Balanța de verificare: Element de autocontrol al contabilului și informație utilă în management

În vremurile moderne, analiza operațiilor economice vine să completeze tripleta cont, dubla înregistrare și analiza contabilă care, ca un întreg, este cheia contabilității de azi. 

Balanța de verificare este importantă în ansamblul contabilității, mai ales în ceea ce privește obținerea unui tablou general, de ansamblu, extrem de util antreprenorilor sau managerilor de entități economice în evaluarea activității la anumite intervale de timp, de regulă mai scurte, de la un bilanț anual la altul. Tocmai în acest rol de ghidare rapidă și de oferire a unei imagini la zi a situației financiare rezidă valoarea acestui instrument indispensabil pentru conducerea unei întreprinderi.

1. Balanța de verificare – rolul ei alături de balanța contabilă analitică, sintetică și parțială a întreprinderilor

În ansamblul procedeelor și metodelor contabile, balanța de verificare este un instrument util de verificare, în orice moment, a corectitudinii înregistrărilor tranzacțiilor economice, servind astfel la respectarea strictă a principiilor dublei înregistrări.

Balanța de verificare nu poate fi separată de noțiunea de conturi, care au un rol esențial în contabilitate, și anume acela de a reflecta starea sau poziția actuală a elementelor patrimoniale care sunt codificate prin acest concept. Conturile în sine indică, în mod clar, pentru orice intervale de timp alese, situația de fapt de la începutul perioadei analizate, schimbările sau mișcările (creștere ori scădere) pe tot parcursul intervalului și rezultatele finale, de la sfârșitul perioadei de analiză. 

Toate aceste date, de o mare importanță atât pentru contabili, cât și pentru antreprenori sau managerii entităților economice, pot fi reflectate în mod clar și intuitiv în cadrul balanței de verificare care, din acest punct de vedere, seamănă foarte mult cu un raport de activitate, dar de natură contabilă. Acest instrument este, de fapt, un tablou general al tuturor operațiunilor firmei într-o perioadă de timp dată. 

Când se întocmește balanța contabilă

Din punct de vedere legal, balanța de verificare se întocmește la sfârșitul fiecărei luni, însă ea poate fi realizată și pentru perioade mai scurte de timp. De fapt, pentru managerii care doresc să aibă o imagine actualizată și clară a ceea ce se petrece în firmă în orice moment, instrumentul poate fi folosit săptămânal sau chiar zilnic pentru firmele cu o activitate vastă, ce implică operațiuni comerciale complexe. Astfel, factorii de decizie vor putea avea în orice moment situații clare, pe baza cărora pot lua decizii informate în ceea ce privește viitoarea direcție de acțiune pentru îndeplinirea scopurilor întreprinderii. 

Câte tipuri de balanță de verificare există

Când se întocmește balanța de verificare a unei societăți comerciale, aceasta poate fi realizată în mai multe moduri, dar cele mai uzuale sunt balanța sintetică și balanța analitică. 

Pentru înțelegerea celor două concepte și, mai ales, a legăturilor dintre ele, este necesară cunoașterea clară a noțiunilor de conturi contabile corespunzătoare fiecărui tip de balanță. 

Balanță contabilă sintetică

Astfel, conturile sintetice sunt codificările contabile sub care se înregistrează toate bunurile de natură economică, operațiunile comerciale sau cele fară rezultat patrimonial, precum și ceea ce rezultă în urma acestora. Exemple de conturi sintetice pot fi: mijloace fixe, bunuri de inventar, materiale etc. 

În ceea ce privește balanța sintetică ca mod de verificare a activității contabile, aceasta prezintă o imagine simplă, rezumată, a situației conturilor firmei, iar informațiile ce pot fi extrase din acest instrument indică starea mijloacelor economice, a finanțărilor, operațiunilor economice și a ceea ce rezultă în urma acestora. Informațiile sunt prezentate în mod general.

