Digitalizarea în SSM - oportunități și beneficii pentru companii. Analiză pe cifre între modelul tradițional și cel digital de SSM

Astfel, digitalizarea în domeniul SSM a fost permisă odată cu apariția cadrului legal furnizat de prevederile Legii nr. 208/2021 privind utilizarea semnăturii electronice în domeniul relațiilor de muncă și de H.G. nr. 259/2022 pentru modificarea și completarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor Legii securității și sănătății în muncă nr. 319/2006, aprobate prin H.G. nr. 1425/ 2006. Aceste prevederi legislative, alături de OG 36/2021 care reglementează instruirea SSM în format digital, au facilitat, printre altele, dezvoltarea unor instrumente interactive online (instrumente electronice) în domeniul SSM care să salveze timpul și resursele companiilor atunci când vine vorba despre instruirea și semnarea fișelor SSM.

Pentru ilustrarea comparației între ce înseamnă urmarea modelului tradițional de vs. a celui digital, vă prezentăm un studiu de caz Eurofin Consult: este vorba despre o companie cu 3.800 de angajați. 

 SSM tradițional 

• COMPLETARE ANGAJAȚI                             

Timp în afara producției: 3.800 de angajați x minimum 2 min. = 7.600 min. = 126,66 ore = 15,83 zile lucrătoare

Preț =  6.483 lei*

*La un salariu mediu brut de 8.600 lei (5.000 lei net) 

• SEMNARE ANGAJAȚI

Timp în afara producției: 190 pers. sală de întâlniri/zi = 20 zile lucrătoare 

Preț = 8.190 lei*

*La un salariu mediu brut de 8.600 lei (5.000 lei net) 

• SEMNARE MANAGERI

Timp în afara producției: 180 manageri x 30 min. = 5.400 min. = 90 ore = 11 zile lucrătoare

Preț: 11.262 lei*

*La un salariu mediu brut de 21.500 lei (12.500 lei net)

• Persoană care gestionează semnarea fișelor de către manageri

Preț: 4.504 lei 

• SEMNARE VERIFICATOR

Timp în afara producției: 1 min/angajat = 3.800 min. = 7,92 zile lucrătoare

Preț: 3.243 lei*

*La un salariu mediu brut de 8.600 lei (5.000 lei net) 

• SORTAREA ȘI INDEXAREA FIȘELOR PENTRU MANAGERI

Timp în afara producției: 3.800 angajați x 1 min. = 3800 min. = 63 ore =7,92 zile lucrătoare

Preț: 3.243 lei*

*La un salariu mediu brut de 8.600 lei (5.000 lei net) 

• DEPLASAREA ANGAJAȚILOR PENTRU SEMNAREA FIȘELOR

Timp în afara producției: 5 min. x 3.800 angajați = 19.000 minute = 316,66 ore = 39,58 zile lucrătoare 

Preț: 16.209 lei*

* La un salariu mediu brut de 8.600 lei (5.000 lei net) 

• TOTAL = 53.134 lei pentru o sesiune de instruire
• TOTAL ANUAL  = 106.268 lei (53.134 lei x 2 instruiri/an)
• Cost per angajat/instruire = 53.134/3.800 = 13,98 lei/angajat/instruire 
• DEPOZITARE 

*A fost luat în calcul un preț/mp de 20 euro/lună) 

*Nu este inclus prețul mobilierului de depozitare 

Notă: În scenariul de mai sus am luat în calcul periodicitate minimă de instruire (semestrială), iar salariile sunt estimări minimale ale noastre. 

Nu sunt incluse: costul fișelor, birotică, săli de training blocate.  

 SSM digital 

• COMPLETARE ANGAJAȚI

Cmpletarea fișelor se face automat prin aplicație

Cost: 0 lei

• SEMNARE ANGAJAȚI

Semnarea fișelor se face automat prin aplicație 

Preț : 7 lei/angajat x 3.800 angajați = 26.600 lei 

• SEMNARE MANAGERI

Timp în afara producției: 180 manageri x 2 min. = 360 min. = 6 ore = 0,75 zile lucrătoare  

Preț: 768 lei* 

*La un salariu mediu brut de 21.500 lei (12.500 lei net)  

• Persoană care gestionează semnarea fișelor de către manageri

Preț: 0 lei 

• SEMNARE VERIFICATOR

Semnarea fișelor se face automat prin aplicație

Cost: 0 lei

• SORTAREA ȘI INDEXAREA FIȘELOR PENTRU MANAGERI

Sortarea și indexarea fișelor pentru manageri se face automat prin aplicație

Cost: 0 lei 

• DEPLASAREA ANGAJAȚILOR PENTRU SEMNAREA FIȘELOR

Timp în afara producției: 2 min. x 3.800 angajați = 7.600 min.= 126,66 ore = 15,83 zile lucrătoare 

