Discuție cu echipa StartGDPR.ro despre serviciul pe care îl oferă online, planuri de viitor și România de mâine

StartGDPR.ro: Am fost surprinși să vedem că, deși GDPR-ul a intrat în vigoare din 2018, multe companii mici și mijlocii au făcut doar o conformare parțială sau nu au făcut nimic, iar aceasta din cauza lipsei unei alternative de conformare rapidă și care să se încadreze în bugetul lor. Sunt rapoarte la nivelul UE care semnalează dificultățile IMM-urilor de a-și realiza conformarea cu GDPR, principalele motive fiind bugetul redus și complexitatea proceselor de conformare. 

Tocmai pentru că am observat astfel de situații, am pornit acest proiect în urmă cu aproape 2 ani după ce am observat în piața lipsa unei alternative viabile online. Ideea ne-a venit când colegul nostru, Paul, ne povestea cât de costisitor (din punctul de vedere al timpului) este tot procesul de completare a documentelor și al registrelor, și că, dacă tot acest proces ar fi automatizat, profesia de avocat i-ar fi mult mai ușoară. De acolo am avut nevoie doar de un pas pentru a ne da seama că putem face o soluție adresabilă direct pentru afacerile mici și mijlocii, unde clientul să-și descrie afacerea sa, iar platforma, prin partea de sistem expert GDPR, să-i sugereze automat situațiile, datele de prelucrare și să îi personalizeze documentele. 

Astfel, soluția StartGDPR a fost concepută special pentru afacerile mici și mijlocii, astfel încât acestea să poată obține documentele și procedurile GDPR gata personalizate, într-o maniera automată, self-service, online, într-un timp foarte rapid și la costuri avantajoase. Cu alte cuvinte, StartGDPR este o soluție digitală de auditare a proceselor de prelucrare a unei companii și de redactare personalizată a documentației GDPR necesare.

Prin StartGDPR, am reușit să îmbinăm tehnologia cu experiența avocaților în protecția datelor cu caracter personal și am creat un produs care oferă companiilor mici și mijlocii o experiență digitală similară interacțiunii cu un consultant.  

Procesul de conformare prin StartGDPR este unul similar cu cel folosit de consultanții din industrie, însă mult mai rapid și mai convenabil. Utilizatorul începe prin a răspunde la o serie de întrebări simple despre afacerea sa (cu alte cuvinte, trece printr-un proces de audit), iar pe baza răspunsurilor, sistemul automatizat bazat pe inteligență artificială identifică documentele necesare pentru afacerea respectivă și personalizează documentația cu sugestii de situații de prelucrare, pe care clientul trebuie să le revizuiască. Tot procesul este ghidat pas cu pas de asistentul nostru digital. Mai mult, dacă clientul dorește să beneficieze de consultanță specializată, are opțiunea să opteze și pentru un pachet furnizat de casa de avocatură parteneră, Digital 2 Law.

Astfel soluția noastră vine la pachet cu multiple beneficii în conformarea cu GDPR: viteză, ușurință în utilizare, asistență continuă, documentație personalizată (nu templates), conformare continuă.

Suplimentar, produsul nostru ajută companiile nu numai să devină conforme cu GDPR, dar să și rămână, lucru ignorat de multe companii până acum. Nu este suficient să îți faci o dată conformarea și gata, ci trebuie să actualizezi permanent documentația în acord cu schimbările legislative și cu evoluția afacerii. Produsul nostru permite utilizatorilor să regenereze și să actualizeze documentele și procedurile fără costuri suplimentare, oricând este nevoie.

Sigur. În general, documentele de conformare cu GDPR diferă în funcție de tipul de afacere și de interacțiunile pe care o companie le are cu persoanele fizice. De exemplu, dacă o companie are angajați, trebuie să pregătească documentele GDPR pentru angajați. Dacă are furnizori, trebuie să pregătească documentele GDPR pentru furnizori. Dacă are și un website, trebuie să pregătească politicile de confidențialitate și de cookies. Și așa mai departe.

Într-o conformare cu GDPR, trebuie avută în vedere o serie de factori, precum tipul de business, persoanele cu care interacționează compania, transferurile de date etc. 

