tranzacție necesită un sigiliu electronic calificat de la o persoană juridică, o semnătură electronică calificată de la reprezentantul autorizat al persoanei juridice ar trebui să fie, de asemenea, acceptabilă.”
• „Sigiliile electronice ar trebui să servească drept dovadă că un document electronic a fost emis de către o persoană juridică, asigurând certitudinea originii și integrității documentului.”

În aceste condiții, angajatorul (persoană juridică) poate utiliza semnătura electronică a reprezentantului legal, aceasta fiind acceptabilă în conformitate cu dispozițiile anterior menționate. Sigur, în lipsa unei precizări concrete în cadrul actului normativ național, legiuitorul a oferit practicienilor posibilitatea de a iniția noi dezbateri pe marginea acestui subiect, respectiv dacă poate reprezentantul legal al angajatorului să utilizeze propria semnătură sau, pe lângă această semnătură, este nevoie și de sigiliul electronic al persoanei juridice pe care o reprezintă. 

Cu toate acestea, ștampila a fost considerată a fi un element costisitor pentru persoanele juridice și a fost eliminată obligația acestora  de a o utiliza, iar prin „simplificarea” relațiilor de muncă adusă de recenta OUG 36 s-ar putea ajunge în situația în care, în locul ștampilei să avem sigiliu electronic.

Trebuie reamintit faptul că în forma precedentă, un contract individual de muncă putea fi semnat electronic, fiind aplicabile dispozițiile art. 7 din Legea 455/2001, „atunci când forma scrisă este cerută ca o condiție de probă sau de validitate a unui act juridic,  un înscris în formă electronică îndeplinește această cerință dacă i s-a încorporat, atașat sau i s-a asociat logic o semnătură electronică extinsă, bazată pe un certificat calificat și generată prin intermediul unui dispozitiv securizat de creare a semnăturii.”

În acest moment, pentru a utiliza semnătura electronică în mod valabil, angajatorii și salariații vor respecta dispozițiile OUG 36/2021, așa cum au modificat ele Codul muncii, acestea fiind în vigoare din momentul publicării în Monitorul Oficial, adică din 6 mai 2021.

Debirocratizarea și modificările aduse Legii telemuncii

Odată cu OUG nr. 36/2021 au venit și o serie de modificări la Legea telemuncii. A fost eliminată condiția precizării locului desfășurării activității în contractele de telemuncă, astfel că dispare și obligația telesalariatului de a înștiința angajatorul în momentul în care decide să-și desfășoare activitatea într-un alt loc, acest alt loc putând fi chiar oriunde. În același timp, nici angajatorul nu mai are obligația de a asigura, în momentul schimbării locului de desfășurare a activității, condițiile pentru ca telesalariatul să primească o instruire suficientă și adecvată în domeniul securității și sănătății în muncă, în special sub formă de informații și instrucțiuni de lucru, specifice locului de desfășurare a activității de telemuncă și utilizării echipamentelor cu ecran de vizualizare. Această obligație există numai: la angajare, la introducerea unui nou echipament de muncă, la introducerea oricărei noi proceduri de lucru.

Rămâne în sarcina angajatorului să instaleze, să verifice și să întrețină echipamentul de muncă necesar, cu excepția cazului în care părțile convin altfel. Cu alte cuvinte, dacă prin contractul individual de muncă nu s-a convenit astfel, angajatorul este obligat să efectueze aceste operațiuni ori de câte ori salariatul, unilateral, decide să schimbe locul de desfășurare a activității. Dacă anterior acestor modificări, locul sau locurile desfășurării activității erau stabilite de comun acord, în prezent salariatul decide unilateral și fără a avea obligația de a înștiința angajatorul.

Dacă ne referim la angajatorii care îndeplinesc cumulativ cele două condiții pentru a fi exceptați de la obligația întocmirii regulamentului intern, pentru a verifica activitatea salariaților, condițiile vor fi prevăzute în cadrul contractului individual de muncă, iar în lipsa acestora și a regulamentului intern, aceste verificări nu vor fi posibile. Și în acest caz ne regăsim în situația în care prevederile din regulamentul intern vor fi negociate între salariat și angajator, fie în momentul încheierii contractului de muncă, fie prin act adițional, însă angajatorul se poate „debirocratiza” și poate renunța la regulamentul intern.

Contracte cu numeroase pagini sau cu totul sumare

Deși prin eliminarea obligației angajatorului de a specifica, în fișa postului, atribuțiile salariatului, s-a avut în vedere (conform documentului de fundamentare) nevoia micro- angajatorilor „de eficientizare și îmbunătățire continuă a relațiilor de muncă, precum și necesitatea simplificării procedurilor specifice activității de resurse umane”, inclusiv flexibilizarea relațiilor de muncă, în realitate vom avea fie o încărcare a contractelor individuale de muncă, fie o simplificare a relației de muncă până la nivelul descrierii generale pe care o regăsim în Clasificarea ocupațiilor din România.

Situația este similară cu cea descrisă anterior în cazul regulamentului intern, Codul muncii fiind și până în momentul acestor modificări suficient de flexibil și oferind posibilitatea angajatorilor de a-și organiza activitatea, cu respectarea condiției de consultare și informare a salariaților, prin regulamentul intern.

Putem discuta despre o simplificare a procedurilor specifice activităților de resurse umane în situația în care salariații microîntreprinderii sunt chiar personale care dețin părți sociale, administratorii, acționarii sau asociații, după caz, aceștia având chiar dublă calitate (salariat și angajator).

Dacă vom căuta alte avantaje, putem aminti eliminarea situațiilor în care, în urma unui control, angajatorul risca să fie sancționat pentru că a omis să întocmească regulamentul intern sau să informeze și/sau să înmâneze salariaților fișa postului.

Totuși, la solicitarea scrisă a salariatului, angajatorul este obligat să îi comunice în scris fișa postului cu specificarea atribuțiilor postului.