Rambursarea TVA din UE se cere, până la 30 septembrie, prin formularul 318. Un ghid simplificat pentru firmele din România

Articol scris de Valentin Alangiu, Accounting & Tax Partner.

Eligibilitate și cerințe. În primul rând, cine este eligibil pentru rambursarea TVA în altă țară din UE? În mod obișnuit, o persoană impozabilă stabilită în România poate avea dreptul la o astfel de rambursare pentru importurile și achizițiile de bunuri/servicii efectuate într-un alt stat membru al UE. Cu toate acestea, există condiții specifice de eligibilitate care trebuie îndeplinite:

• persoana impozabilă trebuie să efectueze operațiuni care dau drept de deducere în România;
• solicitantul nu trebuie să fie înregistrat în scopuri de TVA în România ca persoană neimpozabilă;
• solicitantul nu trebuie să fi efectuat livrări de bunuri/servicii pe teritoriul statului membru în care au fost efectuate achizițiile.

Procesul de aplicare. Procedura de obținere a unei rambursări de TVA este extrem de importantă. Pentru a iniția procesul, persoana impozabilă stabilită în România trebuie să depună o cerere electronică de rambursare în statul membru în care au fost efectuate achizițiile. Această cerere de rambursare (indicativ 318 în România) se depune separat pentru fiecare stat membru, iar suma solicitată trebuie detaliată pentru fiecare document primar, cum ar fi facturile sau declarațiile vamale de import. În plus, cererea trebuie să precizeze natura bunurilor și serviciilor achiziționate, folosind coduri predefinite, cum ar fi combustibil, transport, cazare și altele.

Termene și sume minime. Cererea de rambursare trebuie depusă prin intermediul portalului electronic pus la dispoziție de către autoritatea fiscală competentă din România (Agenția Națională de Administrare Fiscală - ANAF), până cel târziu la data de 30 septembrie a anului calendaristic următor perioadei de rambursare. Perioada de rambursare este de maximum un an calendaristic și de minimum trei luni calendaristice. Cererile de rambursare care acoperă mai puțin de un an calendaristic, dar mai mult de trei luni, trebuie să depășească o anumită sumă minimă (400 euro sau echivalentul în moneda națională a statului de rambursare). Pentru cererile care acoperă un an calendaristic complet sau perioada rămasă dintr-un an calendaristic, suma minimă este mai mică (50 euro sau echivalentul).

Gestionarea eventualelor respingeri. Înțelegerea motivelor de respingere este esențială. ANAF nu va transmite cererea către statul membru de rambursare dacă solicitantul se încadrează în anumite categorii, cum ar fi faptul că nu este o persoană impozabilă în scopuri de TVA sau că efectuează doar livrări de bunuri sau prestări de servicii scutite de TVA fără drept de deducere.

Recomandări practice. Pentru a optimiza procesul de rambursare a TVA, aveți în vedere următoarele:

• atașați copii ale facturilor sau ale documentelor de import, atunci când valoarea acestora depășește praguri specifice;
• furnizați o adresă de e-mail valabilă pe termen lung, pentru o comunicare eficientă;
• statele membre pot stabili limba de comunicare; fiți pregătiți pentru solicitări în limba locală;
• luați în considerare asistența unui consilier fiscal din statul membru de rambursare, în special în cazul cererilor de rambursare mari;
• nerezidenții care solicită rambursări de TVA în România ar trebui să ia în considerare angajarea unui consultant local pentru reprezentare; o comunicare defectuoasă poate duce la întârzieri sau chiar pierderea rambursării;
• persoanele impozabile înregistrate în scopuri de TVA în România și angajate în tranzacții deductibile ar trebui să își revizuiască activitățile și achizițiile transfrontaliere din anul anterior, eligibile pentru rambursări de TVA.

Durata soluționării cererilor și litigiile. Termenul de soluționare a cererii de rambursare poate varia, depășind adesea un an în România. Pot apărea litigii și este esențial să vă cunoașteți drepturile și procedurile de soluționare a litigiilor în conformitate cu legislația statului membru de rambursare.