Controale ITM: Cum decurge o inspecție la un angajator care are documentele semnate și în format electronic?

Legea 208/2021, care a modificat OUG 36/2021, stabilește că "organele de control competente au obligația de a accepta, pentru verificare și control, contractele individuale de muncă și actele adiționale, precum și înscrisurile/documentele din domeniul relațiilor de muncă/securității și sănătății în muncă încheiate în format electronic, cu semnătura electronică, potrivit legii, fără a le solicita și în format letric. La solicitarea acestora, documentele încheiate cu semnătura electronică pot fi transmise în format electronic și anterior efectuării controlului".

Totuși, dacă angajatorul are documentele de muncă doar în format fizic, le va prezenta ca atare, dacă le are arhivate electronic (chiar dacă ele au fost încheiate în mod clasic), va oferi acces inspectorului de muncă la arhiva sa, la fel urmând să se întâmple și dacă actele sunt semnate și arhivate electronic. 

Reamintim că actele de muncă semnate electronic se arhivează în format electronic, potrivit prevederilor în vigoare, și trebuie puse la dispoziția inspectorilor în caz de control.

"Documentele vor fi puse la dispoziția Inspecției Muncii pe suport electronic, vor putea fi vizualizate direct în dispozitivele angajatorului sau în diverse aplicații sau transmise pe email. Inspecția Muncii a derulat deja controale la angajatori care țineau toate documentele în format electronic și care erau semnate electronic. În mai multe cazuri, angajatorul a dat acces inspectorului de muncă în platforma sa de gestionare a documentelor, iar acesta a accesat și verificat documentele subiectului controlului. În timpul controlului, angajatorul poate pune la dispoziția organului de control documente atât în format electronic, cât și în format letric. Angajatorul poate să decidă", potrivit explicațiilor făcute de Dantes Nicolae Bratu, în cadrul unei conferințe online organizate de Inspecția Muncii.

Existența documentelor de muncă semnate electronic le dă posibilitatea inspectorilor de muncă să verifice mai ușor, fără a se deplasa la locul de muncă organizat de firmă, și să consulte documentele supuse controlului.

Oficialul Inspecției Muncii a mai afirmat că dacă inspectorul de muncă, atunci când verifică existența semnăturii electronice pe documente, consideră că ar putea exista suspiciuni rezonabile în privința autenticității lor, va apela la autoritățile competente în materie, la fel ca în cazul semnăturilor olografe.

"În momentul în care a întocmit dosarul de cercetare, (inspectorul de muncă, n.red.) poate să consemneze în procesul verbal că nu este convins că semnăturile sunt legale, iar, apoi, procurorii încep să verifice mai în amănunțime, iar aceștia au alte mijloace de investigare", a subliniat șeful Inspecției Muncii.

Subliniem faptul că, deși semnarea electronică a documentelor ce țin de securitatea și sănătatea în muncă (SSM) este, teoretic, posibilă de la intrarea în vigoare a OUG 36/2021 (în luna mai a anului trecut), practic, această posibilitate nu există încă. Guvernul a aprobat, în 23 februarie 2022, printr-un proiect de HG modificarea normelor de aplicare ale Legii SSM nr. 319/2006, regăsite în HG 1.425/2006, însă actul normativ nu a ajuns încă la Monitorul Oficial pentru a fi oficializat.

Important de știut de angajatori este și că un document semnat electronic își păstrează valabilitatea ca unul semnat olograf doar în mediul electronic. O semnătură electronică bazată pe certificat digital calificat are aceeași valoare juridică cu ceea olografă, adică semnătura de mână a unei persoane. Doar că modul cum „funcționează” semnătura electronică face ca documentul semnat cu aceasta să fie valabil în acest sens doar dacă se află în mediul electronic, nu și dacă este imprimat.