Controale ITM: Inspectorii trebuie să accepte, la verificări, prezentarea actelor de muncă în format electronic

Asta înseamnă că inspectorii ITM-urilor nu pot cere prezentarea documentelor în format tipărit atunci când angajatorul le poate prezenta direct în format electronic - semnate cu semnătură avansată sau calificată.

„Eu interpretez în sensul că vor fi puse la dispoziția organelor de control în forma electronică. Susțin această părere ținând cont și de contextul general pe care s-a fundamentat OUG 36/2021 - cel de eficientizare a relațiilor de muncă, cel în care inspectorii să poată accesa rapid informațiile electronice, chiar fără a se deplasa în teren. (...) Având o formă electronică a documentelor, formă care certifică nu numai semnatarii, ci și data și ora semnării, atunci este clar că atât inspectorii de muncă, cât și alte organe de control competente sunt obligate să accepte această formă”, a explicat, la solicitarea avocatnet.ro, Consilierul Juridic Dan Năstase.

Ideea a fost subliniată și de o specialistă contactată de redacția noastră. Ba mai mult, aceasta a spus că ITM-urile ar fi fost obligate să accepte actele de muncă în format electronic chiar și dacă nu exista o prevedere specială în acest sens. De ce? Pentru că semnătura electronică calificată și semnătura electronică avansată sunt considerate, în baza legislației în vigoare, echivalente cu semnătura de mână.

„Referitor la prevederile normative care reglementează posibilitatea utilizării semnăturii electronice avansate sau calificate în raporturile de muncă (OUG 36/2021), în opinia mea, aceste acte vor fi opozabile autorităților (inclusiv ITM-urilor) chiar și în lipsa unor mențiuni exprese în acest sens în actul normativ amintit. Cu alte cuvinte, întrucât semnătura electronică calificată echivalează cu semnătura olografă, iar semnătura electronică avansată este menționată expres ca alternativă admisă, autoritățile nu ar putea să nege valoarea actelor încheiate prin utilizarea semnăturii electronice, atât timp cât sunt îndeplinite condițiile de valabilitate privind semnătura electronică”, a precizat Anca Zegrean, Partener la Biriș Goran SPARL.

Concret, OUG 36/2021 a stabilit, printre altele, că actele de muncă semnate electronic se arhivează în format electronic potrivit prevederilor în vigoare și că trebuie puse la dispoziția inspectorilor în caz de control. Cu toate acestea, din prevedere nu reiese clar dacă ITM-urile trebuie să accepte la verificări forma electronică.

„Contractele individuale de muncă și actele adiționale încheiate prin utilizarea semnăturii electronice avansate sau semnăturii electronice calificate, însoțite de marca temporală electronică sau marca temporală electronică calificată și sigiliul electronic calificat al angajatorului, precum și înscrisurile/ documentele din domeniul relațiilor de muncă se arhivează de către angajator cu respectarea prevederilor Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996 (...) și ale Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică (...) și vor fi puse la dispoziția organelor de control competente, la solicitarea acestora”, dispune noua ordonanță.

OUG 36/2021 se aplică din data de 6 mai 2021, iar acest act normativ a stabilit, în esență, că atât contractul individual de muncă, cât și alte acte rezultate în urma încheierii, executării și încetării contractului individual de muncă, pot fi semnate electronic de către părți. Semnate electronic fie cu semnătura avansată, fie cu semnătura calificată.