Interviu (II): Cum influențează certificarea ISO relațiile cu clienții și partenerii de afaceri și ce trebuie să știe companiile înainte de implementare

Notă: Acest interviu este împărțit în două părți, materialul de față reprezentând a doua parte. În primul articol (disponibil aici) puteți regăsi lămuriri legate de ce reprezintă aceste standarde, care e importanța acestora și cum măsurăm impactul lor în companii, care sunt cele mai comune standarde pe piață în prezent, ce resurse sunt necesare companiilor în implementarea lor, dar și care sunt cele mai comune provocări întâmpinate în procesul de implementare și ulterior.

8. Ce costuri ar trebui să anticipeze o companie pentru implementarea unui standard ISO  și cum poate fi justificată această investiție în fața factorilor de decizie dintr-o companie? 

Rareș Nicorici (Golden Audit Consulting): Implementarea standardelor ISO poate părea o sarcină costisitoare pentru orice companie, dar beneficiile pe termen lung depășesc adesea costurile inițiale. Factorii de decizie din cadrul unei companii trebuie să înțeleagă atât costurile implicate, cât și valoarea adăugată pe care conformitatea cu standardele internaționale o poate aduce. Ce costuri ar trebui să anticipeze o companie pentru implementarea unui standard ISO? 

1. Consultanță externă - angajarea unei firme de consultanță specializate în standardele ISO  poate facilita o implementare mai eficientă și mai rapidă. Costurile variază în funcție de  dimensiunea și complexitatea organizației, dar pot reprezenta o investiție esențială pentru  succesul proiectului. 
2. Formarea și instruirea angajaților - organizarea de sesiuni de formare pentru personalul  implicat în implementare este crucială. Aceste sesiuni pot include costuri asociate trainerilor,  materialelor de curs și eventualelor deplasări. Investiția în formare asigură că angajații  înțeleg cerințele standardului și își pot îndeplini eficient rolurile. 
3. Documentație și sisteme de management - dezvoltarea și actualizarea documentației necesare  pentru conformitatea ISO pot implica costuri semnificative. Achiziția de software specializat  pentru gestionarea documentelor poate simplifica procesul, asigurând o gestionare eficientă  și conformă a documentelor. 
4. Audituri interne și externe - efectuarea auditurilor interne pentru pregătirea auditului de  certificare și plata pentru auditul de certificare externă realizat de un organism de certificare  acreditat sunt costuri importante. Acestea includ onorariile auditorilor și eventualele taxe  administrative necesare pentru evaluarea conformității. 
5. Resurse umane și timp - alocarea timpului și resurselor umane interne pentru coordonarea și  implementarea proiectului poate afecta productivitatea pe termen scurt. Costurile trebuie calculate în funcție de timpul dedicat de angajați pentru activitățile de implementare,  asigurându-se totodată că sarcinile zilnice nu sunt neglijate. 

Justificăm investiția prin:

• Îmbunătățirea eficienței operaționale - implementarea standardelor ISO optimizează procesele interne, reduce riscurile și elimină ineficiențele. Aceste îmbunătățiri pot reduce costurile  operaționale pe termen lung și pot crește productivitatea. 
• Creșterea satisfacției clienților - standardele ISO, cum ar fi ISO 9001 pentru managementul  calității, asigură produse și servicii de înaltă calitate, ceea ce duce la creșterea satisfacției și  loialității clienților. Clienții mulțumiți sunt mai predispuși să recomande compania și să revină  pentru noi achiziții.
• Acces la noi piețe și clienți - multe piețe și clienți internaționali cer furnizorilor să fie certificați  ISO. Obținerea certificării ISO poate deschide uși către noi oportunități de afaceri și poate  facilita parteneriate internaționale.
• Reducerea riscurilor legale și de reglementare - conformitatea cu standardele ISO ajută  compania să respecte reglementările și cerințele legale specifice industriei. Acest lucru reduce  riscul de sancțiuni și penalități, protejând astfel reputația și finanțele companiei.
• Îmbunătățirea imaginii și credibilității - certificarea ISO demonstrează angajamentul  companiei față de calitate, mediu și siguranță ocupațională. Acest lucru îmbunătățește  imaginea publică și credibilitatea companiei în fața clienților, partenerilor și autorităților.
• Cultura îmbunătățirii continue - implementarea și menținerea standardelor ISO promovează o  cultură organizațională orientată spre îmbunătățirea continuă. Aceasta încurajează angajații  să identifice și să implementeze îmbunătățiri care cresc eficiența și inovația. 

