Interviu (I): Implementarea standardelor ISO: ce presupune, ce resurse sunt necesare și cum poate ajuta companiile de toate dimensiunile

Notă: Acest interviu este împărțit în două părți, materialul de față reprezentând prima parte.

1. Să începem cu cea mai importantă lămurire: ce sunt standardele ISO și de ce sunt importante pentru companii? 

Rareș Nicorici (Golden Audit Consulting): Standardele ISO (Organizația Internațională pentru Standardizare) sunt un set de norme recunoscute internațional care definesc bunele practici în diverse domenii, cum ar fi  managementul calității, gestionarea mediului și siguranța ocupațională. Aceste standarde sunt  dezvoltate de experți din diverse industrii și sunt menite să asigure că produsele și serviciile  sunt sigure, fiabile și de calitate înaltă. Pentru companii, implementarea standardelor ISO este importantă deoarece ajută la îmbunătățirea eficienței operaționale, creșterea satisfacției clienților și facilitarea accesului pe piețele internaționale. De asemenea, conformitatea cu standardele ISO poate duce la reducerea costurilor și la creșterea competitivității pe piață.

2. Care sunt cele mai comune standarde ISO implementate de companii și ce domenii acoperă acestea? 

Rareș Nicorici: Cele mai comune standarde ISO implementate de companii sunt ISO 9001, ISO 14001 și ISO 45001, acestea trei făcând parte din bine cunoscutul Sistem de Management Integrat. Le voi prezenta pe rând pentru a aduce un plus de claritate în ceea ce privește aceste standarde: 

• ISO 9001 este un standard pentru sistemele de management al calității. Acesta ajută companiile să asigure o calitate constantă a produselor și serviciilor lor, crescând astfel satisfacția clienților. Implementarea acestui standard implică stabilirea de procese eficiente și coerente, care să asigure că produsele și serviciile respectă cerințele clienților și reglementările aplicabile.
  
  
• ISO 14001 este un standard pentru managementul mediului. Acesta se concentrează pe reducerea impactului negativ al activităților unei companii asupra mediului. Prin implementarea acestui standard, companiile își pot gestiona mai bine resursele, pot reduce deșeurile și pot preveni poluarea. Acest lucru nu doar că protejează mediul, dar poate duce și la economii semnificative de costuri și la îmbunătățirea imaginii publice  a companiei.
  
  
• ISO 45001 este un standard pentru managementul sănătății și securității ocupaționale.  Acesta ajută companiile să creeze un mediu de lucru sigur și sănătos pentru angajații  lor. Prin implementarea ISO 45001, companiile pot preveni accidentele de muncă și bolile profesionale, pot reduce absenteismul și pot îmbunătăți moralul angajaților. 

Aceste standarde sunt doar câteva dintre cele mai comune, dar există multe alte standarde ISO care acoperă diverse domenii, cum ar fi managementul securității informațiilor (ISO/IEC 27001), managementul energiei (ISO 50001) și managementul siguranței alimentare (ISO  22000). Implementarea acestor standarde ajută companiile să își îmbunătățească procesele, să respecte reglementările și să își îmbunătățească performanța generală.

3. Care sunt principalele beneficii pentru o companie care implementează standarde ISO? Cum poate o companie să măsoare impactul implementării standardelor ISO  asupra afacerii sale? 

Rareș Nicorici: Implementarea standardelor ISO aduce numeroase beneficii pentru o companie, îmbunătățind atât procesele interne cât și imaginea externă. Beneficii principale:

1. Îmbunătățirea calității produselor și serviciilor: standardele ISO, cum ar fi ISO 9001,  asigură că produsele și serviciile oferite de companie respectă cerințele de calitate și  sunt consistente, ceea ce duce la creșterea satisfacției clienților.
2. Eficiența operațională: implementarea standardelor ISO ajută la optimizarea  proceselor interne, reducând risipa și utilizând mai eficient resursele. Acest lucru poate duce la economii semnificative de costuri. 
3. Conformitatea legală și de reglementare: standardele ISO ajută companiile să respecte reglementările și cerințele legale specifice industriei lor, reducând riscul de sancțiuni și penalități. 
4. Îmbunătățirea imaginii și credibilității: certificarea ISO demonstrează angajamentul  companiei față de calitate, mediu și siguranța ocupațională, îmbunătățind imaginea  publică și credibilitatea în fața clienților, partenerilor și autorităților. 
5. Acces la noi piețe: multe piețe și clienți cer furnizorilor să fie certificați ISO, astfel că implementarea standardelor ISO poate deschide uși către noi oportunități de afaceri. 

