Analiză: Firmele au din ce în ce mai multe raportări de făcut către autorități, ceea ce duce la creșterea costurilor curente

Noile raportări obligatorii impuse în ultima vreme vin în principal de la autoritățile europene. Asta se întâmplă fie pe calea regulamentelor, care de obicei se aplică direct în toate statele membre ale UE, fie pe calea directivelor, care trebuie transpuse de autoritățile autohtone prin legi sau ordonanțe (și poate chiar inclusiv prin norme de rang secundar).

„Tendința de întărire a raportării și colectării este una globală. Potrivit sondajului EY privind perspectivele în politicile fiscale de anul acesta, două treimi dintre respondenți s-au confruntat deja sau anticipează impunerea unor noi reguli de raportare sau de creștere a transparenței fiscale în jurisdicția din care fac parte. Iar studiul s-a derulat în 68 de jurisdicții din întreaga lume. Spre exemplificarea efectelor acestei tendințe aș aduce rezultatele unui alt studiu EY -- dispute fiscale --, care vorbește despre creșterea numărului inspecțiilor fiscale și un control mult mai strict al banilor. În aceste condiții, dată fiind şi o posibilă creștere a costurilor operaționale, recomandarea noastră ar fi aceea de a întări disciplina de business şi conformarea în raportarea financiar-fiscală”, a precizat, pentru avocatnet.ro, Carmen Adamescu, Partener la EY România.

La ce fel de raportări suplimentare ne referim? Câteva exemple majore ar fi:

• raportarea incidentelor ce privesc securitatea datelor personale prelucrate de firme (obligație introdusă din mai 2018 prin Regulamentul european privind protecția datelor);
• declararea periodică a beneficiarilor reali ai firmelor (obligație introdusă din iulie 2019 prin Legea 129/2019);
• includerea declarației nefinanciare în situațiile financiare anuale, pentru anumite companii (obligație introdusă începând cu datele aferente anului 2019 prin Ordinul Ministerului Finanțelor 3.456/2018);
• declararea optimizărilor fiscale transfrontaliere care aduc avantaje companiilor (obligație introdusă din ianuarie 2021 prin OG 5/2020);
• transmiterea fișierului standard de control fiscal (SAF-T) prin intermediul declarației 406 (obligație introdusă începând cu ianuarie 2022 prin OG 11/2021, care se va aplica treptat tuturor firmelor).

Pe deasupra, activitatea autorităților europene ne arată că această tendință va continua și în viitorul apropiat. Printre alte exemple relevante, putem menționa aici două viitoare obligații pe care le vor avea anumiți terți - raportarea veniturilor obținute de comercianți prin marketplace-uri (obligația va reveni efectiv marketplace-urilor și este stabilită să se aplice din ianuarie 2023 în baza Directivei 514/2021) și raportarea plăților primite de firme din alte state UE (obligația va reveni efectiv procesatorilor de plăți online, începând din ianuarie 2024, în baza Directivei 284/2020).

„Într-adevăr, există o tendință de creștere a raportărilor obligatorii către diverse autorități ale statului, cu precădere către Fisc, iar, dacă ne gândim la raportarea SAF-T, care va deveni realitate în 2022, putem spune că asistăm la o adevărată revoluție în materie de raportare și transparentizare fiscală. Foarte multe dintre aceste raportări introduse în ultimii ani la nivel european, începând cu raportarea anumitor tipuri de venituri, a conturilor financiare, până la raportarea tranzacțiilor cu risc fiscal, sunt menite să contracareze fenomenul evitării taxelor și impozitelor în spațiul UE și implicit să susțină libera concurență prin eliminarea anumitor avantaje fiscale «neloiale» de care pot beneficia unii contribuabili”, a detaliat pentru noi Mihaela Popescu-Ichim, Director la Deloitte România.

Investiții în digitalizare, pregătirea salariaților sau externalizarea serviciilor

Creșterea volumului de raportări către autorități are impact, în primul rând, asupra bugetelor companiilor. Dacă raportările sunt complexe, cum este fișierul SAF-T, de exemplu, managementul trebuie să se gândească serios la o accelerare a digitalizării activității curente. Adică dezvoltarea de aplicații interne sau folosirea, contra cost, a unor aplicații puse la dispoziție de către terți.

„Având în vedere numărul crescând de raportări obligatorii, efectul pe termen scurt este, fără doar și poate, de creștere a costurilor de conformare pentru companii și, totodată, de accelerare a proceselor de digitalizare. Aceasta pentru că anumite raportări implică un volum atât de mare de informații, încât raportarea nu este fezabil a se realiza decât prin automatizare. Cu cât operațiunile societăților sunt mai complexe și implică mai multe jurisdicții, cu atât incidența raportărilor și a costurilor de raportare vor fi mai mari”, a spus Mihaela Popescu-Ichim.

„Creșterea obligațiilor de raportare și, implicit, a birocratizării înseamnă un consum mare de resurse financiare și umane pentru că generează o activitate internă complexă pentru companii. Uneori, din păcate, reglementările aduc și cerințe exagerate care riscă să afecteze negativ, în loc să protejeze și să sprijine mediul de business. (...) Complexitatea tuturor acestor raportări și necesitatea implementării unor soluții tehnice care să permită colectarea automatizată de date vor reprezenta provocările managementului companiilor”, a indicat, într-un răspuns pentru redacția noastră, Camelia Niță, Managing Director la PwC Romania.

