Ce trebuie să știi despre situațiile financiare când pornești o afacere

Află aici cele mai importante aspecte cu privire la situațiile financiare: ce sunt, cate tipuri de situații financiare există și cum te ajută ele.

1. Ce este situația financiară

Află ce înseamnă, de fapt, situația financiară și care este rolul ei, ce cuprinde, precum și câte tipuri de rapoarte financiare există.

1.1. Situații financiare: definiție

Situația financiară reprezintă un document oficial care sintetizează fidel și real atât situația și performanța financiară a unei entități, cât și alte informații cu privire la activitatea desfășurată de aceasta la un moment dat.

Situația financiară a unei firme are următoarele roluri:

• verifică și compară exactitatea datelor în urma contabilității sintetice și analitice;
• oferă posibilitatea planificării pentru viitorul companiei. În urma efectuării unei situații financiare complete, vei ști, ca antreprenor, cum să îți gestionezi mai eficient resursele și vei putea să faci analize privind evoluția bugetului;
• oferă investitorilor, creditorilor și analiștilor financiari date necesare analizei performanței instituției.

1.2. Ce cuprinde situația financiară a unei firme

Situația financiară conține informații despre:

• active: capital obținut în urma activităților declarate;
• pasive: capital propriu + datorii.

Situațiile financiare anuale cuprind 3 rapoarte principale, care vor fi detaliate ulterior:

• bilanțul contabil;
• situația veniturilor;
• situația fluxurilor de numerar.

Situațiile financiare trebuie să conțină date integrale, relevante și credibile. De asemenenea, situația financiară a unei firme trebuie să fie inteligibilă, neutră și comparabilă.

Pe lângă situațiile financiare, în cazul SRL-urilor trebuie adăugate o serie de alte documente precum raportul administratorilor, raportul de audit, declarații scrise, etc.

1.3. Raportul financiar

Așa cum am precizat anterior, există trei tipuri de rapoarte financiare principale: bilanțul contabil, situația de venit și situația fluxurilor de numerar.

1. Bilanțul contabil este un raport financiar ce prezintă', în principal, trei elemente: capitaluri proprii, active (atât active curente cât și active pe termen lung) și datorii (pe termen lung și scurt). El se întocmește după niste reguli bine stabilite.
2. Situația de venit are ca date principale cele referitoare la venituri și cheltuieli. În urma efectuării situației de venit, vei afla cifra de profit (numită și venit net) a firmei tale. Cifra de profit reprezintă diferență dintre venituri și cheltuieli.
3. Situația fluxurilor de numerar se întocmește pentru a măsura cât numerar generează o firmă și se adaugă bilanțului și situației veniturilor.

Odată finalizate, rapoartele financiare sunt folosite atât intern, cât și extern. Ca proprietar al firmei, vei dori cu siguranță să analizezi orice fel de raport financiar. Tot utilizatori interni sunt managerii, consiliul de directori, contabilii și analiștii financiari. Rapoartele financiare influențează decizii de ordin intern.

Utilizatorii externi sunt de 2 tipuri, și anume:

• cu interes financiar direct (investitori, creditori, cumpărători);
• cu interes financiar indirect (organe guvernamentale de control și statistică, precum și organe de reglementare).

2. Situații financiare anuale

Situațiile financiare anuale sunt cele mai importante documente de sinteză, deoarece ele prezintă atât o prezentare generală și centralizată a datelor, cât și o analiză a rezultatelor la sfârșitul exercițiului financiar.

Raportarea situațiilor financiare anuale vă oferă o serie de informații clienților tăi. Aceștia vor putea să analizeze dacă pot avea o relație de durată cu firma ta.

Pornind de la informația situației financiare anuale se calculează niște indicatori de apreciere a patrimoniului instituției și a tot ceea ce înseamnă aceasta din punct de vedere financiar (rentabilitate economică, productivitate, viteza de rotație a activelor, viteza de rotație a datoriilor, etc.). Acești indicatori pot fi comparați cu valori ale anilor precedenți și, urmărindu-se trendul, se pot prezice valori viitoare. Astfel, practic știi încotro se îndreaptă afacerea ta din punct de vedere financiar.

2.1. Cum se face raportarea situațiilor financiare anuale

Rapoartele financiare anuale au în componenta lor următoarele:

• bilanțul contabil;
• raport de profit și pierdere;
• raport cu privire la fluxul mijloacelor bănești;
• raport cu privire la fluxul capitalului propriu;
• note explicative.

Bilanțul contabil cuprinde activele în partea dreaptă și pasivele în partea stângă. În josul paginii se înregistrează subtotalurile.

Raportul de profit și pierdere se completează pe fiecare rând, în baza rulajelor conturilor de venituri și cheltuieli.

Raportul financiar cu privire la fluxul mijloacelor bănești poate fi efectuat printr-o metodă directă, folosindu-se datele conturilor contabile, sau printr-o metodă indirectă, bazandu-se pe analiza rezultatelor financiare.

Raportul financiar cu privire la fluxul capitalului propriu caracterizează activele ce constituie proprietatea întreprinderii. Ca să obții situații financiare complete, este nevoie de un raport corect, motiv pentru care este foarte important să delimitezi în mod clar sursele de finanțare a activelor în surse proprii și surse atrase.

