SAF-T. Ai contabilitatea externalizată? Cum recomandă specialiștii să gestionezi declarația 406

„Obligația de pregătire și raportare SAF-T se aplică uniform tuturor entităților, indiferent de forma de organizare a activității financiar-contabile. Din perspectivă practică, având în vedere că raportarea SAF-T presupune furnizarea de informații contabile și fiscale, este recomandat ca aceste entități să colaboreze cu furnizorii de servicii de contabilitate pentru a identifica datele necesare raportării și varianta optimă de întocmire și transmitere a fișierelor SAF-T. (...) Contabilitatea poate rămâne externalizată, dar trebuie ca aceste companii să se asigure, împreună cu furnizorul de servicii de contabilitate, că au toate datele disponibile pentru efectuarea raportării SAF-T”, au explicat, la solicitarea avocatnet.ro, Maria Butcu, Director, și Ana-Maria Săbiescu, Senior Manager, ambele de la Deloitte România.

Ideea este susținută și de Anca Macovei, Director la PwC România, care ne-a spus că implementarea SAF-T se poate face în trei mari pași: identificarea elementelor solicitate prin fișier în sistemele proprii, alinierea datelor la cerințele SAF-T (prin raportare la nomenclatoarele Fiscului și limitările de format și structură a datelor) și verificarea datelor și pregătirea fișierului pe structura și formatul cerute de autorități.

„Procesul de implementare SAF-T nu este diferit în cazul în care contribuabilii au activitatea de contabilitate externalizată. Indiferent de modul în care contabilitatea este ținută (intern sau extern), pregătirea pentru noua raportare SAF-T presupune anumite etape pregătitoare menite să asigure faptul că societatea este gata să trimită un fișier SAF-T corect și complet. (...) Astfel, contribuabilii pot lucra împreună cu firma de contabilitate și consultantul fiscal pentru parcurgerea acestor pași, astfel încât să se asigure că datele ce sunt transmise către firma de contabilitate în vederea pregătirii fișierului SAF-T sunt suficiente, corecte și complete”, a precizat Anca Macovei.

În funcție de unde se găsesc datele necesare, există două variante pentru întocmirea și transmiterea declarației 406. Prima implică existența datelor fiscale necesare raportării SAF-T atât la firmă, cât și la furnizorul său extern de servicii contabile. În acest caz, cele două entități pot colabora pentru a întocmi și a transmite declarația 406.

„Întocmirea și transmiterea fișierului SAF-T, pentru companiile care și-au externalizat activitatea de contabilitate, pot fi gestionate atât de către companie, cât și de către furnizorul de servicii de contabilitate ori de către un alt terț furnizor. Alegerea variantei optime pentru fiecare companie depinde însă de sistemele în care se află datele-sursă necesare pentru raportarea SAF-T și de disponibilitatea unei echipe care să se dedice acestei raportări. 

Spre exemplu, atâta vreme cât datele sursă se regăsesc în mai multe sisteme informatice (și nu doar în sistemul ERP al furnizorului de servicii de contabilitate), este recomandat pentru companie să folosească o soluție software de raportare care să îi permită să integreze date din mai multe surse pentru realizarea fișierului SAF-T. Astfel de situații pot apărea atunci când furnizorul de servicii de contabilitate nu are acces spre exemplu la baza de date cu detaliile complete ale clienților și furnizorilor ori la detaliile cu privire la tipurile de stocuri comercializate de către o companie și alte detalii similare”, au spus specialistele Deloitte.

Chiar dacă datele necesare se află și la firmă, și la serviciul extern de contabilitate, există și posibilitatea de a lua măsurile necesare pentru a lăsa raportarea integral în sarcina terțului. „Ulterior etapei de implementare, întocmirea și transmiterea fișierului SAF-T va putea fi gestionată de un terț (firma de contabilitate sau firma de consultanță fiscală)”, a zis Anca Macovei.