În ciuda costurilor inițiale, implementarea standardelor ISO este o investiție valoroasă care aduce beneficii semnificative pe termen lung. Îmbunătățirea eficienței operaționale, creșterea satisfacției clienților și accesul la noi piețe sunt doar câteva dintre avantajele care justifică  această investiție. Prin prezentarea acestor beneficii clare și tangibile, factorii de decizie dintr-o companie pot fi convinși de valoarea implementării standardelor ISO, transformând conformitatea într-un motor de creștere și inovație. 

9. Ce sfaturi ați oferi unei companii care este la început de drum în procesul de implementare? 

Rareș Nicorici (foto dreapta): Pentru companiile care abia încep procesul de implementare a standardelor ISO, drumul poate părea lung și plin de provocări. Totuși, cu abordarea corectă și cu resursele potrivite, acest proces poate deveni o oportunitate valoroasă de creștere și dezvoltare. În primul rând, este esențial ca liderii companiei să înțeleagă pe deplin beneficiile pe care le poate aduce certificarea ISO. Acest lucru nu numai că va oferi claritate și direcție, dar va motiva echipa să se implice activ în proces. Odată ce beneficiile sunt clare, următorul pas crucial este implicarea conducerii de vârf.  Succesul implementării depinde în mare măsură de angajamentul și sprijinul conducerii. Este vital ca liderii să demonstreze un angajament ferm, alocând resursele necesare și comunicând  constant importanța proiectului către toți angajații. 

De asemenea, este important să începeți cu o evaluare inițială amănunțită a conformității cu cerința legală a companiei cât și față de cerințele standardului ISO. Acest audit inițial va identifica domeniile care necesită îmbunătățiri. Cu aceste informații, compania poate dezvolta  un plan de implementare detaliat, care să includă obiective clare, termene și responsabilități precise. 

Investiția în formarea angajaților nu poate fi subestimată. O echipă bine instruită este cheia pentru o implementare de succes. Organizarea de sesiuni de formare și workshop-uri va asigura că toți angajații înțeleg cerințele standardului și știu cum să își îndeplinească rolurile  pentru a contribui la conformitate. 

Documentarea corectă a proceselor și procedurilor este un alt aspect esențial. Standardele ISO cer o documentație riguroasă, dar aceasta nu trebuie să fie copleșitoare. Crearea unor documente clare și concise, care să fie ușor de înțeles și de gestionat, va simplifica mult procesul. Utilizarea unui sistem de management al documentelor poate fi de mare ajutor în acest sens. 

În timpul implementării, este crucial să monitorizați progresul și să efectuați audituri interne periodice. Aceste audituri vor identifica eventualele neconformități și vor permite corectarea lor înainte de auditul oficial de certificare. Nu uitați că implementarea standardelor ISO nu este un proces static. După obținerea certificării, menținerea conformității și îmbunătățirea  continuă trebuie să fie obiective permanente. 

Colaborarea cu o firmă de consultanță poate accelera procesul și poate oferi expertiză  valoroasă. Consultanții au experiența necesară pentru a ghida compania prin fiecare etapă a  implementării, asigurându-se că toate cerințele sunt îndeplinite în mod corespunzător. 

10. Cum influențează certificarea ISO relațiile cu clienții și partenerii de afaceri?

Rareș Nicorici: Certificarea ISO reprezintă un semn distinctiv al angajamentului unei companii față de calitate, conformitate și excelență operațională. Acest angajament nu doar că optimizează  procesele interne, ci are și un impact semnificativ asupra relațiilor cu clienții și partenerii de  afaceri. 

În primul rând, certificarea ISO îmbunătățește considerabil încrederea clienților. Când o companie obține certificarea ISO, aceasta demonstrează că a implementat un sistem de management riguros, capabil să asigure produse și servicii de calitate constantă. Clienții apreciază angajamentul față de standardele internaționale și sunt mai predispuși să aibă încredere în produsele și serviciile oferite. Această încredere sporită poate duce la creșterea  loialității clienților, la recomandări pozitive și, în cele din urmă, la o bază de clienți mai stabilă și mai extinsă. 

Pentru partenerii de afaceri, certificarea ISO poate deschide noi oportunități de colaborare și parteneriate. În multe industrii, certificarea ISO este o cerință esențială pentru a putea colabora cu anumite companii sau pentru a participa la licitații și proiecte internaționale.  Partenerii de afaceri văd în certificarea ISO o dovadă a capacității companiei de a respecta standardele de calitate și de a gestiona eficient riscurile. Aceasta poate facilita negocierile,  poate simplifica procesul de due diligence și poate crea un mediu de colaborare mai transparent și mai predictibil. 

De asemenea, certificarea ISO poate îmbunătăți comunicarea și colaborarea cu clienții și  partenerii. Standardele ISO impun documentarea clară a proceselor și procedurilor, ceea ce duce la o mai bună organizare internă și la o comunicare mai eficientă. Clienții și partenerii  vor aprecia transparența și profesionalismul în gestionarea proiectelor și a comenzilor, ceea  ce poate duce la relații de afaceri mai armonioase și mai productive.

