De ce e bine sa fii certificat ISO

Calitatea si managementul calitatii reprezinta o tema predilecta de discutie atunci cand vine vorba de integrarea Romaniei in Uniunea Europeana. Opinia generala este ca e bine sa fii certificat ISO, dar putini stiu cu adevarat ce inseamna acest lucru. De la a dori o certificare si pana la obtinerea ei este o cale destul de lunga, presarata cu tot felul de obstacole teoretice si practice.

Specialistul Mihai Gheorghe, absolvent al cursurilor European Organization for Quality ºi Qualite & Support International  FRANÞA si director de calitate la Indaco Systems va prezenta avantajele implementarii unui sistem al calitatii.

Cat de greu se proiecteaza un sistem de management al calitatii?
Raspunsul la aceasta intrebare nu e simplu. Depinde de specificul organizatiei, de resursele care sunt pregatite pentru acest proiect. Ca timp, daca vorbim ca resursa de timp alocata, poate sa fie pentru organizatii mici incepand de la 3-4 luni, pentru organizatii mari poate sa depaseasca un an, doi. Ca resurse financiare, la fel, in functie de specifiul organizatiei. Pentru organizatii mici costurile pot sa insemne cateva mii de euro, inclusiv certificarea, pentru organizatii mari zeci de mii de euro, poate si sute de mii, depinde de numarul de filiale.

De ce ar fi necesar pentru o firma standardul ISO 9001?
Standardul ISO 9001 este un standard voluntar, insa cerinta de a avea implementat un sistem de management al calitatii in conformitate cu ISO 9001 este dictata in primul de piata, de concurenta, de pozitia care vrei sa o ai pe o piata, de cunoasterea de care vrei sa se bucure organizatia ta. Sunt avantaje interne, avantaje externe.In primul rand sa spunem cele externe sunt cele date de increderea pe care o au partenerii tai, clientii. Interne sunt legate de organizare, de eficientizarea unor fluxuri informationale, de reducerea unor costuri. In principal cam astea ar fi avantajele. Insa sunt si dezavantaje...

Care ar fi acestea (dezavantaje)?
Dezavantaje sunt in primul rand legate de investitia propriu-zisa, de resursele necesare, sunt resurse financiare care trebuie bugetate, sunt resurse umane care trebuie alocate acestui proiect. Un alt dezavantaj important este, intre ghilimele, "birocratia" care se creeaza in firma, pentru ca un sistem de management al calitatii se bazeaza pe un sistem, pe un set de dovezi care trebuie monitorizate. Si crearea acestor dovezi poate sa induca niste frane in cursul normal al nistor procese, dar fara aceste dovezi organizatia cred ca nici nu ar putea sa mearga inainte. Deci ISO 9001 creeaza o infrastructura pe care se poate imbunatati un sistem de management, nu este un standard de excelenta, este pur si simplu un standard de infrastructura de la care se poate merge pentru a imbunatati procesele, pentru a fi mai competitiv, pentru a oferi mai multa incredere clientilor, caci pana la urma un astfel decertificat asta ofera: incredere.

Considerati ca firmele romanesti sunt constiente de necesitatea unui astfel de standard?
Sunt din ce in ce mai constiente , contactele pe care le am cu diverse organizatii, cu firme, cunostinte, foarte multi stiu de ce este vorba, mai mult sau mai putin.au auzit, stiu ca este un standard care ar fi bine sa il aiba, in detaliu nu cunosc decat sa zicem specialistii si cei care au trecut prin procesul acesta de implementare a unui sistem de management al calitatii. Raspunsul este ca standardul este din ce in ce mai cunoscut. Lucrurile incep sa fie cunoscute, sunt cerute de parteneri si obligatoriu trebuie sa fii interesat si sa stii despre ce este vorba.

Care sunt calitatile unui manager care se va ocupa de implementarea unui astfel de proiect?
Care sunt calitatile unui manager, unui director al calitatii sau al unui responsabil cu sistemul de management al calitatii... el trebuie sa fie o persoana, in primul rand, ca formare trebuie sa aiba cunostinte de management. Poate fi inginer sau economist, insa daca el nu are o formare cu niste studii sa zicem postuniversitare in management ar fi destul de greu ca sa inteleaga sistemul, cum functioneaza, pentru ca poate sa functioneze prost. Dar daca vrei sa mearga bine, o formare in management este foarte utila pentru ca se vobestee mult intr-un sistem de management al calitatii de obiective, de strategii, de monitozizare de proces si lucrurile astea este greu sa le intelegi daca nu ai la baza o formare, niste cursuri de management. Poate sa fie un curs sau un master, dar cred ca aste este un lucru foarte important. si in general completeaza cu o instruire in domeniul managementului calitatii, auditului.

La ajutorul cui pot apela firmele in momentul in care observa ca sunt probleme ...
Va referiti la atunci cand intentioneaza sa implementeze un sistem ... da, informatie exista, insa daca ai nevoie de indrumare este greu pentru cineva care sa zicem sa ocupa cu altceva, are o firma ce ofera niste servicii sa isi faca singur sistemul. Este aproape obligatoriu ori sa aiba o persoana instruita care sa stie despre ce este vorba, cum se proiecteaza, cum se implementeaza sau sa apeleze la specialisti. Bineinteles sunt si multe surse de informare, sunt carti, ghiduri, pe internet, este foarte multa informatie, problema este ca nu stii de unde sa iei si care e utila.

..Sa spunem o cifra, pentru o firma care are 15 angajati, care ar fi costurile..
Costurile proiectarii, implementarii, certificarii... e greu ca sa stabilim o cifra, insa pot sa va spun ca certificarea, costul certificarii propriu-zise pentru o firma de 15 angajati din cunostintele mele ppoate sa fie obtinerea certificatului, deci nu si auditurile de supraveghere urmatoare, incepand de la o mie 1500 de euro pana la trei mii si ceva. Cu un organsim romanesc 1 500. Insa se fac oferte pe tipul firmei, principalul criteriu pentru calcul este numarul de angajati, desi ma rog, ar fi si complexitatea domeniului de activitate, dar mai rar. Cu cat sunt mai multi angajati, cu atat e pretul mai mare. Sunt costuri legate de resurse umane, de investitii, in instruirea personalului.

Ce rol ar avea auditorul?
Auditor extern in fata organismului de certificare. Rolul lui este ca sa evalueze stadiul in care organizatia in raport cu acest standard, daca sunt respectate, daca sunt intelese cerintele standardului sau a standardelor, pentru ca sunt, pe langa ISO 9001, standarde specifice pe anumit tipuri de industrii. In anumite industrii sunt importante reglementarile. Auditorii atunci cand fac o certificare a unei organizatii au in vedere ca elementele, procesele firmei sa fie documentar in conformitate cu cerintele ISO 9001, sa fie intelese personal de cei care aplica si sa poate demonstra ca ele sunt respectate. Si de obicei demonstrezi cu niste inregistrari care se fac, pe hartie, in format electronic, samd. Si auditorii cam asta urmaresc. Modul de documentare, daca se respecta, prin observare, prin interviuri si daca sunt dovezi suficiente ca lucrurile sunt intelese.