Cealaltă variantă este cea în care datele fiscale necesare se regăsesc exclusiv la furnizorul extern de servicii contabile. Evident, într-o atare situație, soluția recomandată este de a externaliza activitatea de întocmire și transmitere a fișierului SAF-T.

„La polul opus, dacă în urma unei analize a disponibilității datelor necesare pentru raportarea SAF-T rezultă că acestea se află în integralitate în sistemul ERP al furnizorului de servicii de contabilitate, iar acest furnizor are disponibilă o soluție software pentru generarea fișierelor SAF-T, atunci întocmirea fișierului SAF-T poate fi externalizată către furnizorul de servicii de contabilitate. Dar nu există o soluție generalizată pentru toate companiile care și-au externalizat contabilitatea, ci este recomandat ca fiecare companie să își analizeze variantele disponibile și să o aleagă pe aceea care îi este potrivită”, ne-au spus Maria Butcu și Ana-Maria Săbiescu.

Așadar, dacă o societate și-a externalizat contabilitatea, aceasta nu trebuie să o reinternalizeze pentru a putea transmite fișierul SAF-T, ci trebuie să caute varianta cea mai bună pentru activitatea proprie.

„Din experiența proiectelor de implementare desfășurate de echipa Deloitte, au fost identificate o serie de aspecte care, odată implementate, ar aduce îmbunătățiri la nivelul proceselor interne ale unei companii ori a fluxurilor de efectuare a înregistrărilor contabile, cât și în scopul raportării corecte a datelor SAF-T. Spre exemplu, o procedură internă de achiziție de stocuri/mărfuri poate fi îmbunătățită solicitând furnizorilor să transmită în mod obligatoriu și codul NC de identificare unică a produselor conform nomenclatorului combinat disponibil la nivel european (codul NC fiind un element obligatoriu în schema SAF-T).

Mai mult decât atât, este important ca fiecare entitate să se asigure că datele înregistrate în contabilitate sunt corecte, complete și sunt reflectate în conformitate cu legislația statutară aplicabilă (de exemplu, în conformitate cu Ordinul Finanțelor 1.802/2014), astfel încât raportarea fiscală SAF-T să transpună tranzacțiile desfășurate în mod fidel și transparent. La polul opus, înregistrări contabile eronate sau lipsă pot atrage riscul unor interpretări greșite asupra tratamentului fiscal”, au adăugat specialistele Deloitte.

În fine, trebuie avut în vedere și faptul că pregătirea implementării SAF-T necesită o perioadă considerabilă, astfel că e nevoie să se ia măsuri din timp.

„Pregătirea pentru SAF-T este foarte importantă, întrucât toate informațiile contabile și fiscale vor trebui raportate lunar sau trimestrial, anual sau la cerere. Din experiența noastră în proiecte SAF-T locale, implementarea SAF-T nu este un proces simplu.

Identificarea de către contribuabili în sistemele proprii a elementelor obligatorii solicitate prin acest fișier și alinierea datelor la cerințele SAF-T, prin raportare la nomenclatoarele Fiscului și limitările de format și structură a datelor, este un proces care necesită timp, implicare din partea diverselor departamente din cadrul companiilor și o bună înțelegere a elementelor solicitate prin fișierul SAF-T. De aceea, recomandăm tuturor contribuabililor, indiferent de modul în care contabilitatea este ținută (intern sau extern), sa înceapă cât mai repede demersurile pentru pregătirea în vederea depunerii fișierului SAF-T”, a punctat directorul de la PwC.

Raportarea fișierului SAF-T va deveni obligatorie din 2022 pentru marii contribuabili, urmând să fie extinsă din 2023 la contribuabilii medii și din 2025 la contribuabilii mici. Transmiterea declarației 406 se va face, de principiu, lunar sau trimestrial.

Informații mai multe despre fișierul SAF-T pot fi găsite în secțiunea noastră dedicată.