Măsurarea impactului implementării standardelor ISO: 

1. Indicatori de performanță: compania poate defini și monitoriza indicatori de performanță cheie (KPI) pentru a evalua îmbunătățirile aduse de standardele ISO. De  exemplu, pentru ISO 9001, KPI-urile pot include rata de defecte, timpul de răspuns la  reclamațiile clienților și nivelul de satisfacție al clienților. 
2. Auditurile interne și externe: realizarea periodică a auditurilor interne ajută la  identificarea punctelor forte și a domeniilor care necesită îmbunătățiri. Auditurile  externe, efectuate de organisme de certificare, oferă o evaluare obiectivă a  conformității cu standardele ISO. 
3. Feedback de la clienți și angajați: obținerea feedback-ului de la clienți și angajați poate oferi informații valoroase despre eficacitatea sistemului de management implementat  și despre modul în care acesta afectează satisfacția și productivitatea. 
4. Analiza cost-beneficiu: compania poate realiza o analiză cost-beneficiu pentru a  compara costurile implementării și menținerii standardelor ISO cu beneficiile obținute,  cum ar fi reducerea costurilor operaționale, creșterea vânzărilor și reducerea riscurilor  legale. 
5. Rapoarte și statistici: întocmirea de rapoarte periodice care să includă date statistice  despre performanța proceselor, conformitatea cu standardele și atingerea obiectivelor  de afaceri poate ajuta la monitorizarea continuă a impactului standardelor ISO asupra  companiei. 

Implementarea și menținerea standardelor ISO necesită un angajament continuu din partea companiei, dar beneficiile pe termen lung pot aduce îmbunătățiri semnificative în eficiență, calitate și satisfacția clienților. 

4. Cum arată procesul de implementare a unui standard ISO de la început până la sfârșit?

Rareș Nicorici: Implementarea unui standard ISO implică un proces structurat care se desfășoară în mai multe etape, de la planificare și evaluare inițială, până la certificare și îmbunătățire continuă. Iată cum arată acest proces: 

• Evaluarea inițială (Auditul diagnostic) și planificarea
  • Evaluarea inițială presupune identificarea cerințelor specifice ale standardului ISO care urmează a fi implementat și evaluarea conformității curente a companiei. 
  • Planificarea presupune stabilirea unui plan detaliat de implementare, care include obiective, resurse necesare, termene și responsabili pentru fiecare activitate. 
• Instruirea și conștientizarea
  • Instruirea angajaților presupune organizarea de sesiuni de formare pentru a asigura că toți angajații înțeleg cerințele standardului și rolul lor în implementarea acestuia.
  • Conștientizarea înseamnă crearea unei culturi organizaționale care susține standardele ISO  prin comunicarea beneficiilor și a importanței conformității. 
• Documentarea Sistemului de Management
  • Elaborarea documentelor: crearea și actualizarea documentației necesare, cum ar fi politici, proceduri, manuale și registre, care să respecte cerințele standardului ISO.
  • Revizuire și aprobare: Asigurarea că documentele sunt revizuite și aprobate de conducere și sunt accesibile tuturor angajaților. 
• Implementarea practică
  • Aplicarea procedurilor: punerea în practică a procedurilor și proceselor  documentate în activitățile zilnice ale companiei.
  • Monitorizarea conformității: asigurarea că procesele sunt realizate conform documentației și identificarea oricăror abateri sau neconformități. 
• Auditurile interne
  • Realizarea auditurilor: efectuarea de audituri interne periodice pentru a evalua  conformitatea sistemului de management cu cerințele standardului ISO.
  • Identificarea și corectarea neconformităților: luarea măsurilor corective pentru a  rezolva neconformitățile identificate și pentru a preveni reapariția acestora.
• Auditul de certificare
  • Selectarea unui organism de certificare: alegerea unui organism de certificare acreditat care va efectua auditul de certificare.
  • Auditul de certificare: evaluarea sistemului de management de către auditorii  externi pentru a determina conformitatea cu standardul ISO. 
  • Obținerea certificării: dacă auditul de certificare este trecut cu succes, compania  primește certificarea ISO. 
• Îmbunătățirea continuă
  • Monitorizarea continuă: supravegherea constantă a performanței sistemului de  management și implementarea de îmbunătățiri.
  • Recertificarea: realizarea de audituri periodice de supraveghere și recertificare  pentru a menține conformitatea și certificarea ISO. 

