SAF-T: Firmele mijlocii ar trebui să înceapă deja pregătirile pentru implementarea sistemului, pentru că acestea pot dura destul de mult

„Recomandăm tuturor contribuabililor (nu doar celor care sunt clasificați în categoria de mari contribuabili) să înceapă pregătirile, pentru a se asigura că se vor putea conforma noilor cerințe, să analizeze în detaliu sistemele informatice interne și să identifice cele mai bune și mai eficiente soluții de colectare a informațiilor necesare completării declarației informative 406”, avertiza Alin Negrescu, Partener la KPMG România, atunci când s-a stabilit calendarul pentru implementarea SAF-T în România.

Concret, prdin Ordinul Fiscului 1.783/2021, autoritățile au decis că firmele mijlocii sunt obligate să folosească declarația 406 începând cu data de 1 ianuarie 2023. Deși mai e aproape un an până atunci, experiența implementării SAF-T la firmele mari ar trebui să motiveze companiile medii să se pună în mișcare cu mult înainte de termen.

Astă-toamnă, într-o analiză remisă redacției noastre de către EY România, specialiștii explicau că procesul de analizare și identificare, la nivel de companie, a informațiilor cerute de Fisc prin declarația 406 durează în jur de trei luni (între zece și 14 săptămâni, mai precis). Însă asta în varianta optimistă în care nu există modificări și calibrări de făcut. În plus, la finalul analizei trebuie să se ia o decizie asupra soluției tehnice prin care se va face raportarea. Desigur, analiza se axa pe marii contribuabili, însă asta nu înseamnă că lucrurile vor fi simple pentru contribuabilii mijlocii.

De ce poate dura atât de mult o analiză internă? Pentru că firmele trebuie să identifice exact unde țin informațiile despre taxe, clienți, furnizori, stocuri, tranzacții, facturi și nu numai (și sub ce formă) și apoi să se gândească ce trebuie făcut pentru a putea extrage lunar sau trimestrial (sau la alte intervale) aceste informații pentru a completa și transmite declarația 406. În plus, lucrurile se pot complica destul de mult în eventualitatea în care contabilitatea este externalizată parțial sau total.

Vorbim de un volum uriaș de informații care vor trebui raportate Fiscului. Așa că implementarea SAF-T nu poate fi lăsată pe ultima sută de metri (chiar dacă inclusiv contribuabilii medii vor beneficia de perioade de grație la primele raportări). Nedepunerea la termenele-limită a fișierului standard de control fiscal se poate amenda cu o sumă cuprinsă între 1.000 și 5.000 de lei.

De unde ar trebui să înceapă pregătirile? De principiu, de la documentația tehnică aferentă sistemului SAF-T. Concret, toate informațiile necesare raportării fișierului de control fiscal se regăsesc pe o pagină specială de pe site-ul Fiscului. Acolo sunt formularul 406, documentația tehnică pentru SAF-T, precum și forma finală a ghidului pentru declarație. Pentru că este posibil ca Fiscul să actualizeze periodic fișierele respective, recomandabil este ca firmele să monitorizeze constant pagina indicată de pe www.anaf.ro.

Important! Fișierul SAF-T va trebui depus de firme de tip SA, SRL, SCA și nu numai, însă acesta nu va viza entități precum PFA-urile, avocații sau notarii. Raportarea fișierului SAF-T va da acces Fiscului la cele mai importante informații fiscale din activitatea unei companii, astfel că inspectorii vor putea să identifice cu ușurință domeniile și contribuabilii la care există probleme.