Telemunca în 2021: Cele mai importante aspecte pentru angajatori, în urma modificării recente a legislației

Săptămâna trecută, OUG nr. 36/2021 a venit cu o serie de modificări importante la regulile telemuncii, care sunt incluse în Legea 81/2018. Din acest motiv, iată cum se desfășoară, concret, activitatea de telemuncă în 2021, potrivit noilor modificări legislative.

1. Ce este telemunca și când poate fi folosită?

În noua reglementare, telemunca este definită ca fiind “forma de organizare a muncii prin care salariatul, în mod regulat și voluntar, își îndeplinește atribuțiile specifice funcției, ocupației sau meseriei pe care o deține în alt loc decât locul de muncă organizat de angajator, folosind tehnologia informației și comunicațiilor”. Activitatea de telemuncă poate fi folosită oricând a fost agreată de ambele părți (angajator și telesalariat) și a fost prevăzută, în mod expres, în contractul individual de muncă (odată cu încheierea acestuia, pentru personalul nou angajat) sau într-un act adițional la contractul individual de muncă existent (pentru ceilalți angajați).

Până recent, în lege, la definiția telemuncii era prevăzută condiția ca, cel puțin o zi pe lună, activitatea să se desfășoare în alt loc decât locul de muncă organizat de angajator, folosind tehnologia informației și comunicațiilor. 

2. Ce se întâmplă dacă salariatul nu este de acord cu activitatea de telemuncă?

Potrivit legii, refuzul salariatului de a consimți la prestarea activității în regim de telemuncă nu poate constitui motiv de modificare unilaterală a contractului individual de muncă și nici motiv de sancționare disciplinară a acestuia. Ceea ce înseamnă că, într-un astfel de caz, salariatul și angajatorul trebuie să găsească, de comun acord, o alternativă pentru desfășurarea activității la sediul angajatorului.

3. Unde se poate desfășura activitatea de telemuncă? 

Pentru a da curs ideii că activitatea de telemuncă se poate desfășura aproape de oriunde, s-a scos din legislație prevederea potrivit căreia contractele de telemuncă trebuie să mai prevadă locul sau locurile desfășurării activității de telemuncă. Astfel, telesalariații pot lucra de oriunde vor, fără a mai fi necesară aprobarea angajatorului.

4. Locul din care muncesc telesalariații trebuie aprobat de angajator?

În ceea ce privește aprobarea prealabilă a locului de desfășurare a activității de telemuncă, din noua modificare legislativă se deduce ideea că telemunca se poate desfășura din orice loc, fără aprobarea angajatorului, cât timp telesalariatul nu schimbă "condițiile de securitate și sănătate în muncă (SSM - n. red.) de la locurile în care desfășoară activitatea de telemuncă".

5. Cum poate angajatorul să verifice activitatea telesalariatului?

În noua reglementare, Guvernul a completat legislația cu ideea că verificarea telesalariatului se face „în principal prin utilizarea tehnologiei informației și comunicațiilor”.

Până la intrarea în vigoare a OUG-ului amintit, nu se oferea niciun indiciu despre cum ar fi trebuit angajatorul să-și exercite dreptul consacrat prin lege de a verifica activitatea telesalariatului, ci se specifica doar că se va face în condițiile stabilite prin contractul de muncă.

6. Cum se stabilește programul de lucru în regim de telemuncă?

Programul de lucru al telesalariaților se organizează, potrivit legii, de comun acord cu angajatorul, în conformitate cu prevederile contractului individual de muncă, regulamentului intern și/sau contractului colectiv de muncă aplicabil. Așadar, programul de lucru al telesalariatului rămâne cel stabilit împreună cu angajatorul.

7. În ce condiții se poate efectua muncă suplimentară?

Munca suplimentară poate fi efectuată numai la solicitarea angajatorului și cu acordul scris al telesalariatului cu normă întreagă. Această soluție legislativă ne lasă să înțelegem că numai salariații angajați cu normă întreagă pot efectua muncă suplimentară.

8. Ce alte informații trebuie incluse în contractul de telemuncă, față de un contract individual de muncă normal?

Contractul individual de muncă cu clauză de telemuncă se încheie și se modifică în condițiile prevăzute de Codul muncii.

După cum aminteam anterior, prin noua ordonanță s-a eliminat, din Legea nr. 81/2018 privind activitatea de telemuncă, prevederea potrivit căreia contractele de telemuncă trebuie să mai prevadă locul sau locurile desfășurării activității de telemuncă.