Notele explicative sunt stabilite în funcție de fiecare întreprindere, însă trebuie să conțină, în mod obligatoriu, politica de contabilitate a întreprinderii.

2.2. Legea privind situațiile financiare anuale

Legea Contabilității nr 82/1991 spune că este obligația tuturor agenților economici să efectueze situații financiare. În cazul firmelor, situația financiară este efectuată de personalul responsabil de gestiunea contabilă.

Legislația în vigoare reglementează că situația financiară se face de două ori pe an (la 30 iunie și la 31 decembrie). Cu toate acestea, pentru a fi mereu la curent cu situația patrimoniului firmei tale, este recomandat să întocmești și un bilanț intern lunar. Ca să scapi de erorile ce pot apărea în aceste sarcini repetitive, poți apela la sistemul Ciel ERP, care te va ajuta să îți duci firma la nivelul următor.

Tot prin lege este stabilit că este obligatoriu ca bilanțul contabil să fie depus la Administrația Financiară la care este înregistrată afacerea ta în termen de:

• 120 zile după încheierea exercițiului financiar, în cazul entităților de interes public;
• 150 zile după încheierea exercițiului financiar, restul entităților.

Este bine să știi că situațiile financiare anuale ale entităților mijlocii și mari sunt audiate de agenții guvernamentale, persoane autorizate, contabili, pentru a se verifica și asigura corectitudinea datelor.

În plus, se fac audieri pentru situația financiară a firmelor care depășesc, în două exerciții financiare consecutive, cel puțin 2 din următoarele 3 criterii:

• totalul activelor: 16.000.000 lei;
• cifra de afaceri netă: 32.000.000 lei;
• numărul mediu de salariați în cursul exercițiului financiar: 50.

2.3. Situații financiare consolidate

În anumite cazuri, pe lângă situațiile financiare anuale, trebuie întocmite și situații financiare consolidate. Situațiile financiare consolidate sunt întocmite de societatea-mamă, dacă face parte dintr-un grup de societăți și este cea mai influentă entitate în grupul respectiv (are cel mai mare număr de voturi, este acționar majoritar, etc.).

Entitățile de interes public trebuie să prezinte situația financiară consolidată în termen de 120 de zile de la data finală a anului de gestiune.

Este bine să știi că societățile-mamă nu trebuie să prezinte situații financiare consolidate dacă nu depășesc 2 din următoarele 3 criterii la final de 2 ani consecutivi:

• total active: 17.520.000 euro;
• cifra de afaceri netă: 35.040.000 euro;
• număr mediu de salariați în cursul exercițiului financiar: 250.

Conform legii, situația financiară anuală consolidată a unei firme se întocmește în termen de opt luni de la încheierea exercițiului financiar al societății-mamă.

3. Alte tipuri de situații financiare

Situația financiară a firmelor cuprinde și alte tipuri de documente. Află aici care sunt acestea, precum și cine trebuie să le întocmească.

3.1. Situații financiare interimare

Situațiile financiare intermediare se efectuează doar de firmele ce vor să retragă dividende din profitul anului curent în cursul exercițiului financiar. Unele dintre aceste firme au obligația de au audia situațiile financiare interimare.

Situațiile financiare interimare se fac pe baza inventarului.

Dacă nu depui situația financiară interimară, riști o amendă de până la 5000 RON. Termenul de depunere este de 30 zile de la aprobarea lor de către asociați. De asemenea, conform modificărilor din 2021, aceste situații financiare interimare trebuie ținute în arhivă 10 ani.

3.2. Situații financiare semestriale

În primul rând, e bine să știi că situația financiară semestrială nu presupune inventarierea patrimoniului, spre deosebire de situațiile financiare anuale și interimare. Mai mult decât atât, începând din 2021, microîntreprinderile (entitățile cu cifra de afaceri mai mică de 1.000.000 euro) nu trebuie să mai efectueze sau să depună situații financiare semestriale.

Situațiile financiare semestriale sunt necesare doar în cazul plătitorilor de impozit pe profit și plătitorii de impozit specific.

3.3. Situații financiare de lichidare

Este bine să știi și ce sunt situațiile financiare de lichidare, deși, ca antreprenor, speri să nu ajungi să ai nevoie de ele.

Lichidarea societății poate fi efectuată în comandită simplă sau cu răspundere limitată. În ambele cazuri însă, lichidatorii trebuie să întocmească o situație financiară de lichidare. Aceasta trebuie semnată de toți lichidatorii și va fi publicată pe site-ul oficiului registrului comerțului. Situația financiară de lichidare este aprobată, iar lichidatorii sunt eliberați, dacă în 15 zile de la publicarea pe site nu există nicio opoziție.

O situație financiară corect efectuată este de mare ajutor tuturor celor care au nevoie de date financiar-contabile pentru a fi la curent cu starea reală a unei entități din punct de vedere financiar. Ca antreprenor, te poate ajuta în luarea deciziilor pe viitor. Având informațiile de bază la îndemână, nu rămâne decât să te bucuri de rezultatele oferite de situațiile financiare.

Articolul a fost publicat inițial pe blogul CIEL România.