Noua revizuire a CAEN: Firmele trebuie să analizeze dacă e necesară actualizarea obiectului de activitate. Principalii pași de urmat

Concret, Institutul Național de Statistică a oficializat recent, prin Ordinul 377/2024, cea de-a treia revizuire a CAEN. Aceasta se va aplica efectiv de la 1 ianuarie 2025 și va înlocui revizuirea a doua din Ordinul 337/2007, ce este în vigoare de la 1 ianuarie 2008.

„Referitor la ce ne rezervă viitorul -- atât celor care avem societăți deja înființate, cât și celor care vom înființa noi societăți în 2024 --, recomandarea este să bugetăm, ca timp și resurse, o actualizare a obiectului de activitate în 2025. Având în vedere că anumite clase de coduri au fost comprimate, în timp ce altele au fost restructurate și detaliate, fiecare societate va trebui să își analizeze activitățile desfășurate și încadrarea lor în noile clasificări care intră în vigoare în 2025”, a atras atenția, într-un interviu recent pentru avocatnet.ro, Corina Roman, Managing Associate la Baciu Partners (cunoscută anterior drept Simion & Baciu).

Pentru a-și da seama dacă au ceva concret de schimbat, societățile ar trebui, înainte de orice, (1) să analizeze codurile CAEN folosite în prezent.

„Alinierea la noile prevederi legale referitoare la codurile CAEN nu va fi o opțiune, ci o obligație pentru toți administratorii acestor societăți, care, printre altele, au datoria de a asigura respectarea reglementărilor în vigoare la desfășurarea activității. Primul pas, care poate fi realizat încă de pe acum, este verificarea codurilor CAEN existente în actul constitutiv și a celor autorizate la Registrul comerțului. Pentru acele societăți care încă au discrepanțe între codurile CAEN incluse în actul constitutiv și codurile CAEN declarate ca autorizate la Registrul comerțului, actualizarea actului constitutiv era oricum necesară odată cu modificările aduse prin Legea 265/2022, care obligă la menținerea în actul constitutiv doar a acelor activități care se și autorizează la Registrul comerțului în vederea desfășurării”, a precizat Corina Roman.

Următorul pas este (2) verificarea încadrării în noile coduri CAEN, aplicabile din 2025, pentru activitățile derulate efectiv de societăți: „Apoi, pentru acele activități pe care societatea le desfășoară efectiv, va trebui verificată încadrarea în noile coduri CAEN conform clasificării care va intra în vigoare în 2025. Prin urmare, se va realiza o mapare a noului obiect de activitate conform CAEN rev. 3.”

Odată ce există maparea, firmele trebuie (3) să se ocupe de formalitățile necesare pentru actualizarea actului constitutiv și anunțarea autorităților despre acestea. „După obținerea acestei mapări, se vor urma pașii necesari pentru actualizarea actului constitutiv (obținerea aprobărilor necesare la nivelul asociaților/acționarilor, completarea noilor declarații pe propria răspundere de către reprezentanții legali ai societății) și înregistrarea tututor modificărilor la Registrul comerțului”, a spus specialista de la Baciu Partners.

În paralel, companiile ar trebui să fie foarte atente atunci când vine vorba de (4) autorizațiile, licențele sau avizele obținute în trecut pentru derularea activităților, pentru a nu risca să aibă probleme după modificarea codurilor CAEN folosite.

„Un aspect foarte important de avut în vedere -- pe care societățile îl omit de multe ori -- este că modificarea documentației care a stat la baza obținerii unei anumite autorizații sau licențe în trecut poate duce la pierderea valabilității autorizației sau licenței respective, dacă nu este notificată la timp autorității emitente. De aceea, recomandarea este de a verifica autorizațiile, licențele sau avizele obținute pentru desfășurarea activității și notificarea autorității emitente în termenele și potrivit procedurilor prevăzute de lege, pentru a evita orice invalidare a respectivului document. Pe lângă amenzile care pot surveni ca urmare a pierderii dreptului de a desfășura respectiva activitate autorizată/licențiată, există și un risc de nulitate absolută care poate afecta actele încheiate și demersurile întreprinse în absența unei autorizații sau licențe valabile, precum și o eventuală răspundere a reprezentanților legali pentru prejudiciile astfel cauzate”, a punctat Corina Roman.