Interviu: Implementarea SAF-T la firmele străine care derulează activități în România - ce entități sunt vizate, cum se procedează și câteva recomandări

Calendarul implementării fișierului SAF-T (declarația 406) în România acoperă inclusiv contribuabilii nerezidenți înregistrați doar în scopuri de TVA în țara noastră, potrivit Ordinului ANAF 1.783/2021. Aceștia trebuie să înceapă depunerea declarației 406 în același timp cu contribuabilii mici rezidenți - de la începutul anului viitor.

Având în vedere acest aspect, am obținut de la specialiștii de la KPMG România câteva informații utile firmelor străine. Răspunsurile au fost oferite de Alin Negrescu, Tax Partner, și Dan Verescu, Tax Senior Manager.
 
1. Ce contribuabili nerezidenți sunt vizați, mai precis, de obligația raportărilor SAF-T?

KPMG: „Contribuabilii nerezidenți vizați de obligația raportării SAF-T sunt cei care sunt înregistrați în scopuri de TVA în România, fie direct, fie printr-un reprezentant fiscal, sau cei care au înregistrat un sediu fix în România. Practic, orice nerezident care are un cod de TVA în România va fi obligat să depună declarații SAF-T începând cu anul 2025.”

2. Cine va face efectiv implementarea fișierului SAF-T și apoi depunerea declarațiilor 406?

KPMG: „Implementarea raportării SAF-T și depunerea declarațiilor 406 poate fi realizată direct de către entitatea din străinătate, dar și prin intermediul oricărui împuternicit al acesteia din România. Desigur, contribuabilul nerezident poate apela și la asistența unui consultant fiscal și/sau IT din România, pentru a realiza implementarea raportării SAF-T în numele său.”

3. Ce diferențe majore există între schema SAF-T pentru rezidenți și cea pentru nerezidenți?

KPMG: „Volumul de informații incluse în declarație este ceea ce face diferența între schema SAF-T pentru rezidenți și cea pentru nerezidenți. Cu alte cuvinte, pentru rezidenți, raportările sunt mai detaliate, cuprinzând o multitudine de informații contabile și fiscale. În vreme ce, pentru nerezidenți, focusul este pe raportarea din perspectiva TVA a tranzacțiilor, raportarea vizând în principal facturile emise și primite.”

4. Cât de greu este pentru un nerezident să implementeze raportările SAF-T pentru activitățile sale din România?

KPMG: „Gradul de dificultate al implementării raportării SAF-T pentru nerezidenți depinde de complexitatea activităților desfășurate în România și de disponibilitatea informațiilor necesare în sistemele sale informatice. În orice caz, expertiza pe care o aduce un consultant fiscal și/sau IT local poate înlesni în mod semnificativ procesul de conformare la cerințele SAF-T. Cu toate acestea, tindem să credem că pregătirea timpurie a acestui proces de implementare este cheia succesului, ținând cont de volumul de date și de complexitate, dar mai ales pentru că majoritatea reprezentanților acestor nerezidenți nu au trecut printr-un proces similar de implementare, declarația SAF-T nefiind încă implementată în prea multe state membre.”

5. Ce recomandări aveți pentru nerezidenții care trebuie să înceapă raportările SAF-T în ianuarie 2025?

KPMG: „Așa cum am menționat, am recomanda demararea cât mai curând a pregătirilor, având în vedere că termenul pentru intrarea în vigoare a raportării SAF-T pentru nerezidenți în România se apropie rapid și că procesul de implementare implică mai multe resurse din cadrul companiilor. De asemenea, recomandăm societăților nerezidente să nu se bazeze în totalitate pe perioada de grație (în total, șase luni, începând cu data de 1 ianuarie 2025) pentru efectuarea pregătirilor necesare, având în vedere faptul că, până la finalul perioadei de grație, vor trebui depuse toate declarațiile SAF-T aferente primelor șase luni / două trimestre.

O altă recomandare ar fi aceea ca societățile să își aleagă partenerul potrivit în această implementare, care să îmbine perfect atât partea tehnică («tool»-ul folosit), cât și cea legislativă, expertiza în materie de TVA fiind o arie foarte importantă în acest context. Scopul unei asemenea implementări nu este doar să trecem de validarea DUK cu succes, așa cum auzim în nenumărate rânduri, ci să ne asigurăm că aspectele tehnice și cele legislative sunt corect îmbinate, astfel încât să generăm o declarație SAF-T corectă și completă.”

6. Există și alte aspecte importante ce ar trebui avute în vedere de nerezidenți?

KPMG: „Amenzile prevăzute de legislația în materie de SAF-T, dar și celelalte implicații ale unei neconformări/conformări parțiale (precum posibile verificări documentare / inspecții fiscale) ar trebui să fie luate în considerare de către contribuabilii nerezidenți. De asemenea, recomandăm nerezidenților să urmărească schimbările legislative sau tehnice care pot apărea până la data intrării în vigoare a raportării SAF-T, bazându-ne pe experiența avută cu implementarea raportării SAF-T pentru rezidenți, când au existat numeroase schimbări, atât de conținut, cât și tehnice.

În plus, după cum am menționat mai devreme, și perioada totală de grație de șase luni, de la 1 ianuarie 2025, ar trebui avută în vedere de contribuabili, deși, în opinia noastră, pregătirile necesare ar trebui începute cu mult înainte ca această perioadă de grație să înceapă. Și experiența ne arată că nerezidenții deja fac primii pași în acest sens.”