Aspecte de luat în calcul dacă angajatul pleacă cu mașina firmei în vacanță

Utilizarea mașinilor de serviciu și în scop personal înseamnă folosirea vehiculelor furnizate de companie în afara sarcinilor profesionale sau a responsabilităților de serviciu. În unele situații, angajatul folosește mașina de serviciu doar pentru a rezolva sarcinile de muncă - de exemplu, e conducător auto și se ocupă de livrări, ceea ce înseamnă că vine la muncă, se urcă în mașină, se ocupă de livrări și, la finalul programului fie lasă mașina în parcarea sediului fie, dacă se duce cu ea acasă pentru că, să zicem, stă destul de departe de sediu, nu o folosește decât pentru a-și asigura propriul transport la/de la locul de muncă, în lipsa unei variante mai ieftine și mai avantajoase.

Utilizarea în scop personal înseamnă că angajatului i s-a permis să folosească autovehiculul și în activități nelegate de muncă - să meargă la cumpărături, să-și ducă copiii dimineața la grădiniță, să plece cu familia la munte în weekend-uri etc. 

Necesitatea de a avea o politică privind utilizarea mașinii de serviciu. În multe companii, există politici clare cu privire la utilizarea mașinilor de serviciu și reglementări stricte cu privire la folosirea lor în scop personal. Aceste politici sunt menite să asigure că resursele companiei sunt utilizate în mod eficient și că angajații nu abuzează de privilegiul de a avea o mașină de serviciu. Din capul locului, utilizarea în scop personal a vehiculelor companiei trebuie să fie o chestiune de acord între părți - angajatul nu poate proceda la folosirea mașinilor firmei în scop personal fără să i se fi oferit acordul pentru asta și fără să știe care sunt limitele. 

În linii mari, politica internă ar trebui să definească utilizarea în scop personal, modalitatea de aprobare a utilizării în acest scop, diverse limite, de la caz la caz (număr maxim de kilometri, frecvența maximă a călătoriilor personale, faptul că aceasta nu va fi folosită în afara granițelor țării, de pildă etc.), întreținerea autovehiculului, responsabilitățile financiare cu privire la costurile asociate utilizării în scop personal (combustibil, eventualele daune produse din vina angajatului), utilizarea foilor de parcurs, precum și eventualele sancțiuni disciplinare aplicabile.

Politica internă nu este însă întotdeauna suficientă - când angajatul va utiliza autovehiculele companiei, este indicată precizarea acestui lucru în contract. Fiscaliștii recomandau și în trecut menționarea în contractele colective de muncă sau în cele individuale că angajatorul e obligat să deconteze cheltuielile de transport de la domiciliu/loc de muncă, dacă e cazul. Acum, Codul muncii impune includerea acestei chestiuni, atunci când e cazul, între clauzele obligatorii dintr-un contract de muncă. 

Atunci când angajatul vrea să depășească granițele statului - de exemplu, pleacă în vacanță în Grecia cu mașina firmei - , admițând că există acordul angajatorului pentru asta, este indicat ca angajatul să poată arăta, la nevoie, organelor de control din țara străină (poliției, de exemplu), că are dreptul să conducă acea mașină în afara granițelor statului unde a fost înmatriculată. Atenționarea vine chiar de la instituțiile europene, care recomandă verificarea condițiilor de călătorie cu mașinile înregistrate pe societate în fiecare țară în parte („Dacă doriți să folosiți mașina de serviciu atât în scop personal, cât și profesional, acest lucru trebuie să fie clar indicat în contractul de muncă.”).

Un alt aspect ce merită adus în discuție este cel al utilizării sistemelor GPS pe mașinile de firmă. O aplicație concretă a prelucrării datelor personale prin GPS are loc atunci când angajatorul îi urmărește locația angajatului. Dincolo de condițiile ce trebuie îndeplinite de angajator pentru a putea invoca interesul legitim ca temei de prelucrare, ANSPDCP spunea, acum ceva ani, că trebuie avute în vedere și prevederile Legii nr. 190/2018, care stabilește condițiile în care poate avea loc o monitorizare a salariaților. Angajatul poate avea diverse interese în montarea sistemelor GPS pe mașinile firmei, însă chestiunea devine extrem de problematică în momentul în care aceste mașini sunt folosite și în scop personal de angajați - angajatorul nu ar putea invoca niciun temei legitim pentru a motiva de ce prelucrează date privind călătoriile personale ale angajatului său.

Aspectele fiscale

Perspectiva fiscală asupra acestor cheltuieli este, de fapt, cea care poate ajunge să pună cel mai frecvent probleme companiilor, pentru că încadrările greșite constatate de inspectori aduc și mai multe costuri firmelor. În discuție este impozitul pe profit, impozitul pe venit și contribuțiile sociale, precum și TVA-ul.

Din perspectiva impozitului pe profit, arată Accace, folosirea autovehiculelor și în scop personal înseamnă că cheltuielile sunt deductibile în limita a 50%, fără necesitatea de a prezenta foi de parcurs. De asemenea, TVA-ul este deductibil în limita a 50% fără necesitatea de a prezenta foi de parcurs. 

În completarea prevederilor din Codul fiscal vin cele din normele de aplicare, unde scrie, printre altele că în cadrul cheltuielilor aferente vehiculelor rutiere motorizate supuse limitării fiscale se cuprind cheltuielile direct atribuibile unui vehicul, cum sunt: impozitele locale, asigurarea obligatorie de răspundere civilă auto, inspecţiile tehnice periodice, rovinieta, chiriile, partea nedeductibilă din TVA, dobânzile, comisioanele, diferenţele de curs valutar înregistrate ca urmare a derulării altor contracte decât cele de leasing.

Din perspectiva impozitului pe venitul salarial, precizează Accace, dacă s-a optat pentru deducerea de 50% (TVA și cheltuielile aferente), atunci nu se impozitează. În cazul în care se utilizează vehiculul și în scop personal de către salariat, în funcție de numărul de km parcurși, avantajul este impozabil și se calculează lunar – 1,7% la valoarea de intrare/valoarea chiriei sau a ratei de leasing proporțional cu nr. de km utilizați în interes personal. Aceeași discuție și în cazul contribuțiilor sociale.