Un alt aspect important este competitivitatea pe piață. Într-o lume globalizată, în care companiile concurează la nivel internațional, certificarea ISO poate fi un diferențiator crucial. Clienții și partenerii internaționali sunt adesea familiarizați cu standardele ISO și le consideră  un criteriu de selecție în evaluarea potențialilor furnizori și colaboratori. 

11. Există industrii sau piețe unde certificarea ISO este „mai critică" decât în altele?

Rareș Nicorici: Certificarea ISO este un factor crucial în multe industrii și piețe, însă în anumite sectoare, aceasta devine aproape indispensabilă datorită specificității cerințelor de reglementare și a nivelului ridicat de risc asociat. Iată câteva industrii unde certificarea ISO este de o importanță critică:

Industria Alimentară - certificarea ISO 22000 pentru managementul siguranței alimentare este esențială. Aceasta asigură că produsele alimentare sunt sigure pentru consum și respectă reglementările stricte privind igiena și securitatea alimentelor. Companiile din acest sector se confruntă cu riscuri semnificative legate de contaminarea alimentelor și de  sănătatea consumatorilor, iar certificarea ISO oferă un cadru de gestionare a acestor riscuri. 

Industria Farmaceutică - pentru companiile din zona farma, conformitatea cu ISO 13485 pentru managementul calității dispozitivelor medicale este fundamentală. Această certificare garantează că produsele sunt sigure și eficiente și că respectă reglementările  internaționale. 

Industria Auto - ISO/TS 16949 - un standard specific pentru industria auto, vital pentru companiile din acest sector. Această certificare asigură că sistemele de management al calității  sunt conforme cu cerințele internaționale și că produsele sunt fiabile și sigure. 

Industria Aeronautică și Spațială - ISO 9001 și AS9100 (un standard specific pentru acest sector) sunt cruciale. Aceste standarde asigură că procesele  de producție și managementul calității respectă cele mai înalte cerințe de siguranță și fiabilitate. Datorită riscurilor mari asociate cu defectele produselor și impactului lor potențial catastrofal, certificarea ISO este de o importanță critică. 

Industria Energetică - ISO 50001 pentru managementul energiei este deosebit de important. Acest standard ajută organizațiile să  îmbunătățească eficiența energetică, să reducă consumul de energie și să diminueze emisiile de carbon. 

Industria IT și Securitatea Informațiilor - în sectorul IT, ISO/IEC 27001 pentru managementul securității informațiilor este crucială. Acest standard asigură că organizațiile își  protejează eficient datele și informațiile sensibile împotriva amenințărilor cibernetice. Având  în vedere creșterea numărului de atacuri cibernetice și importanța protecției datelor, certificarea  ISO este indispensabilă pentru companiile din acest sector. 

12. Care sunt tendințele actuale în domeniul standardelor ISO?

Rareș Nicorici: Într-o lume în continuă schimbare, standardele ISO evoluează pentru a răspunde noilor provocări și oportunități din diverse industrii. Tendințele actuale în domeniul standardelor ISO reflectă nevoile emergente ale pieței și inovațiile tehnologice, asigurând că aceste standarde rămân relevante și utile pentru organizații. 

