UPDATE: Codul muncii se modifică duminică: Regulile pentru semnarea electronică a actelor de muncă, simplificate

Legea 208/2021 a apărut azi în Monitorul Oficial și se va aplica din 25 iulie 2021. Aceasta va modifica regulile semnării electronice a actelor de muncă, ce au fost introduse de puțin timp în Codul muncii prin OUG 36/2021.

Prima schimbare operată se referă, așa cum scriam mai sus, la (1) eliminarea mărcii temporale și a sigiliului, astfel că dispoziția modificată va arăta așa: „Părţile pot opta să utilizeze la încheierea, modificarea, suspendarea sau, după caz, la încetarea contractului individual de muncă semnătura electronică avansată sau semnătura electronică calificată”.

Până acum, prevederea stabilea că trebuie folosită semnătura avansată sau calificată împreună cu marca temporală electronică sau marca temporală electronică calificată și sigiliul electronic calificat al angajatorului. Conform parlamentarilor, simplificarea este făcută pentru a ușura activitatea firmelor care vor să folosească semnătura electronică.

„Solicitarea a trei elemente constitutive (semnătura, marca temporală și sigiliul) pentru recunoașterea unui document electronic ca fiind original îngreunează substanțial procesul de semnare electronic, solicitând un grad de securizare mult peste necesitățile pieței și reglementărilor europene în cazul documentelor electronice. Totodată, dobândirea sigiliului electronic este un proces lung și greu, costurile asociate cumpărării acestui element fiind substanţiale”, au motivat deputații.

O a doua schimbare este că (2) se va putea folosi inclusiv semnătura electronică simplă, nu doar cea avansată sau cea calificată. Până acum, nu se făcea nicio referire la semnătura simplă. De precizat că, pentru semnarea electronică a contractului individual de muncă și a actelor adiționale la acesta, legea prevede în mod expres că se folosesc fie semnătura avansată, fie cea calificată. Astfel, semnătura simplă va putea fi folosită pentru alte tipuri de acte între angajator și salariați.

„Angajatorul poate opta pentru utilizarea semnăturii electronice, semnăturii electronice avansate sau semnăturii electronice calificate ori a sigiliului electronic al angajatorului, pentru întocmirea tuturor înscrisurilor/documentelor din domeniul relațiilor de muncă rezultate la încheierea contractului individual de muncă, pe parcursul executării acestuia sau la încetarea contractului individual de muncă, în condițiile stabilite prin regulamentul intern și/sau contractul colectiv de muncă aplicabil, potrivit legii”, prevede actul normativ.

Din motivația parlamentarilor reiese că semnătura simplă va putea fi folosită pentru acte de o importanță mai mică: „Pentru celelalte documente interne (cereri de concediu, deconturi, formulare etc.) se poate utiliza semnătura electronică simplă, avansată sau calificată, tipul de semnătură electronică aplicabilă urmând să fie stabilit prin regulamentul intern şi/sau contractul colectiv de muncă aplicabil, potrivit legii.”

Mai departe, (3) o să dispară prevederile care fac referire la:

• faptul că forma scrisă a înscrisurilor cerute de Codul muncii se consideră îndeplinită și dacă acestea sunt semnate electronic avansat sau calificat;
• faptul că în raporturile angajatorului cu instituțiile publice se pot folosi semnătura avansată și semnătura calificată.

Conform deputaților, aceste dispoziții sunt redundante din moment ce există deja OUG 38/2020, care stabilește că în relația cu statul se pot folosi semnătura electronică avansată și semnătura electronică calificată.

Apoi, o să apară o precizare expresă conform căreia (4) inspectorii de stat veniți în control vor fi obligați să accepte documentele electronice, fără să le mai ceară și în format tipărit. Această clarificare nu exista până acum. În plus, inspectorii vor putea să ceară documentele electronice și înainte de a veni în control.

„Organele de control competente au obligaţia de a accepta, pentru verificare și control, contractele individuale de muncă și actele adiționale, precum și înscrisurile/ documentele din domeniul relațiilor de muncă/securității și sănătății în muncă încheiate în format electronic, cu semnătura electronică, potrivit legii, fără a le solicita şi în format letric. La solicitarea acestora, documentele încheiate cu semnătura electronică pot fi transmise în format electronic şi anterior efectuării controlului”, este precizat în Legea 208/2021.

Pe deasupra, inclusiv (5) dovada instruirii de sănătate și securitate în muncă va putea fi semnată cu semnătura electronică simplă, nu doar cu cea avansată sau cea calificată, cum era până acum.

În fine, pentru firmele care suportă costurile semnăturii electronice pentru ele și pentru salariați, această cheltuială va fi (6) deductibilă la impozitul pe profit. Această facilitate fiscală nu exista până acum.