Recomandări de avut în vedere la alegerea codurilor CAEN pentru derularea activităților economice

Institutul Național de Statistică a oficializat recent, prin Ordinul 377/2024, cea de-a treia revizuire a CAEN. Aceasta se va aplica efectiv de la 1 ianuarie 2025 și va înlocui revizuirea a doua din Ordinul 337/2007, ce este în vigoare de la 1 ianuarie 2008.

Pentru multe afaceri existente, schimbarea CAEN vine cu necesitatea actualizării obiectului de activitate în viitorul apropiat. Totodată, noua revizuire CAEN este importantă și pentru cei care vor pune bazele unei afaceri în perioada următoare. În aceste condiții, alegerea codurilor CAEN trebuie făcută cu atenție, în funcție de activitățile desfășurate efectiv, locurile desfășurării activităților și prevederile legislației fiscale.

„Codurile CAEN trebuie alese cu grijă, având în vedere activitățile care urmează a fi efectiv desfășurate, ponderea acestora și plusul de valoare pe care desfășurarea respectivelor activități o aduce societății. De asemenea, se vor analiza locațiile în care se vor desfășura respectivele activități, deoarece autorizarea se face și în funcție de locul desfășurării activității (care poate fi la sediul social, sediile secundare sau la terți). De asemenea, încadrarea corectă a activităților desfășurate de societate în codurile CAEN determină de multe ori și regimul fiscal aplicabil societății, ceea ce aduce și mai multă greutate unei mapări corecte a activității societății”, a explicat, într-un interviu recent, Corina Roman, Managing Associate la Baciu Partners (cunoscută anterior drept Simion & Baciu).

De exemplu, firmele care activează în domeniile construcții, agroalimentar și IT beneficiază de unele facilități fiscale pentru salariații lor, care depind, printre altele, de codurile CAEN folosite. De asemenea, în funcție de codurile CAEN folosite se poate stabili ce impozit se aplică afacerii - cel micro sau cel pe profit.

Apoi, alegerea codurilor CAEN mai trebuie făcută și prin prisma autorizațiilor, avizelor, acordurilor sau licențelor necesare pentru derularea activităților economice: „Conturarea obiectului de activitate trebuie să aibă în vedere și eventualele autorizații, avize, acorduri și/sau licențe care ar putea fi necesare, motiv pentru care alegerea acestor coduri e un proces multifațetat, deși de cele mai multe ori el e tratat cu o ușurință care poate aduce prejudicii semnificative mai târziu.”

În fine, alt aspect important de reținut are legătură cu persoanele care aleg efectiv codurile CAEN. Chiar dacă asociații sau acționarii sunt cei care decid de obicei obiectul de activitate, cel mai bine este ca în discuție să fie incluși și reprezentanții legali, din moment ce aceștia din urmă pot fi trași ulterior la răspundere.

„La selectarea codurilor CAEN care vor fi autorizate și incluse în actul constitutiv, trebuie implicați atât asociații/acționarii, cât și reprezentanții legali ai societății. Alegerea obiectului de activitate este, de cele mai multe ori, o prerogativă rezervată acționariatului societății, dar răspunderea (care poate fi inclusiv de natură penală) pentru declarațiile depuse la Registrul comerțului sau la alte autorități, în vederea autorizării activității, va fi a reprezentanților legali. Prin urmare, o atitudine diligentă și proactivă a managementului, cu ajutorul specialiștilor de care dispune, va aduce beneficii societății și va reduce riscul apariției de inconveniente în desfășurarea activității sau chiar producerea de prejudicii”, a mai spus Corina Roman.