Preț: 6.484 lei*

* La un salariu mediu brut de 8.600 lei (5.000 lei net) 

• TOTAL = 33.852 lei pentru o sesiune de instruire 
• TOTAL ANUAL  = 67.704 lei (33.852 lei x 2 instruiri/an) 
• Cost per angajat/instruire = 33.852/3.800 = 8,91 lei/angajat/instruire 
• ARHIVARE DIGITALĂ

 200kb/fisa X 3.800 angajați = 760 MB spațiu stocare virtual

Cost: 0 lei

Cum poate ajuta o aplicație de SSM

În general, o platformă digitală poate facilita semnificativ gestionarea aspectelor legate de SSM. Aceste aplicații dezvoltate și în România oferă instrumente pentru instruirea angajaților, gestionarea documentelor esențiale, evaluarea cunoștințelor, semnarea electronică a documentelor, arhivarea și monitorizarea în timp real a conformității cu regulile și procedurile de siguranță. Aceste tipuri de aplicații prezintă mai multe avantaje:

1. Documentele pot fi accesate rapid și ușor, iar instruirile pot fi efectuate online, economisind timp și resurse.
2. Oferă instrumente pentru evaluarea și gestionarea riscurilor în timp real, precum și pentru monitorizarea incidentelor și implementarea măsurilor corective în timp util.
3. Legislația în domeniul SSM este în continuă schimbare, iar nerespectarea regulilor poate avea consecințe grave pentru o companie. Cu o aplicație SSM, companiile pot fi sigure că respectă toate cerințele legale și normele de siguranță în vigoare.
4. Fișele SSM pot fi verificate exclusiv digital, fără a mai fi nevoie să fie puse la dispoziția inspectorilor de muncă documentele în format letric. 
5. Digitalizarea proceselor și reducerea utilizării hârtiei pot aduce economii semnificative pentru companii. De asemenea, o gestionare eficientă a SSM-ului poate reduce riscul de amenzi și costurile asociate cu accidentele de muncă sau încălcările regulamentelor.

Și nu în ultimul rând, un astfel de instrument permite companiilor să aibă o vedere panoramică asupra tuturor aspectelor legate de SSM. Rapoartele și analizele generate de aplicație pot fi utilizate pentru luarea deciziilor informate și îmbunătățirea continuă a proceselor.

Mai multe detalii despre beneficiile unor astfel de instrumente electronice puteți afla și de pe website-ul Agenției Europene pentru Securitate și Sănătate în Muncă prin accesarea acestui link: https://osha.europa.eu/ro/themes/osh-e-tools, în contextul în care digitalizarea în SSM ia avânt atât la noi cât și în toate țările Uniunii Europene.

Ce este instructajul SSM? 

Conform legislației din domeniul SSM, un angajat ar trebui să primească un instructaj SSM adecvat înainte de a începe activitatea la locul de muncă și ulterior, în mod periodic, în funcție de specificul activității desfășurate sau de apariția unor riscuri noi. Instructajul SSM trebuie să acopere diverse aspecte relevante pentru siguranța și sănătatea în muncă, iar conținutul acestuia poate varia în funcție de activitatea și de riscurile specifice ale locului de muncă. În general, un instructaj SSM ar trebui să includă următoarele elemente:

• Informații despre locul de muncă;
• Identificarea riscurilor: Angajatul trebuie să fie instruit în identificarea și evaluarea riscurilor specifice ale locului de muncă și să fie conștientizat asupra posibilelor pericole și amenințări pentru sănătatea și securitatea sa;
• Măsuri de prevenire și protecție pentru minimizarea sau eliminarea riscurilor identificate și familiarizarea angajatului cu utilizarea echipamentelor de protecție individuală (EPI) și a altor dispozitive de siguranță;
• Proceduri de urmat în caz de urgență;
• Responsabilități și obligații în ceea ce privește respectarea regulilor de siguranță și sănătate în muncă, raportarea incidentelor și colaborarea cu angajatorul și cu colegii pentru asigurarea unui mediu de lucru sigur;
• Actualizarea cunoștințelor: Angajatul trebuie să fie informat cu privire la necesitatea de a-și actualiza periodic cunoștințele și competențele în domeniul securității și sănătății în muncă, în conformitate cu schimbările legislative sau tehnologice și cu evoluțiile specifice ale locului de muncă.

