Cum procedăm când primim de la un furnizor multiple facturi electronice pentru aceeași achiziție

Începând cu 1 iulie 2024, persoanele impozabile stabilite în România au obligația să emită facturi electronice către clienții care la rândul lor sunt persoane impozabile stabilite în România. În acest context, facturile electronice sunt încărcate de furnizorul bunurilor sau al serviciilor și destinatarul acestora le poate descărca din sistemul național RO e-factura. 

Din motive multiple (cum ar fi o eroare umană, probleme cu aplicația de facturare utilizată sau comunicarea cu serverele ANAF), uneori se emit facturi electronice multiple pentru o singură tranzacție de vânzare bunuri /prestare de servicii (un singur fapt generator, căruia îi corespunde o singură factură “clasică”, emisă offline). În ciuda faptului că aceste fișiere electronice reprezintă veritabile facturi, în continuare le vom numi dubluri în sensul că se referă la o singură tranzacție.

În primul rând, încărcarea multiplă a mai multor fișiere electronice (cu alte cuvinte, începând cu 1 iulie 2024, emiterea multiplă a mai multor facturi pentru aceeași tranzacție) nu creează obligații de plată pentru cumpărător, și, în opinia mea, nici nu creează obligația de a înregistra toate facturile primite, atât timp cât acestea nu reflectă veritabile obligații de-ale societății destinatar.

Într-o astfel de situație, în care cumpărătorul face o achiziție și regăsește mai multe facturi electronice pentru aceasta, opinăm că se impune comunicarea cu emitentul facturilor (atât prin spațiul dedicat în RO e-factura pentru astfel de situații, cât și prin alte mijloace, cum ar fi emailul sau telefonic, atât timp cât nu este dificilă această comunicare) pentru a-i da de știre că facturile emise sunt dublate.

În lumina noilor informații, se pare că mesajele transmise partenerului prin RO e-factura nu sunt salvate de ANAF ceea ce duce la recomandarea ca acestea să fie salvate de cei doi parteneri comerciali, pentru a demonstra ulterior, dacă situația o va impune, transmiterea mesajului respectiv. Această transmitere a informațiilor nestructurate (mesaj de tip text între parteneri) și nestocarea lor de către ANAF va duce la diferențe între deconturile precompletate (completate de ANAF pe baza facturilor emise către destinatar) și deconturile depuse de contribuabil (care va înregistra o singură factură de achiziție din cele dublate).

Comunicarea între cei doi parteneri este cu atât mai importantă cu cât emitentul facturii va trebui să le storneze pe toate, cu excepția uneia, care va fi declarată de amândoi și păstrată drept document justificativ pentru tranzacția încheiată. 

Chiar dacă facturile electronice sunt emise valid pe datele destinatarului, considerăm că acesta nu ar trebui să le înregistreze în evidența contabilă (cu excepția uneia, care dovedește tranzacția comercială încheiată și, probabil, plătită). As recomanda, totuși, salvarea fișierelor care reprezintă dubluri, precum și a celor de stornare, împreună cu corespondența cu emitentul acestora.

În acest context, cumpărătorul poate fi tentat să deducă TVA de mai multe ori, din toate facturile primite, în condițiile în care, în mod evident, intenționează să plătească doar una dintre ele. 

În realitate, deși vânzătorul riscă să datoreze TVA mai mare din cauza facturilor dublate, cumpărătorul nu poate deduce TVA decât o singură dată. Astfel potrivit Codului fiscal, pentru a beneficia de dreptul de deducere trebuie îndeplinite în primul rând condițiile de fond, respectiv, pe de o parte, cumpărătorul să fie o persoană impozabilă din perspectiva TVA și, pe de altă parte, bunurile sau serviciile invocate pentru a justifica dreptul de deducere să fie utilizate în aval de persoana impozabilă în scopul operațiunilor taxabile sau scutite cu drept de deducere, iar în amonte, aceste bunuri sau servicii să fie furnizate de o altă persoană impozabilă.

Suplimentar, pentru exercitarea dreptului de deducere a taxei în cazul tranzacțiilor naționale B2B, persoana impozabilă trebuie să dețină o factură emisă în conformitate cu prevederile art. 319 Codului fiscal, precum și dovada plății în cazul achizițiilor efectuate de către persoanele impozabile care aplică sistemul TVA la încasare, respectiv de către persoanele impozabile care achiziționează bunuri/servicii de la persoane impozabile în perioada în care aplică sistemul TVA la încasare.

După cum reiese din prevederile Codului fiscal, deducerea multiplă a TVA din facturile dublate nu ar respecta condiția de a se referi la o achiziție de bunuri sau servicii utilizate de persoana impozabilă în scopul operațiunilor taxabile sau scutite cu drept de deducere.