Cum ne pregătim pentru raportarea SAF-T, care e obligatorie din ianuarie și pentru micii contribuabili. E recomandată o „curățenie generală” în patrimoniul firmei

Totuși, până la momentul raportării, contribuabilii care vor transmite pentru prima dată, în anul 2025, declarația SAF-T încă mai au timp pentru a se pregăti pentru ceea ce putem numi „o curățenie generală” în patrimoniul firmei. Este important de punctat că, pentru ultima dată în cazul acestor contribuabili, „curățenia” menționată se va face în afara ochilor autorităților fiscale. Ne referim la faptul că, începând cu ianuarie 2025, odată cu depunerea declarațiilor 406, toate înregistrările contabile vor fi puse la dispoziția autorităților fiscale, aproape în timp real, de o manieră structurată și standardizată, caracteristică standardului SAF-T, ceea ce crește transparența declarației extrem de mult (de altfel, principalul beneficiu al declarației SAF-T din perspectiva autorităților fiscale).

Astfel potrivit legislației, cel puțin o dată pe an, entitățile care intră în sfera de aplicare a Legii contabilității au obligația să organizeze inventarierea generală a patrimoniului. În categoria entităților obligate să organizeze procesul de inventariere intră societățile comerciale, asociațiile cu sau fără scop patrimonial, instituțiile publice, precum și o serie largă de alte tipuri de persoane juridice, precum și persoanele fizice ale căror venituri sunt determinate în sistem real. În continuare ne vom referi doar la acele persoane juridice care au obligația de a ține contabilitatea în partidă dublă și care vor depune prima declarație SAF-T în anul 2025.

Potrivit legislației, inventarierea elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii reprezintă ansamblul operațiunilor prin care se constată existența tuturor elementelor respective, cantitativ-valoric sau numai valoric, la data la care aceasta se efectuează.

Rolul principal al inventarierii este de a determina situația reală a activelor, datoriilor și capitalurilor proprii ale fiecărei entități, fiind o activitate esențială pentru întocmirea situațiilor financiare anuale, care trebuie să reflecte în mod fidel poziția financiară și performanța entității pentru exercițiul financiar în cauză. În urma inventarierii se vor constata existența sau inexistența unor elemente de activ sau datorii, plusurile și minusurile din gestiune sau se vor constata deprecieri de valoare ale unor active sau dispariția motivelor care au dus la nevoia recunoașterii acelor deprecieri.

În urma consemnării rezultatelor inventarierii în contabilitate se va întocmi bilanțul, parte componentă a situațiilor financiare anuale, ale cărui posturi trebuie să corespundă cu datele înregistrate în contabilitate, puse de acord cu situația reală a elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii, stabilită pe baza inventarului.

Deși obligația privind inventarierea nu este un element de noutate, de-a lungul timpului o serie de societăți au ignorat această obligație, mulțumindu-se doar efectueze o inventariere de formă pentru a evitate sancțiunile impuse de legislație. Este cazul celor care constată, după trecerea anilor, că anumite stocuri existente în contabilitate (pe hârtie) în realitate au fost vândute sau consumate de mult, a celor care realizează după ani de zile că o parte din creanțele recunoscute în contabilitate sunt asupra unor societăți radiate de mult timp sau că datoriile înregistrate în contabilitate nu reflectă realitatea. Toate aceste exemple de erori sunt posibile pe fondul neîndeplinirii obligației de a organiza corect procesul de inventariere - inventariere care ar fi putut semnala inexistența stocurilor sau lipsa răspunsurilor la scrisorile de confirmare.

Cu atât mai importantă anul acesta este organizarea inventarierii pentru a curăța evidența contabilă de acele elemente care trebuie eliminate din evidența contabilă sau pentru a recunoaște elementele care nu sunt înregistrate. Prezentăm o listă ilustrativă de exemple: 

• stocuri inexistente pe fondul unei omisiuni privind descărcarea gestiunii sau a lipsurilor imputabile sau nu;
• active imobilizate deteriorate, lipsă din gestiune sau nefuncționale și fără șanse de a mai genera vreun beneficiu pentru societate;
• creanțe prescrise (ceea ce înseamnă că nu mai există posibilitatea pentru creditor să-și recupereze sumele datorate de debitor folosind căile legale);
• datorii prescrise;
• active sau datorii care există în realitate, dar care, drept consecință a unei erori, nu au fost reflectate în evidența contabilă (achiziții, datorii de plată sau provizioane neînregistrate);
• sumele care sunt în casierie, dar care depășesc limitele prevăzute de legislație. Aceste sume trebuie depuse în conturile bancare pentru a evita amenzile usturătoare dispuse de legiuitor în cazul contravențiilor identificate.

Nu în ultimul rând, dintr-o perspectivă tehnică, profesioniștii contabili ar trebui să „curețe” / să pregătească și conturile din balanța de verificare. Cu titlu de exemplu, prin eliminarea conturilor care au solduri rămase care nu se vor mai încasa/plăti (cum ar fi diferențe mici provenite din plata/încasarea unor sume mai mici sau mai mari decât cele datorate), prin eliminarea conturilor fără mișcare (pentru a porni cu o balanță de verificare în raportarea SAF-T cât mai simplă și actualizată) sau prin reglarea conturilor care au solduri eronate prin raportare la regulile de utilizare a conturilor prevăzute de reglementările contabile aplicabile acelei entități.

Toate aceste reglări se vor face cu respectarea reglementărilor aplicabile, inclusiv a celor de natură fiscală. De exemplu, trecerea pe cheltuieli a stocurilor constatate lipsă în gestiune sau a creanțelor și datoriilor prescrise are consecințe în ceea ce privește impozitul pe profit și TVA, potrivit Codului fiscal.

În lipsa aceste „curățenii” despre care am vorbit mai sus, la momentul în care inevitabil situațiile menționate vor trebui corectate în evidența contabilă, toate înregistrările contabile de ajustare/corectare vor fi transmise în mod transparent către organele fiscale, ceea ce crește exponențial riscurile unei sancțiuni pentru neconformare.