• Digitalizarea și tehnologia - una dintre cele mai semnificative tendințe este integrarea  tehnologiilor digitale în cadrul standardelor ISO. Tehnologia informației și digitalizarea joacă  un rol esențial în optimizarea proceselor și în gestionarea eficientă a datelor. Standardele ISO se adaptează pentru a include cerințe și ghiduri privind utilizarea tehnologiilor emergente, cum ar fi inteligența artificială, Internetul Lucrurilor (IoT) și blockchain-ul. ISO/IEC 27001, de exemplu, pune un accent tot mai mare pe securitatea cibernetică și protecția datelor în era digitală.
• Sustenabilitatea și Responsabilitatea Socială - un alt trend major este creșterea importanței  sustenabilității și a responsabilității sociale. Standardele ISO reflectă din ce în ce mai mult  necesitatea protejării mediului și a resurselor naturale. ISO 14001 pentru managementul  mediului și ISO 50001 pentru managementul energiei sunt exemple de standarde care pun un  accent puternic pe practici sustenabile. Companiile sunt din ce în ce mai conștiente de impactul  lor asupra mediului și adoptă standarde ISO pentru a demonstra angajamentul lor față de  sustenabilitate. 
• Focus pe sănătate și siguranță - pandemia COVID-19 a amplificat necesitatea unor standarde riguroase privind sănătatea și siguranța. ISO 45001 pentru managementul sănătății și  securității ocupaționale a devenit esențial pentru companiile care doresc să protejeze  sănătatea angajaților lor și să creeze un mediu de lucru sigur. Standardele legate de sănătate  și siguranță sunt acum mai relevante ca niciodată, iar companiile le adoptă pentru a-și asigura  conformitatea cu cerințele legale și pentru a reduce riscurile asociate sănătății.
• Flexibilitate și adaptabilitate - pe măsură ce mediul de afaceri devine tot mai dinamic,  standardele ISO evoluează pentru a oferi mai multă flexibilitate și adaptabilitate. Organizațiile  au nevoie de cadre care să le permită să se adapteze rapid la schimbările pieței și la noi cerințe.  Standardele ISO sunt revizuite periodic pentru a asigura că acestea sunt suficient de flexibile  pentru a răspunde nevoilor diverse ale companiilor din diferite sectoare. 
• Concentrarea pe clienți și calitatea serviciilor - standardele ISO pun un accent tot mai mare  pe satisfacția clienților și pe calitatea serviciilor. ISO 9001, standardul pentru managementul calității, continuă să evolueze pentru a include practici moderne de gestionare a relațiilor cu  clienții și de îmbunătățire a experienței acestora. Companiile sunt încurajate să adopte o  abordare centrată pe client și să îmbunătățească continuu procesele pentru a răspunde  nevoilor și așteptărilor clienților.
• Colaborare și parteneriate globale - într-o economie globalizată, colaborarea internațională  și parteneriatele devin tot mai importante. Standardele ISO facilitează armonizarea practicilor de management și asigură un limbaj comun pentru companiile care operează pe piețe  internaționale. Acest lucru este esențial pentru companiile care doresc să colaboreze eficient  cu parteneri și furnizori din diferite țări, asigurând conformitatea și calitatea la nivel global.

13. Cum vedeți viitorul standardelor ISO și al certificărilor în următorii ani?

Rareș Nicorici: În primul rând, digitalizarea și automatizarea vor transforma profund peisajul standardelor ISO. Tehnologiile avansate, precum inteligența artificială, blockchain și IoT vor deveni integrate în procesele de certificare și auditare. Aceste inovații nu doar că vor facilita colectarea și analizarea datelor în timp real, dar vor îmbunătăți și precizia și eficiența auditurilor. Astfel, companiile vor putea reduce semnificativ timpul și costurile asociate obținerii și menținerii certificărilor ISO. 

Un alt aspect deosebit de important este accentul crescut pe sustenabilitate și responsabilitate socială. Pe măsură ce preocupările legate de mediu și responsabilitatea socială devin tot mai pregnante, standardele ISO reflectă din ce în ce mai mult necesitatea protejării mediului și a resurselor naturale. ISO 14001 pentru managementul mediului și ISO 50001 pentru managementul energiei sunt exemple de standarde care pun un accent puternic pe practici  sustenabile. 

În plus, pe măsură ce mediul de afaceri devine tot mai dinamic, standardele ISO evoluează pentru a oferi mai multă flexibilitate și adaptabilitate. Organizațiile au nevoie de cadre care  să le permită să se adapteze rapid la schimbările pieței și la noile cerințe. Astfel, standardele ISO sunt revizuite periodic pentru a asigura că acestea sunt suficient de flexibile pentru a răspunde nevoilor diverse ale companiilor din diferite sectoare.

Un alt trend major este creșterea importanței securității cibernetice. Odată cu creșterea numărului de amenințări cibernetice, securitatea informațiilor devine o prioritate majoră. ISO/IEC 27001 pentru managementul securității informațiilor va continua să fie un standard crucial, iar noi standarde vor fi dezvoltate pentru a aborda provocările specifice legate de securitatea datelor și protecția informațiilor în era digitală. Companiile vor trebui să  implementeze măsuri robuste de securitate pentru a proteja datele sensibile și a asigura conformitatea cu reglementările în vigoare. 

Colaborarea internațională și parteneriatele globale vor deveni tot mai importante într-o economie globalizată. Standardele ISO vor continua să faciliteze armonizarea practicilor de  management și să asigure un limbaj comun pentru companiile care operează pe piețe internaționale. Acest lucru este esențial pentru companiile care doresc să colaboreze eficient cu parteneri și furnizori din diferite țări, asigurând conformitatea și calitatea la nivel global. 

Viitorul standardelor ISO și al certificărilor este promițător, cu tendințe care reflectă nevoile emergente ale pieței și inovațiile tehnologice. Digitalizarea, sustenabilitatea, securitatea cibernetică, flexibilitatea și colaborarea globală vor modela peisajul standardelor ISO în anii următori, asigurând că acestea rămân un pilon esențial pentru excelența operațională și competitivitatea globală. Aderarea la aceste standarde nu doar că asigură conformitatea, dar și creează oportunități de creștere și inovare pentru companii în peisajul afacerilor de astăzi.