5. Ce resurse sunt necesare pentru a implementa un standard ISO în cadrul unei companii și cât timp durează, în medie, implementarea unuia? 

Rareș Nicorici: La nivel de resurse vorbim de timp și implicare managerială: angajamentul conducerii și implicarea continuă a tuturor angajaților sunt esențiale.

Formare și consultanță: investiții în formarea angajaților și, dacă este necesar, angajarea unui consultant extern pentru a ghida procesul.

Documentație și IT: resurse pentru crearea și gestionarea documentelor, inclusiv  software specializat pentru managementul documentelor. 

Cât privește durata de implementare a unui standard ISO, aceasta poate varia în funcție de dimensiunea și complexitatea companiei, precum și de resursele disponibile. În general, implementarea poate dura între 6 luni și 18 luni. Pentru companiile mai mici, procesul poate fi mai scurt, în timp ce pentru organizațiile mari și complexe poate dura mai mult. Implementarea unui standard ISO este un proces riguros, dar beneficiile pe termen lung, cum  ar fi îmbunătățirea eficienței, creșterea satisfacției clienților și accesul pe noi piețe, justifică pe deplin efortul și resursele investite. 

6. Ce implică un audit ISO și cum se desfășoară acesta? Care este rolul unei companii de  consultanță în procesul de implementare a standardelor ISO?

Rareș Nicorici: Totul începe cu planificarea auditului, unde se stabilesc obiectivele, domeniul de aplicare și programul detaliat  al auditului. Urmează o întâlnire de deschidere, la care participă echipa de audit și  reprezentanții organizației auditate, pentru a discuta metodologia și programul auditului. 

În timpul auditului, auditorii colectează informații prin interviuri, observații și examinarea  documentelor și înregistrărilor. Aceștia evaluează conformitatea proceselor și procedurilor cu  cerințele standardului ISO, identificând eventualele neconformități și oportunități de  îmbunătățire. După colectarea informațiilor, auditorii întocmesc un raport preliminar care este  discutat cu organizația auditată, înainte de a elabora raportul final de audit. Acest raport final  conține constatări detaliate și recomandări pentru îmbunătățire. 

Organizația auditată trebuie apoi să elaboreze și să implementeze planuri de acțiuni corective  pentru a aborda neconformitățile identificate. Auditorii pot efectua audituri de urmărire pentru  a verifica eficacitatea acțiunilor corective implementate. În final, dacă toate cerințele sunt  îndeplinite, organizația primește certificarea ISO. 

Companiile de consultanță în domeniul standardelor ISO joacă un rol esențial în ghidarea și  asistarea organizațiilor pe parcursul întregului proces de implementare și certificare. De la  evaluarea inițială și planificare, până la certificare și îmbunătățire continuă, consultanții aduc  expertiză și experiență valoroasă, contribuind la succesul implementării. 

La începutul procesului, consultanții efectuează o evaluare inițială pentru a identifica conformările cu cerințele standardului ISO cât și a cerințelor legale. Pe baza acestei evaluări, ei dezvoltă un plan detaliat de implementare, care include etapele, resursele și termenele  necesare pentru atingerea conformității. 

Consultanții ajută la elaborarea și actualizarea documentației necesare, cum ar fi politici,  proceduri și manuale, asigurând că acestea respectă cerințele standardului și sunt adecvate  pentru specificul organizației. De asemenea, organizează sesiuni de formare pentru angajați, astfel încât aceștia să înțeleagă cerințele standardului și rolul lor în implementarea acestuia,  promovând o cultură organizațională care susține standardele ISO. 

