e-Factura: Cum se poate folosi aplicația gratuită a MF pentru a genera facturi în formatul XML și gestionarea lor în SPV

Informațiile respective sunt cuprinse într-un ghid oficial pus recent la dispoziție de MF și ANAF, care cuprinde mai multe informații legate de extinderea obligativității de folosire a sistemului e-Factura.

Generarea facturilor în formatul XML

Reprezentanții MF au pus la dispoziția contribuabililor o aplicație gratuită ce le permite acestora să emită facturi electronice în formatul XML, adică singurul format acceptat în sistemul e-Factura. Aplicația este disponibilă la adresa de aici și aceasta permite atât generarea fișierelor XML, cât și validarea lor și transformarea lor în formatul PDF. Reamintim că, potrivit specialiștilor, aplicația gratuită este utilă celor care au un volum lunar redus de facturi.

1. Primul pas este completarea informațiilor solicitate de aplicaţie (informații generale, detalii vânzător, detalii cumpărător și produse). Apoi se poate accesa secțiunea „Recapitulare”, care este precompletată în baza valorilor înregistrate anterior și unde apar informații referitoare la detalierea TVA-ului (prin agregarea pe tipuri de cote) și sunt prezentate totalurile generale la nivelul documentului.

2. În următorul pas, dacă toate informațiile sunt corecte, se accesează secțiunea „Generare factură”. Acolo se poate emite, practic, fișierul XML, care se poate salva pe dispozitivul folosit de contribuabil.

3. Mai departe, contribuabilul poate verifica factura în format XML, indiferent dacă aceasta a fost emisă cu aplicația gratuită sau cu altă aplicație, în secțiunea „Validare XML factură”. Acolo se încarcă fișierul și se apasă butonul „Validare fișier”. Aplicația va afișa un răspuns - dacă fișierul este în regulă sau dacă sunt probleme cu el.

Gestionarea facturilor în sistemul e-Factura

Facturile în format XML emise prin aplicația gratuită a autorităților și validate trebuie transmise apoi în e-Factura, prin intermediul SPV. În acest sens, contribuabilul trebuie să aibă cont în SPV și să se autentifice pe portalul ANAF (autentificare certificat). Tot în SPV pot fi descărcate facturile electronice.

1. Mai întâi, în SPV trebuie mers la meniul „Factura electronică” și trebuie selectată opțiunea „Trimitere factură”. După alegerea opțiunilor din listele puse la dispoziție în câmpurile „Sintaxă XML” (predefinit pentru standardul UBL) și „CIF factură” (se specifică CIF vânzător, având în vedere că un utilizator poate avea drepturi de utilizare pentru mai multe coduri de identificare fiscală), se apasă butonul „Choose file” și se alege fișierul XML salvat pe calculatorul personal. Apoi se apasă butonul „Transmitere XML Factură”.

2. Mai departe urmează pasul de verificare a facturilor XML încărcate în e-Factura. Conform ghidului, aplicația va întoarce un răspuns cu privire la încărcarea cu succes a fișierului („fișierul a fost transmis cu succes și urmează a fi prelucrat”) și va emite un ID (index de încărcare) pentru care poate fi verificat statusul transmiterii facturii. ID-ul se copiază în câmpul „Verificare stare fișier transmis anterior” și se apasă butonul „Verifică”. În scurt timp se afișează un mesaj care atestă prelucrarea facturii. e-Factura atribuie automat un număr de identificare („index de încărcare”, ce este folosit ca referință în cadrul proceselor și operaţiunilor specifice sistemului. Fișierele valide sunt disponibile în SPV, pentru descărcare, timp de 60 de zile de la momentul publicării lor în sistem.

3. Pentru a descărca o factură electronică, se accesează secţiunea „Factura electronică - Răspunsuri factură”, se selectează CIF-ul și numărul de zile pentru care se dorește afișarea răspunsurilor și se apasă butonul „Obține răspunsuri”. După afișarea listei cu facturi încărcate, se apasă butonul „Descarcă” din dreptul facturii dorite.

4. Cei care vor să transforme fișierul XML într-un fișier PDF pot folosi aplicația de conversie pusă la dispoziție tot de MF la adresa de aici. Pur și simplu se încarcă fișierul XML de pe calculatorul propriu și apoi se descarcă fișierul în format PDF.

5. Referitor la arhivarea în SPV a facturilor electronice, autoritățile scriu că fișierele sunt disponibile pentru descărcare timp de 60 zile de la momentul publicării în sistem. Ulterior, acestea sunt arhivate electronic de autorități și sunt eliberate numai la cerere. Este important de știut că data comunicării facturii electronice către destinatar se consideră data la care factura e disponibilă acestuia pentru a fi descărcată din sistemul e-Factura.

6. Obținerea facturilor mai vechi. Dacă vrea să descarce facturi pentru care a fost depășit termenul de 60 de zile, contribuabilul poate face o solicitare de repostare a documentelor în sistemul e-Factura, care trebuie să cuprindă următoarele informații: indexul de încărcare (dacă acesta e cunoscut), data documentului (așa cum e comunicată de către vânzător), descrierea documentului (număr factură, nume cumpărător, cod fiscal cumpărător, nume vânzător, cod fiscal vânzător). Sistemul alocă automat un număr de înregistrare pentru fiecare solicitare, iar răspunsurile constau în repostarea în sistem a documentelor solicitate (se transmit și notificări automate la adresele de e-mail completate în SPV de către reprezentanții emitentului/destinatarului).