Balanța contabilă analitică

Conturile analitice sunt o dezvoltare sau o detaliere a celor sintetice, mai precis a ceea ce reflectă ele. Astfel, într-un cont sintetic, orice bun economic, proces sau operațiune, ori rezultat al acestora este defalcat în părțile lor componente. Pentru o mai bună înțelegere, luând cazul concret al unei firme de producție de autovehicule, contul sintetic “Materiale” poate fi subîmpărțit în câte un cont analitic pentru fiecare componentă care intră în construcția produsului finit: tablă, șuruburi, filtre, cabluri, baterii, geamuri și parbrize etc.

Balanța analitică indică mult mai detaliat conturile de natură analitică ce intră în componența unui cont sintetic.

Cum poți genera rapid balanța de verificare

Pe lângă cele două subtipuri majore ale balanței de verificare, programele profesionale mai pot genera și elemente de segmentare, un exemplu în acest sens fiind balanța parțială, care poate fi emisă doar pentru anumite conturi și care prezintă un interes de moment al contabilului sau al conducerii.

De asemenea, segmentarea poate merge și mai în detaliu, balanța de verificare fiind posibilă și doar pentru o singură clasă de conturi ce se poate selecta din unul din programele profesionale de contabilitate.

2. Balanța de verificare – un model exemplu de clasificare în contextul conceptului de conturi contabile 

În ceea ce privește modalitatea concretă de ilustrare a balanței de verificare, în ansamblul documentarului contabil, aceasta este întocmită sub forma unui tabel în care sunt indicate sumele de bani corespondente conturilor ce indica tranzacțiile. În toate cazurile, operațiunile care stau la baza întocmirii acestui document trebuie să respecte principiile duale de bază ale activității financiar-contabile: dubla reprezentare, înregistrare și centralizare. 

Documentul tabelar astfel întocmit cuprinde, de fapt, o serie de egalități. Acestea au rolul de a reflecta scriptic un echilibru continuu între sumele înscrise în conturile balanței.

Balanța de verificare – model conform reglementărilor legale

După cum se poate observa, documentul contabil este alcătuit din opt coloane esențiale, notate cu A și B, în perechi. Aceste patru perechi reprezintă, în ordine: sumele aferente soldului inițial, rulajele din luna în care se întocmește documentul, sumele totale și soldurile rezultate.

• sumele din soldurile inițiale reprezintă valorile totale ale rulajului existent la începutul perioadei (adică, începutul lunii);
• rulajele lunii curente indica mișcările pe fiecare cont în perioada de referință (luna în care se întocmește balanță de verificare);
• sumele totale indică sumele rezultate din adunarea rulajelor fiecărui cont la finalul lunii, iar soldurile finale indică rezultatul rămas pentru fiecare dintre conturi.  

Coloanele indicate cu litera A cuprind sume debitoare, iar cele cu indicativul B cuprind sume creditoare. 

Un alt beneficiu al balanței de verificare este reprezentat de faptul că reflectarea soldurile inițiale ale conturilor este, de fapt, cea din bilanțul încheiat la finalul unei perioade de raportare precedente. Astfel, acest instrument contabil este cel care face conexiunea dintre un bilanț inițial și conturi, imaginea astfel reflectată a situației financiare a firmei fiind mult mai clară. 

De exemplu, balanța de verificare întocmită după data de 1 ianuarie a anului curent preia datele privind soldurile finale aferente lunii decembrie a anului trecut. 

Egalitățile din balanța de verificare ajută la verificarea înregistrărilor din conturi și a corectitudinii bilanțului. Astfel, există mai multe variante ale instrumentului contabil, în funcție de numărul de egalități reflectat.

• Balanța de verificare cu doua egalități are în vedere doar sumele și soldurile. Realizarea acesteia se efectuează prin combinarea balanței celor două elemente și cuprinde doar patru coloane. Două coloane sunt rezervate totalurilor sumelor debitoare și creditoare, iar celelalte două reflectă soldurile finale, de asemenea, împărțite în solduri debitoare și creditoare. 
• Balanța de verificare cu trei egalități a apărut ca o necesitate de a adăuga mai multe date necesare pentru o mai bună reflectare a situației financiare. Având un număr de șase coloane în perechi de câte două, acest instrument reflectă solduri inițiale, rulajele lunii în curs și soldurile finale, fiecare dintre aceste trei categorii fiind defalcată în categorii debitoare și creditoare. 
• Balanța de verificare cu patru serii de egalități este și cel mai utilizat model cu o largă folosire în activitatea contabilă. El include toate informațiile prezente în modelele anterioare și oferă, suplimentar, datele necesare pentru analiză în orice moment a situației financiare și economice a entității.