Astfel, în cazul activității de telemuncă, contractul individual de muncă conține, potrivit legii, în afara elementelor prevăzute de Codul muncii, următoarele:

• precizarea expresă că salariatul lucrează în regim de telemuncă;
• perioada și/sau zilele în care telesalariatul își desfășoară activitatea la un loc de muncă organizat de angajator;
• programul în cadrul căruia angajatorul este în drept să verifice activitatea telesalariatului și modalitatea concretă de realizare a controlului;
• modalitatea de evidențiere a orelor de muncă prestate de telesalariat;
• responsabilitățile părților, convenite în funcție de locul sau locurile desfășurării activității de telemuncă, inclusiv cele din domeniul SSM;
• obligația angajatorului de a asigura transportul la și de la locul desfășurării activității de telemuncă al materialelor pe care telesalariatul le utilizează în activitatea sa, dacă este cazul;
• obligația angajatorului de a informa telesalariatul cu privire la dispozițiile din reglementările legale, din contractul colectiv de muncă aplicabil și/sau regulamentul intern, în materia protecției datelor cu caracter personal, precum și obligația telesalariatului de a respecta aceste prevederi;
• măsurile pe care le ia angajatorul pentru ca telesalariatul să nu fie izolat de restul angajaților și care asigură acestuia posibilitatea de a se întâlni cu colegii în mod regulat; precum și
• condițiile în care angajatorul suportă cheltuielile aferente activității în regim de telemuncă.

9. Care sunt obligațiile privind SSM-ul ale angajatorului în cazul activității de telemuncă?

Potrivit legii, angajatorul trebuie:

• să asigure mijloacele aferente tehnologiei informației și comunicațiilor și/sau echipamentele de muncă sigure necesare prestării muncii, părțile putând conveni printr-un acord scris inclusiv să fie utilizate cele proprii ale telesalariatului, cu specificarea condițiilor de utilizare;
• să instaleze, să verifice și să întrețină echipamentul de muncă necesar, cu excepția cazului în care părțile convin altfel; și
• să asigure condiții pentru ca telesalariatul să primească o instruire suficientă și adecvată în domeniul SSM, în special sub formă de informații și instrucțiuni de lucru privind utilizarea echipamentelor cu ecran de vizualizare: la angajare, la introducerea unui nou echipament de muncă, la introducerea oricărei noi proceduri de lucru.

10. Care sunt obligațiile privind SSM-ul ale salariatului în cazul activității de telemuncă?

Potrivit legii, telesalariatul trebuie să își desfășoare activitatea, în conformitate cu pregătirea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională nici propria persoană, nici alte persoane care pot fi afectate de acțiunile sau omisiunile sale în timpul procesului de muncă, îndeplinind, în acest scop, următoarele obligații:

• să informeze angajatorul cu privire la echipamentele de muncă utilizate și la condițiile existente la locurile desfășurării activității de telemuncă și să îi permită acestuia accesul, în măsura în care este posibil, în vederea stabilirii și realizării măsurilor de SSM, necesare conform clauzelor din contractul individual de muncă ori în vederea cercetării evenimentelor;
• să nu schimbe condițiile de SSM de la locurile în care desfășoară activitatea de telemuncă;
• să utilizeze numai echipamente de muncă care nu prezintă pericol pentru securitatea și sănătatea sa;
• să își desfășoare activitatea cu respectarea dispozițiilor privind obligațiile lucrătorilor, așa cum sunt ele prevăzute în Legea nr. 319/2006 privind SSM-ul, precum și în conformitate cu clauzele contractului individual de muncă;
• să respecte regulile specifice și restricțiile stabilite de către angajator cu privire la rețelele de internet folosite sau cu privire la folosirea echipamentului pus la dispoziție; și
• să respecte și să asigure confidențialitatea informațiilor și a documentelor utilizate în timpul desfășurării activității de telemuncă.

Așadar, în acest context al digitalizării, Executivul a reglementat, negru pe alb, o obligație invocată adesea de specialiști, dar care nu era prevăzută în lege, foarte importantă, de altfel, pentru telesalariați: „să respecte și să asigure confidențialitatea informațiilor și documentelor utilizate în timpul desfășurării activității de telemuncă”.

11. Ce se întâmplă în caz de nerespectare a prevederilor legii privind telemunca?

În caz de nerespectare a dispozițiilor legale privind telemunca, Legea nr. 81/2018 prevede mai multe amenzi, cea mai mare pe care o poate primi un angajator fiind de 10.000 lei pentru fiecare telesalariat pentru care nu se respectă obligația de a prevedea, în mod expres, în contractul individual de muncă sau în actul adițional la acesta faptul că activitatea se prestează în regim de telemuncă.

***

Noutățile legislative privind telemunca sunt considerate, potrivit OUG nr. 36/2021, ca fiind oportune și necesare și au în vedere “flexibilizarea și adaptarea relațiilor de muncă la realitățile socioeconomice actuale în raport cu evoluția dinamică a pieței muncii”.

Numărul contractelor de muncă cu clauză de telemuncă înregistrate în registrul general de evidență a salariaților în martie 2021 a crescut, față de martie 2020, cu aproape 350.000 de astfel de contracte, potrivit Inspecției Muncii, ceea ce denotă, potrivit ordonanței, “nevoia de eficientizare și îmbunătățire continuă a relațiilor de muncă, precum și necesitatea adaptării la modificările induse de evoluțiile tehnologice”. De aici a rezultat și necesitatea de a i se permite “angajatorului realizarea instruirii lucrătorilor și prin mijloace electronice, ca alternativă la soluția legislativă” aplicabilă până la intrarea în vigoare a OUG nr. 36/2021.