Dincolo de aceste aspecte, noile obligații de raportare aduc probleme și în ceea ce privește implementarea lor efectivă de către salariații companiei. Orice obligație nouă vine la pachet cu necesitatea de a pregăti personalul sau chiar de a angaja noi salariați care să îndeplinească sarcinile aferente.

„Există într-adevăr o multitudine de raportări obligatorii către autorități - acestea variază ca tipologie, de la raportări ce țin de aspecte curente ale activității până la raportări ce implică analize complexe, cunoștințe, expertiză specifică și decizii în contextul unei legislații supuse interpretării și a lipsei unui dialog real și a unei îndrumări cel puțin din partea unora dintre autoritățile relevante. În plus, există un număr semnificativ de cerințe de conformitate ce antrenează implementarea și urmărirea respectării de proceduri, configurarea unor procese și fluxuri interne, personal desemnat pentru monitorizarea respectării cerințelor (în anumite cazuri legea impune existența unei persoane care să aibă în organizație un rol specific precum responsabilul de protecția datelor, persoana responsabilă pentru aspectele de prevenire a spălării banilor etc.), obligativitatea training-ului angajaților la nivelul companiilor.

Având în vedere complexitatea și dinamica actuală a relațiilor între companii și între companii și consumatori, abordarea în legislație se schimbă în așa fel încât în anumite domenii se trasează doar principii mai degrabă decât reguli specifice, punând firmele în situația de a-și evalua activitatea și a crea un cadru intern propriu, adaptat activității, pe baza principiilor din legislație. Acest lucru necesită acces la know-how, alocarea de resurse si monitorizare constantă pentru a se adapta după nevoi”, ne-a explicat Alina Radu, Partener la NNDKP.

Însă uneori aceste lucruri pot fi insuficiente, astfel că e nevoie de o externalizare contra cost a serviciilor către entități specializate în anumite domenii. Evident, problemele cele mai mari apar la firmele mici.

„Se observă și tendința de «a transfera» (în sens figurat) de la autorități către firmele private sarcini și responsabilități în domenii cum ar fi prevenirea spălării banilor, combaterea optimizărilor fiscale agresive, unde practic se impune firmelor ca, dincolo de activitățile specifice obiectului lor de activitate, să aplice măsuri de verificare, analiză și monitorizare a tranzacțiilor în vederea raportării. În multe cazuri, firmele nu au experiența relevantă în domeniile respective și nu este eficient să își formeze și să își mențină personal specific dacă volumul de activitate și situațiile cu care se confruntă în mod tipic nu justifică acest lucru.

Externalizarea ar putea fi o soluție, dar presupune atât costuri, cât și dezvoltarea pe piață a unor firme care să poată oferi aceste servicii ținând cont de specificul diverselor industrii/domenii. Așadar, aspectele de conformitate devin din ce în ce mai relevante, mai ales că sancțiunile sunt în unele cazuri semnificative. Cel mai dificil este pentru firmele mici, care nu au personal suficient și nici un volum de afaceri și venituri care să justifice din punct de vedere economic angajarea unor persoane care să se ocupe de aceste aspecte”, a adăugat Alina Radu.

Pe deasupra, managerii mai trebuie să fie conștienți și că o importanță deosebită o are colaborarea dintre specialiștii care se ocupă de diversele raportări impuse de stat. Astfel, indiferent că vorbim de oameni angajați la firmă sau de specialiști externi, trebuie să existe o cooperare care să se traducă prin raportări corecte. În caz contrar, pot apărea probleme deloc neglijabile.

„În același timp, o parte dintre noile cerințe de raportare este generată de schimbările modelelor de business datorate tehnologiei. Mediul de afaceri este din ce în ce mai dinamic și complex și drept urmare autoritățile și organismele internaționale adaptează permanent regulile de conformitate fiscală și operațională. Astfel, toate aceste noi raportări care apar sunt responsabilitatea contabililor, a consultanților, a avocaților sau a persoanelor responsabile de conformitate. Ei trebuie să coopereze foarte bine pentru ca rezultatul să fie unul corect, deoarece lipsa conformității cu aceste reguli poate afecta întreaga firmă sau corporație. Amenzile sunt foarte mari, iar riscul reputațional este crescut”, a avertizat Camelia Niță.

Așadar, dacă autoritățile impun tot mai multe raportări, firmele trebuie să aloce constant resurse financiare și umane importante pentru a se putea conforma. Însă ce soluții există și ce pot implica ele? Pe de o parte, salvarea ar putea veni chiar de la autorități, dacă digitalizarea diverselor instituții va permite eliminarea raportărilor clasice. Pe de altă parte, până se va ajunge la debirocratizarea mult dorită, firmele trebuie să investească fie în departamente de conformare, fie în servicii externalizate, fie într-o soluție hibridă. Vom explica aceste aspecte în următoarele articole din serie.