3. Funcțiile balanței de verificare în contextul unității și corectitudinii activității contabile

Balanța de verificare îndeplinește o serie de funcții cruciale pentru activitățile economice complexe moderne.

Verificarea corectitudinii înregistrărilor tranzacțiilor în conturi

Aceasta este prima și cea mai importantă funcție a unei balanțe de verificare. Erorile eventuale ce se pot strecura la înscrierea tranzacțiilor economice în conturi pot duce la perpetuarea unor date eronate ce pot afecta chiar bilanțurile. Eliminarea înregistrărilor eronate, transcrierea greșită a sumelor, rezultatele unor calcule greșite în rulaje sau solduri sunt cele mai frecvente situații care pot fi evitate prin instrumentul de verificare reprezentat de balanță de verificare.  

Deși programele moderne pe calculatoare așa cum este și cazul softurilor din gama programelor de gestiune, contabilitate, salarii, imobilizări și audit au redus, în mare parte, posibilitatea existenței erorilor în raportările contabile, această funcție a balanței de verificare rămâne unul din elementele ce asigură controlul calității datelor prelucrate. 

Funcția de a lega datele între conturile sintetice și bilanț

Deoarece balanța de verificare cuprinde informații înregistrate în totalitatea conturilor contabile și, mai ales, datorită faptului că aceste date sunt, pe de o parte prleuate din bilanțul anterior – în cazul soldurilor inițiale – iar apoi, rezultatul prelucrării este reflectat în soldurile finale ale bilanțului actual, legătura astfel creată între conturi asigură simplificarea urmăririi evoluției activității financiare pe perioade mai lungi de raportare. 

Funcția de legătură între conturile analitice și sintetice

Conturile analitice sunt o dezvoltare, o detaliere a celor sintetice, astfel că balanțele de verificare ale primelor se întocmesc pentru fiecare cont din cea de-a doua categorie. Astfel se realizează o corelare între datele înregistrate în cele două categorii și, mai mult, se asigură și exactitatea acestora.  

Funcția de grupare a datelor existente și a mișcărilor sau transformărilor pe conturi

Situațiile existente și tranzacțiile din cadrul unei entități sunt înregistrate în conturi. Rolul balanței de verificare este de a grupa aceste conturi cu scopul de a oferi o imagine clară asupra activității și a modificărilor survenite atât în volum, cât și în structura elementelor patrimoniale ale unei entități. Având la dispoziție un astfel de tablou, persoanele de decizie au posibilitatea de a alege în mod informat cele mai bune căi de acțiune pentru optimizarea activității. 

Funcția de sinteză și analiză a activității firmei

Bilanțurile sunt mijlocul esențial prin care se poate evalua activitatea economica a unei întreprinderi. Dar, deoarece intervalul de timp între două bilanțuri este foarte mare, iar nevoile de luare a unor decizii apar, de regulă, în condițiile complexității tranzacțiilor moderne, aproape în timp real, modalitatea de a afla informații de calitate, relevante pentru adoptarea acestora este balanța de verificare. 

Deoarece poate fi întocmită lunar sau ori de câte ori este nevoie, balanța de verificare este un instrument curent de analiză economică pe tot parcursul anului, asigurând stocul informativ necesar luării deciziilor operative. 

Așadar, balanța de verificare ca procedeu contabil de sondare și certificare a exactității datelor din conturi este un element care este folosit atât de contabili, pentru asigurarea unor lucrări de calitate, cât și de managerii responsabili care au misiunea de a asigura o direcție de activitate cât mai bună a firmelor prin deciziile informate pe care le iau.

Articolul a fost publicat inițial pe blogul CIEL România.