La fel ca într-un proces clasic de audit, în urma răspunsurilor la întrebările asistentului nostru digital, sistemul expert automatizat determină ce documente sunt necesare pentru conformarea cu GDPR, recomandă strict documentele necesare și te ajută să le personalizezi.

La nivel de documente, clienții găsesc toate documentele necesare, de la cele pentru angajați sau candidați la angajare, la cele pentru clienți și furnizori, până la documentația internă și registrele obligatorii pentru respectarea GDPR. De asemenea, există pachete speciale pentru magazinele online, website-uri și aplicații mobile sau organizarea de evenimente.

În general, magazinele online funcționează după un tipar similar. Vorbim, în majoritatea cazurilor, despre activități clasice de prelucrare de date cu caracter personal: creare cont, efectuare comandă, plată, emitere factură, livrare produse etc. Iar toate aceste activități pot fi configurate foarte ușor prin StartGDPR.

Folosind StartGDPR, o companie la început de drum poate obține documentele necesare pentru magazinul online (privacy policy și cookie policy) în aproximativ 20 de minute și la un preț convenabil. Toate aceste documente vor fi gata personalizate pentru magazinul său online, iar clientul va primi și un ghid de utilizare a documentelor. Iar ulterior, când afacerea evoluează, se pot regenera oricând documentele GDPR fără un cost adițional, având astfel parte de o conformare continuă.  

Pe lângă aspectele specifice magazinelor online, pentru o conformare GDPR completă trebuie să fie acoperite și ariile existente oricărui business: documentele pentru informarea angajaților, furnizorilor etc., precum și documentația și registrele interne, iar clientul are oricând posibilitatea de a le achiziționa și pe acestea. 

Sigur, dacă vorbim de un magazin online super complex, se poate să fie necesară și discuția cu un consultant, însă aceste cazuri sunt limitate și le pot soluționa consultanții parteneri de la Digital2Law. 

Avem mai multe direcții de dezvoltare.

Prima direcție este cea de îmbunătățire constantă a produsului în urma feedback-ului clienților și a potențialilor clienți. Produsul a evoluat mult față de momentul lansării de la începutul anului - am introdus diferite funcționalități care să ajute companiile din ce în ce mai mult, precum împărțirea documentelor în pachete, introducerea asistentului digital StartGDPR și multe îmbunătățiri la nivelul experienței în platformă. Dorim să scoatem mai multe facilități pentru clienți astfel încât să îi ajutăm să rezolve conformarea GDPR cât mai ușor și fără bătăi de cap.

A doua direcție este extinderea și adresarea produsului StartGDPR și către alte piețe din UE și din afara UE, având în vedere că GDPR se aplică oricărei companii care își desfășoară activitatea în cadrul UE sau are clienți din UE.

Ne bucură să vedem că din ce în ce mai multe soluții digitale care apar în interacțiunea cu serviciile de compliance.

Cumva pandemia COVID-19 a determinat o accelerare puternică a digitalizării și a adaptării proceselor digitale în organizații. Firme ce nu concepeau să utilizeze remote work, nevoite de împrejurări să recurgă la acest lucru, au descoperit, spre surprinderea lor, că productivitatea nu a scăzut, ci, din contră, a rămas la același nivel sau chiar a crescut. 

Probabil, în următorii 5 ani, mult mai multe companii vor opta pentru posibilitatea de muncă în regim hibrid sau complet remote, ceea ce va accelera și mai mult digitalizarea afacerilor. 

O altă secțiune importantă ca direcție orizontală în multe afaceri va fi partea de automatizare a proceselor. Companiile care nu vor recurge la astfel de soluții vor deveni în timp necompetitive în piață. Se vor putea automatiza diverse task-uri uzuale, de la cele contabile până la cele de asistent personal.

România are foarte mult potențial pentru digitalizare și deși pare că momentan suntem în urma altor țări, poate ca suntem într-o situație similară cu cea a adoptării Internetului. Faptul că am implementat infrastructura de Internet mai târziu, când tehnologia era deja mai evoluată, a avut un efect secundar neașteptat: suntem printre țările cu cea mai bună viteză de acces. Așa și în cazul digitalizării: vom ști ce să automatizăm și ce nu, ce tehnologii să folosim, fără să mai pierdem vremea făcând experimente, datorită pionieratului altor țări mai avansate.