Analiză: Ce soluții au firmele pentru a face față numărului tot mai mare de raportări obligatorii către stat

Noile raportări obligatorii impuse în ultima vreme vin în principal de la autoritățile europene. Ne referim, printre altele, la obligații introduse prin legislația protecției datelor personale, a prevenirii spălării banilor, a eliminării practicilor de optimizare fiscală agresivă sau a transparentizării datelor fiscale în timp cvasireal.

„În general, abordările firmelor au alternat și au depins de tipul companiei (dimensiunea businessului, anvergură, apartenența la un grup, companii multinaționale vs. companii antreprenoriale), de obiectul de activitate și specificul industriei în care activează. De asemenea, este și un aspect care depinde de evoluția pieței, de modul în care se formează sau se «importă» know-how-ul. Au existat perioade în care firmele au considerat că cel mai potrivit și eficient, inclusiv bugetar, a fost să externalizeze serviciile, iar în altele au decis internalizarea anumitor activități, atât pentru o mai bună adaptare a lor la contextul culturii organizaționale, dar și pentru că existau suficiente resurse disponibile cu experiența necesară.

Pare că există abordări ciclice, mai ales sub presiunea eficientizării activității, a creșterii performanței și concentrarea pe core business și a presiunii pentru scăderea costurilor. De asemenea, există și elemente circumstanțiale care pot determina modificări în abordare (de exemplu, în perioade de criză, aducerea in house pentru eficientizarea bugetelor sau, dimpotrivă, pentru anumite companii, externalizarea). Abordarea în acest domeniu ține însă foarte mult de specificul fiecărei companii, inclusiv de dimensiunile businessului (businessurile cu dimensiuni considerabile au mai multă înclinație spre dezvoltarea unor structuri interne, necesitând inerent reguli, procedurizare, iar companiile antreprenoriale, de mai mici dimensiuni, având flexibilitatea cea mai mare pro externalizare), fără a exista însă o soluție general aplicabilă sau preferată”, a lămurit, pentru avocatnet.ro, Alina Radu, Partener la NNDKP.

Desigur, în fiecare caz există avantaje și dezavantaje de trecut punctual în revistă, motiv pentru care redacția noastră a cerut mai multe opinii pe subiect.

1. Dezvoltarea unui departament intern de conformare

Dezvoltarea unui departament intern de conformare este, în general, o soluție bună pentru companiile medii sau mari, care au resursele necesare pentru o asemenea investiție. La fel pot proceda și grupurile de companii. Însă merită luată în calcul și varianta externalizării.

„Din punctul meu de vedere, este o decizie pe care trebuie să o ia fiecare companie, ce trebuie, desigur, să se bazeze pe mai mulți factori, precum mărimea companiei, sistemul ei de organizare, modul de operare. De exemplu, există anumite companii sau grupuri de companii care au funcția de risk & compliance centralizată, deservind mai multe departamente/unități sau companii, caz în care varianta mai eficientă ar fi să investească în crearea propriului departament.

Pe de altă parte, decizia de externalizare a anumitor funcții poate însemna o eficiență mai mare și o degrevare a resurselor interne. Dar fiecare companie trebuie să analizeze atent, punând în balanță costurile, precum și riscurile, care ar trebui să fie mici. În fond, tehnologia nu va înlocui specialiștii actuali. În schimb, își asumă sarcina pură de prelucrare a informațiilor, permițând specialiștilor să se concentreze asupra calității celor declarate sau raportate și asupra creșterii afacerii şi a eficienței proceselor din activitatea zilnică”, a opinat Carmen Adamescu, Partener la EY România.

2. Folosirea aplicațiilor ce permit automatizarea

Din cauza complexității către care tind raportările către stat, firmele ar trebui să se gândească din ce în ce mai mult la automatizarea anumitor procese interne. Dacă luăm ca exemplu fișierul standard de control fiscal (supranumit SAF-T), vorbim de un volum foarte mare de date care trebuie să ajungă la autorități într-o formă „curată”. Orice neconcordanță va putea fi folosită ca pretext pentru un control, astfel că revizuirea informațiilor va fi un pas critic.

„În ultimii ani asistăm la o creștere semnificativă a volumului tranzacțiilor și complexității raportărilor şi vedem o tendință de digitalizare a activității de administrare fiscală. Sunt factori care generează o presiune tot mai mare asupra companiilor, care trebuie să adreseze costuri mai mari, proiecte suplimentare şi au nevoie de resurse umane cât mai specializate. Astfel de provocări se resimt şi mai acut dacă ne gândim la raportări precum SAF-T. 

Aceste obligații implică faptul că contribuabilii trebuie să treacă de la o poziție postraportare la o poziție de revizuire înainte de raportare. Este o paradigmă complet nouă. Extragerea informațiilor, managementul lor continuu și verificările, corelările proactive ale informațiilor contabile şi fiscale vor deveni elemente absolut critice pentru succesul raportării SAF-T, dar mai ales pentru succesul eliminării unor declarații fiscale pe termen lung şi a simplificării inspecțiilor fiscale. Având în vedere volumele mari de informații care trebuie analizate și validate, automatizarea devine esențială pentru o interpretare şi validare corectă a coerenţei acestora. 

Acest lucru necesită tehnologie puternică și fiabilă, pe de-o parte, dar şi o cunoaștere bună a proceselor de business, o identificare a tuturor cazurilor de utilizare şi o transpunere corectă a acestora în standardele de raportare”, a lămurit Georgiana Iancu, Partener la EY România.