Instructajul SSM ar trebui să fie adaptat specificului activității și riscurilor asociate locului de muncă și să fie livrat într-un mod clar, comprehensiv și accesibil angajaților. De asemenea, este important ca angajatorul să documenteze instruirea SSM a angajaților și să păstreze evidența acesteia în conformitate cu cerințele legale.

Ce sunt fișele de instruire SSM? 

Acestea sunt documente care descriu procedurile, regulile, și instrucțiunile specifice pentru a asigura securitatea și sănătatea angajaților în mediul de lucru. Aceste fișe sunt parte a sistemului de management al SSM și sunt elaborate în conformitate cu legislația de specialitate din România.

Fiecare firmă sau organizație are obligația de a dezvolta și pune în aplicare fise de instruire SSM pentru fiecare loc de muncă sau activitate desfășurată în cadrul companiei. Iată ce presupun în general aceste fise de instruire:

• Descrierea locului de muncă, care includ o descriere detaliată a activității, precum și a sarcinilor specifice ale lucrătorului.
• Identificarea riscurilor și pericolelor potențiale la care sunt expuși lucrătorii în timpul îndeplinirii sarcinilor lor.
• Măsuri de prevenire și protecție pentru a minimiza sau elimina riscurile identificate. Aceste măsuri includ, de exemplu, utilizarea echipamentului de protecție, procedurile de lucru sigur, și instrucțiuni privind manipularea substanțelor periculoase.
• Inspecții și verificări periodice pentru a asigura că măsurile de siguranță sunt respectate și că echipamentele sunt în stare bună de funcționare.
• Instruire și formare adecvată a lucrătorilor pentru a le permite să lucreze în condiții de siguranță.
• Proceduri în caz de urgență, cum ar fi incendii, evacuări, sau alte situații de risc.
• Responsabilitățile persoanelor implicate în asigurarea securității și sănătății la locul de muncă, inclusiv responsabilitățile angajatorului și ale lucrătorilor.
• Data actualizării care trebuie făcută în mod regulat pentru a reflecta schimbările în condițiile de lucru, procedurile sau legislația relevantă.

Cum decurge un control ITM?

Un astfel de control poate fi de tip sistem (presupune realizarea unei analize privind toate aspectele SSM), unul neanunțat (implică verificarea unor probleme specifice) și tematic (presupune verificări generale și este anunțat în prealabil).

La un control efectuat de Inspectoratul Teritorial de Muncă (ITM) sau alte autorități competente, angajatorii ar trebui să fie pregătiți să prezinte și fișele SSM relevante pentru fiecare loc de muncă și să demonstreze că au luat măsurile necesare pentru a asigura un mediu de lucru sigur și sănătos pentru angajați. Iată cum decurge în linii mari un astfel de control:

• Notificare și programare: Inspectorii de muncă notifică angajatorul cu privire la data și ora la care va avea loc controlul. Acesta poate fi programat în avans sau poate fi neanunțat, în funcție de procedurile specifice ale autorității de inspecție a muncii. În cazul în care angajatorul deține fișe SSM în format digital, acesta se poate efectua exclusiv digital.
• Verificarea documentației: Autoritățile vor solicita angajatorului să prezinte documentele relevante, inclusiv fișele de instruire SSM ale angajaților. Aceste documente ar trebui să conțină informații despre instruirile efectuate, subiectele abordate, datele și semnăturile participanților și ale formatorilor.
• Analiza conformității: Inspectorii vor analiza dacă fișele de instruire SSM sunt complete, corect întocmite și actualizate conform cerințelor legale. Aceștia vor verifica dacă angajații au fost instruiți corespunzător pentru a-și îndeplini sarcinile într-un mod sigur și sănătos.
• Discuții și interviuri: Se pot purta discuții cu angajatorul și cu angajații pentru a obține informații suplimentare sau pentru a clarifica aspecte legate de instruirea în SSM.
• Recomandări și sancțiuni: În funcție de rezultatele controlului, inspectorii de muncă pot face recomandări angajatorului pentru a remedia eventualele deficiențe identificate. Dacă sunt constatate încălcări ale legislației, pot fi aplicate sancțiuni, inclusiv amenzi sau alte măsuri coercitive.
• Raportul de control: La finalul controlului, inspectorii vor întocmi un proces verbal în care vor prezenta rezultatele verificării și eventualele recomandări sau sancțiuni. Angajatorul va primi o copie a acestui raport și va trebui să ia măsurile necesare în conformitate cu concluziile controlului.

Este important ca angajatorii să fie pregătiți pentru un control al fișelor de instruire SSM în orice moment și să se asigure că documentele sunt întocmite și păstrate corect conform cerințelor legale. Astfel de controale  sunt menite să promoveze siguranța și sănătatea în muncă și să prevină accidentele și îmbolnăvirile profesionale.