Externalizarea rolurilor obligatorii în companii e adesea cea mai bună soluție, dar nu scapă companiile de răspunderea legală ce le revine

Pentru unele companii e preferabil, pentru altele e mai puțin fezabil/avantajos sau chiar imposibil să reușească să desemneze un responsabil cerut de lege din rândul angajaților săi - de exemplu, ar putea fi mai scump să angajeze un responsabil care să se ocupe de prevenirea și combaterea hărțuirii decât să externalizeze acest rol către un prestator de servicii sau, deși și-ar permite să angajeze un specialist în zona egalității de gen, pe piață sunt prea puțini și aceștia preferă să presteze servicii pentru mai multe companii decât să fie angajați la una singură. 

Pentru a minimiza riscurile, este esențial ca firmele să acorde atenție următoarelor aspecte la externalizare: pe de o parte, să verifice dacă cel care-și oferă serviciile deține competențele, acreditările și autorizațiile pe care susține că le are; apoi, contractul trebuie să definească precis responsabilitățile furnizorului extern, iar clauzele acestuia ar trebui periodic revizuite, mai ales dacă ne gândim la acele domenii unde legislația evoluează cel puțin anual; nu trebuie scăpate din vedere aspectele de confidențialitate și protecția datelor, dacă ne gândim că mulți dintre acești responsabili lucrează cu date personale (aici deja vorbim de relația operator - împuternicit, în contextul GDPR) și cu informații confidențiale, a căror divulgare poate produce serioase prejudicii.

E de la sine înțeles că cel care externalizează trebuie să monitorizeze constant activitatea furnizorului extern pentru a se asigura că acesta își îndeplinește obligațiile în mod corespunzător. Iar aici intră în discuție un aspect deosebit de important, pe care companiile l-ar putea scăpa din vedere: faptul că am încheiat un contract cu furnizorul extern nu ne exonerează de răspundere în fața legii. Deși externalizarea poate însemna, teoretică, că cineva cu mai multe competențe și cu specializarea necesară se va ocupa de respectarea întocmai a obligațiilor care ne revin, chestiune pe care nu am fi realizat-o cu un angajat propriu, chiar și cu un furnizor extern desemnat responsabil compania riscă să răspundă în fața unor controale sau în situația unor eventuale litigii.

„Dacă externalizezi și prestatorul de servicii nu-și îndeplinește obligațiile corespunzător, ai la dispoziție, în baza a Codului Civil, răspunderea contractuală. Dar aici discuțiile sunt multiple; în toate cazurile, prestatorul de servicii lucrează cu materialul clientului - dacă clientul nu i-a furnizat informații sau i-a furnizat informații false, nici prestatorul nu are cum să-și facă treaba. Un exemplu clasic e responsabilul de SSM, unde chiar în lege scrie foarte clar că angajatorul este responsabil să furnizeze terțului toate informațiile necesare astfel încât acesta să-și îndeplinească atribuțiile. Dacă nu a notificat anumite zone de risc, prestatorul, la rândul său, își face treaba în limita în care a fost informat”, explica recent Anca Iulia Zegrean - Partener, Coordonatorul practicii de Dreptul Muncii, Biriș Goran SPARL - cu ocazia unei conferințe despre rolurile critice din companii, organizate de avocatnet.ro luna trecută.

Una dintre recomandările avocatei a fost aceea de a solicita prestatorului de servicii o garanție sau o eventuală asigurare de malpraxis. Ce riscă compania, în termeni financiari, dacă prestatorul nu își îndeplinește obligațiile? Răspunsul la o atare întrebare reprezintă motivul în sine pentru a pretinde o astfel de garanție sau asigurare.