Trei mari probleme pe care auditorii financiari le găsesc de obicei la companii

La un webinar organizat recent de avocatnet.ro, specialiștii de la NOA Group au vorbit inclusiv despre problemele pe care le găsesc atunci când derulează misiuni de audit la companii. Un prim aspect problematic ar fi (1) inventarierea de formă a patrimoniului afacerii, în condițiile în care vorbim de o procedură obligatorie ce trebuie făcută cel puțin o dată pe an.

„Cea mai mare problemă -- cu care și începem o misiune de audit -- este inventarierea anuală, acea inventariere obligatorie pe care foarte multe firme mici o fac doar la nivel documentar, nu efectiv. Aceste omisiuni din dosarul de inventariere chiar reprezintă o chestiune foarte serioasă - dacă nu există liste de inventariere, nu s-a făcut un proces-verbal de inventariere, dacă nu s-a înregistrat în contabilitate, dacă nu sunt ajustări la inventariere... E aproape imposibil ca la un inventar să nu se constate lucruri lipsă sau stricate și să nu existe o propunere de casare sau o ajustare a valorii activelor. Din acest motiv, încercăm să contractăm auditul în timpul anului, ca să putem participa la inventariere și să vedem dacă ei respectă o procedură de inventar care se aplică nu numai bunurilor, stocurilor și mijloacelor fixe, ci întregului patrimoniu. E foarte important ca inventarierea să fie făcută cu simț de răspundere de către persoanele însărcinate”, a explicat Gordana Teodorescu, Partner Audit&Assurance.

Mai departe, altă chestiune este (2) lipsa organizării adecvate a proceselor interne. Specialista spune că este foarte important, de exemplu, ca echipa de vânzări și echipa financiar-contabilă să respecte cu strictețe niște procese interne prestabilite, pentru a evita apariția ulterioară a unor probleme:

„De cele mai multe ori, observăm un comportament creativ al managerilor. Oamenii, în general, nu fac ce știu sau nu știu ce fac și nu mă refer la conducere, ci la middle management. Nu există o consecvență în aplicarea politicilor de preț - vedem reduceri date prin telefon sau o negociere directă fără o bază, fără un act adițional, vedem solduri clienți care n-au fost urmărite de ani de zile... Știu, vânzarea trebuie făcută cu orice preț, dar departamentul financiar-contabil trebuie să documenteze toate aceste procese din companie, pentru că, de cele mai multe ori, apar ori riscuri de neînregistrare, ori riscuri de neîncasare... dacă nu chiar și mai grav. Deci, acesta ar fi un comportament creativ pe care noi nu-l recomandăm.”

În completare, Grigore Constantinescu, Partner Internal Audit, a subliniat importanța unei colaborări foarte strânse între salariații unei companii, pentru a evita greșelile care pot apărea neintenționat:

„Mai este și această cooperare mai slabă între colegi, această lipsă de definire a proceselor - ce vorbeam despre politici, proceduri, control. Din dorința de a crește companiile, de obicei se lasă pe anumite persoane să facă anumite lucruri și, chiar dacă nu sunt creative sau nu sunt rău-voitoare, acestea omit niște lucruri. Oamenii, fiind implicați direct în activitate, fie nu văd imaginea de ansamblu și nu văd cum ar putea fi mai eficienți, fie fac prea multe lucruri și greșesc. Având încredere în colegi, poate nu-i mai verificăm și apar diverse greșeli neintenționate, dar care la final pot să aibă un impact.”

În fine, o a treia problemă ține de (3) suprasolicitarea contabilului companiei, care de multe ori trebuie să se ocupe și de activități ce depășesc sfera financiar-contabilă. De exemplu, contabilul se ocupă atât de contabilitate, cât și de salarizare, activitatea de HR, obligațiile privind prelucrarea datelor personale, obligațiile de prevenire a spălării banilor sau obligațiile de mediu. În aceste condiții, nu este exclus să apară probleme în activitatea unei companii.

„Colegii contabili de foarte multe ori sunt oameni buni la toate în companie, iar eu nu recomand acest lucru managerilor. Toate aceste raportări cad în sarcina aceluiași om și acesta este epuizat, disperat când vine auditul. Asta este o altă eroare”, a mai spus Gordana Teodorescu.

Anul acesta, situațiile financiare pe 2021 trebuie întocmite și depuse la autorități până pe 30 mai. Astfel, companiile care trebuie să-și auditeze bilanțurile ar trebui să înceapă deja pregătirile pentru auditarea financiară.

Citește și: Ce trebuie să știi atunci când alegi un auditor financiar sau o firmă de audit.