În favoarea automatizării este și Mihaela Popescu-Ichim, Director la Deloitte România, care a subliniat că, din cauza creșterii nivelului de complexitate al raportărilor, firmele fac față din ce în ce mai greu:

„Pe termen mediu și lung, mizăm pe soluțiile de automatizare a raportărilor în materie fiscală. Întrucât nivelul de complexitate al acestor raportări va fi din ce în ce mai mare, puține companii vor dispune intern de resursele necesare, astfel încât, cel mai probabil, societățile vor trebui să apeleze la servicii sau soluții de automatizare dezvoltate de terți. Aceasta cu atât mai mult cu cât raportările pot fi extrem de variate, necesitând cunoștințe de nișă, cu privire la care societăților le va fi dificil să dezvolte capabilități interne la modul cel mai eficient.”

Tot pe acest subiect, Camelia Niță, Managing Director la PwC Romania, ne-a precizat că „automatizarea raportărilor aduce o serie de beneficii, cum ar fi scăderea riscului datelor raportate, posibilitatea de a identifica mai ușor excepțiile, reducerea duratei de lucru alocată raportărilor de la zile la ore și reducerea costurilor care cresc proporțional cu creșterea numărului de raportări.”

Așadar, indiferent cât de mare sau de mică este o afacere, tendința de înmulțire a numărului de raportări către stat forțează indirect firmele să treacă la automatizare. De fapt, prin același proces trec acum inclusiv autoritățile fiscale, dacă ne gândim la implementarea SAF-T, la monitorizarea în timp real a caselor de marcat și la introducerea facturării electronice.

3. Externalizarea către terți specializați sau o variantă hibridă

Pentru că investițiile și eforturile umane necesare pentru a pune la punct și a menține un departament intern adecvat de conformare nu sunt deloc neglijabile, firmele ar trebui să ia în calcul și externalizarea. Marile avantaje sunt posibilitatea de a apela la specialiști externi bine pregătiți și economiile indirecte pe partea tehnologică.

„Pentru a asigura o conformitate crescută, executivii companiilor pot decide să externalizeze toate procesele financiare și de raportare sau pot alege diverse combinații in-house/outsourcing în funcție de riscurile aferente fiecărui process. În final, administratorul companiei este responsabil de asigurarea conformității cu toate cerințele statutare și este decizia acestuia să desemneze directorul financiar pentru aceste atribuții sau, în funcție de mărimea companiei, să angajeze o persoană dedicată, cum ar fi un ofițer de conformitate («compliance officer»).

Responsabilitatea pentru a întreține un department financiar cu personal stabil, agil, digitalizat și bine pregatit profesional crește în condițiile în care apar frecvent noi raportări financiare sau operaționale. De aceea, în funcție de gradul de maturitate și complexitate al unei firme, externalizarea către o firmă specializată a funcțiilor de contabilitate, salarizare, raportare și conformitate fiscal-financiară are anumite avantaje”, a explicat Camelia Niță, referindu-se la aspecte precum:

• procesele pot fi mai eficiente și eficacitatea poate fi mai crescută atâta timp cât tehnologia folosită de profesioniștii contabili și fiscali este actualizată permanent și sunt identificate constant soluții pentru automatizarea și/sau robotizarea proceselor;
• accesul la consultanții contabili și fiscali este mai facil și rapid; în condițiile schimbărilor legislative frecvente, acest aspect este important, ținând cont de impactul fiscal negativ al unor decizii luate în lipsa informațiilor actualizate;
• firmele scutesc banii pe care altfel ar trebui să-i investească în licențele și întreținerea diverselor sisteme informatice și a aplicațiilor specifice raportărilor; ținând cont de dezvoltarea tehnologică rapidă, este necesar ca aceste sisteme să fie actualizate cu o frecvență din ce în ce mai mare;
• eficacitatea proceselor este asigurată ținând cont și de faptul că responsabilitatea pentru raportare este pe seama firmei specializate; aceste firme asigură mai ușor back-up personalului, având mai mulți profesioniști în domeniu; în condițiile actualei pandemii, acest aspect capătă o importanță mare;
• directorii firmelor își dedică mai mult timp proceselor operaționale pentru a dezvolta afacerile.

Conform specialistei, pentru a face față creșterii numărului de raportări, firmele pot apela și la variante hibride, în care doar o parte a activității este externalizată, iar alta este păstrată intern. Indiferent că e vorba de dezvoltarea unui departament intern de conformare, de externalizare sau de un model hibrid, trebuie luate în calcul toate aspectele relevante: „Principalele aspecte pe care trebuie să le ia în considerare sunt costul conformării, eficiența și eficacitatea proceselor financiar-administrative, costul potențial al nonconformării, riscul reputațional și răspunderea personală a administratorilor și/sau a persoanelor responsabile pentru conducerea afacerilor în cazul nonconformării.”

Dincolo de variantele pe care le au firmele în prezent, în viitor am putea avea o soluție salvatoare chiar din partea autorităților. Care ar fi aceasta? Debirocratizarea, desigur. În contextul în care autoritățile trec printr-un proces amplu de digitalizare a relației cu contribuabilii, specialiștii se așteaptă pe termen lung la eliminarea mai multor obligații curente de raportare. Despre acest aspect vom scrie pe larg în următorul articol din serie.