Pe parcursul implementării practice, consultanții oferă suport în aplicarea procedurilor și  proceselor documentate în activitățile zilnice ale organizației. Ei monitorizează conformitatea  și oferă recomandări pentru îmbunătățirea continuă. În pregătirea pentru auditul de certificare, consultanții asistă organizația în realizarea auditurilor interne simulate, în  corectarea neconformităților și în pregătirea documentelor necesare pentru audit. 

După obținerea certificării, consultanții oferă suport continuu pentru menținerea conformității și pentru îmbunătățirea sistemului de management. Ei asistă organizația în pregătirea pentru  auditurile de supraveghere și recertificare, asigurând că aceasta rămâne conformă cu  standardele ISO pe termen lung. Prin expertiza și experiența lor, companiile de consultanță contribuie la o implementare  eficientă și la obținerea și menținerea certificării ISO, care aduce beneficii semnificative pe  termen lung pentru organizație.

7. Care sunt cele mai comune provocări pe care le întâmpină companiile în timpul  implementării standardelor ISO și cum pot să le depășească? 

Rareș Nicorici: Vă voi prezenta cele mai comune provocări întâlnite de companii și vă pot oferi soluții eficiente pentru a le depăși. 

Rezistența la schimbare: Una dintre cele mai mari provocări este rezistența angajaților și a managementului la  schimbare. Implementarea standardelor ISO implică modificări în procesele existente, ceea ce  poate fi perceput ca o amenințare sau ca un efort suplimentar. Pentru a depăși această provocare, este esențială o comunicare eficientă. Angajații trebuie informați constant despre  beneficiile implementării standardelor ISO și despre modul în care acestea vor îmbunătăți  procesele și mediul de lucru. Implicarea angajaților în procesul de implementare prin formare, workshop-uri și sesiuni de feedback le oferă un sentiment de proprietate și responsabilitate. În  plus, sprijinul puternic din partea conducerii superioare subliniază importanța schimbării și  asigură resursele necesare pentru succes. 

Lipsa resurselor: Implementarea standardelor ISO necesită resurse semnificative, inclusiv timp, personal calificat și fonduri financiare. Companiile mici și mijlocii pot întâmpina dificultăți în alocarea  acestor resurse. Pentru a gestiona această provocare, companiile trebuie să planifice și să  prioritizeze activitățile esențiale, elaborând un plan detaliat de implementare. Investiția în  formarea personalului existent poate reduce necesitatea de a angaja personal suplimentar, iar  angajarea unor consultanți externi poate aduce expertiză suplimentară și poate accelera  procesul de implementare, asigurând în același timp utilizarea eficientă a resurselor  disponibile. 

Documentarea excesivă: Un alt obstacol comun este percepția că standardele ISO necesită o documentare excesivă, care poate deveni copleșitoare și dificil de gestionat. Pentru a depăși această provocare,  companiile trebuie să simplifice documentația, creând documente clare și concise care să  respecte cerințele standardelor, dar care să fie ușor de înțeles și de gestionat. Implementarea  unor sisteme informatice de management al documentelor poate simplifica procesul de creare,  actualizare și stocare a documentației. De asemenea, revizuirea periodică a documentației  pentru a elimina informațiile redundante și pentru a menține documentele actualizate și  relevante este esențială. 

Menținerea conformității: După obținerea certificării, menținerea conformității cu standardele ISO poate fi o provocare  continuă, necesitând monitorizare și îmbunătățire continuă. Pentru a asigura conformitatea pe  termen lung, companiile trebuie să formeze auditori interni calificați care să efectueze audituri  periodice și să identifice neconformitățile înainte ca acestea să devină probleme majore.  Promovarea unei culturi organizaționale care valorizează îmbunătățirea continuă și  încurajează angajații să identifice și să raporteze oportunitățile de îmbunătățire este, de  asemenea, crucială. Colaborarea continuă cu consultanți externi sau cu organisme de  certificare poate oferi expertiză suplimentară și poate asigura că sistemele de management  rămân eficiente și conforme. 

Prin abordarea acestor provocări într-un mod proactiv și strategic, companiile pot asigura o implementare de succes a standardelor ISO, maximizând beneficiile pe termen lung ale  conformității și îmbunătățirii continue. Implementarea și menținerea standardelor ISO nu sunt  doar o cerință de conformitate, ci și o oportunitate de a îmbunătăți procesele, de a crește  satisfacția clienților și de a îmbunătăți performanța generală a afacerii.