e-Factura: Cum procedăm când se emit multiple facturi electronice pentru o factură „clasică”

Încărcarea multiplă a mai multor fișiere electronice (cu alte cuvinte, începând cu 1 iulie 2024, emiterea multiplă a mai multor facturi pentru aceeași tranzacție) este posibilă doar dacă fișierele nu sunt identice. Fișierele identice obținute prin prelucrarea facturii emise în sistem offline și convertirea în fișiere cu extensia .xml nu sunt acceptate de serverele Agenției Naționale de Administrare Fiscală (ANAF).

Atragem, totuși, atenția asupra următoarelor aspecte:

1. orice modificare pe fișierul offline (începând cu ștergerea sau adăugarea unui spațiu și până la corecții de adresă, cantitate, valoare etc.) vor duce la generarea unor fișiere distincte, care vor fi acceptate de serverele ANAF, în ciuda faptului că numărul și seria de factură, data și alte detalii din factură sunt identice între fișierul trimis inițial și cel trimis ulterior. Practic, verificarea existenței aceleași facturi se face de către autorități prin compararea fișierului tip .xml cu cele deja existente în arhivă, făcându-se abstracție de numărul sau seria facturii;
2. comparația se face pe o anumită perioadă în urmă, nu foarte îndelungată. Astfel, dacă din eroare se retransmite un fișier electronic identic cu unul transmis cu șase luni înainte, probabilitatea este mare ca al doilea fișier să fie acceptat.

Într-o astfel de situație, în care pentru o singură tranzacție se emit mai multe facturi electronice (dubluri), opinăm că se impune comunicarea cu destinatarul facturilor (atât prin spațiul dedicat în RO e-Factura pentru astfel de situații, cât și prin alte mijloace, cum ar fi e-mail-ul sau telefonic, atât timp cât nu este dificilă această comunicare) pentru a-i da de știre că facturile emise sunt dublate. Comunicarea între cei doi parteneri este cu atât mai importantă cu cât emitentul facturii va trebui să le storneze pe toate, cu excepția uneia, care va fi declarată atât de emitentul facturii, cât și de destinatarul acesteia și păstrată drept document justificativ pentru tranzacția încheiată.

În lumina noilor informații, se pare că mesajele transmise partenerului prin RO e-Factura nu sunt salvate de ANAF, ceea ce duce la recomandarea ca acestea să fie salvate de cei doi parteneri comerciali, pentru a demonstra ulterior, dacă situația o va impune, transmiterea mesajului respectiv. 

Dacă, totuși, se sesizează că diferențele din decontul precompletat de autorități sunt generate de aceste dubluri, recomandăm următoarele:

1. contactarea în scris a autorității fiscale (serviciul de asistență a contribuabilului) pentru a întreba concret care este consecința acestei dublări de facturi și cum anume se poate corecta situația;
2. în măsura în care nu este o misiune imposibilă, emiterea unor facturi electronice de corecție (practic, de „neutralizare” a celor suplimentare emise din greșeală).

Riscul este ca, în cazul facturilor electronice dublate, autoritățile să interpreteze că s-au emis facturi și că TVA-ul trebuie colectat și plătit (cu excepția cazului contribuabililor ce datorează TVA la încasare, care nu raportează TVA exigibil până nu încasează sumele de la partenerul comercial).

În opinia noastră, fără a încuraja în vreun fel încălcarea legislației existente, argumentele pentru a nu colecta TVA multiplu se bazează pe prevederile art. 282 din Codul fiscal, care precizează că exigibilitatea taxei intervine la data la care are loc faptul generator. Totuși, prin excepție de la prevederile anterioare, exigibilitatea taxei intervine la data emiterii unei facturi, înainte de data la care intervine faptul generator sau la data la care se încasează avansul, pentru plățile în avans efectuate înainte de data la care intervine faptul generator.

Or, în contextul dat, facturile electronice emise (dublurile) nu se referă la un fapt generator care s-a întâmplat sau urmează a se întâmpla, ci sunt pur și simplu erori. În plus, România nu a transpus art. 203 din Directiva 2006/112 în varianta existentă a Codului fiscal („TVA este datorată de orice persoană ce menționează această taxă pe o factură”).