SAF-T: Firmele mici ar trebui să înceapă pregătirile măcar cu șase luni în avans, dacă nu chiar cu un an. Principalele etape de bifat

Obligația de depunere a fișierului SAF-T intervine începând din 1 ianuarie 2025 pentru contribuabilii mici, conform Ordinului Fiscului 1.783/2021. Chiar dacă în primele șase luni din acel an se va aplica o perioadă de grație, în care nu se vor da amenzi pentru ratarea termenelor lunare sau trimestriale de transmitere a declarației 406, companiile n-ar trebui să lase pregătirile pe ultima sută de metri.

„Implementarea SAF-T se poate dovedi a fi un proiect anevoios chiar și la nivelul contribuabililor mici, având în vedere nivelul de granularitate al informațiilor ce trebuie raportate, precum și faptul că datele trebuie prezentate prin respectarea schemei SAF-T și a codificărilor specifice SAF-T. În funcție de specificul activității desfășurate, numărul de sisteme utilizate/situații ținute în afara sistemului, numărul de tipuri de tranzacții realizate, contribuabilii mici ar trebui să înceapă proiectul de implementare a SAF-T cu 6-12 luni înainte de data de referință pentru SAF-T”, a atenționat, la solicitarea avocatnet.ro, Anca Macovei, Director, Tax Technology, PwC România.

Concret, din moment ce data de referință pentru micile firme este 1 ianuarie 2025, asta înseamnă că implementarea raportării SAF-T ar trebui să înceapă măcar la jumătatea anului 2024, dacă nu chiar la începutul anului 2024. În acest sens, ar putea fi foarte utilă o analiză preliminară până la finalul anului curent, pentru a vedea, în mod realist, de cât timp ar fi nevoie pentru implementare.

„Începerea din timp a proiectului de implementare a SAF-T poate fi benefică, întrucât lasă timp pentru identificarea excepțiilor de înregistrare în sisteme/situații, corectarea/actualizarea eventualelor informații lipsă și standardizarea procesului de raportare”, a explicat Anca Macovei.

Potrivit specialistei, contribuabilii mici ar trebui să parcurgă anumite etape pregătitoare prin care să asigure acuratețea și integritatea fișierelor SAF-T pe care le vor transmite, cum ar fi:

• identificarea în sisteme/situații ținute în afara sistemului a elementelor SAF-T obligatorii. Contribuabilii trebuie să se asigure că datele solicitate prin SAF-T sunt disponibile, iar, în caz contrar, să le obțină/actualizeze în sisteme/situații;
• identificarea codurilor sau cheilor necesare efectuării transformărilor prin raportare la codificările specifice SAF-T;
• pregătirea datelor pe formatul SAF-T, având în vedere atât schema SAF-T, cât și limitările semantice și sintactice impuse de SAF-T și generarea declarației în format .XML;
• realizarea unor verificări minime menite să asigure acuratețea datelor incluse în declarația SAF-T, precum reconcilierea cu celelalte declarații periodice depuse de contribuabil și parcurgerea (cel puțin a) testelor de consistență indicate de Fisc.

Conform calendarului oficial pentru implementarea SAF-T, depunerea declarației 406 a devenit obligatorie pentru majoritatea contribuabililor mari în 2022, iar pentru contribuabilii mijlocii - în 2023. Ultima etapă a calendarului este setată pentru 1 ianuarie 2025, atunci când vine rândul micilor contribuabili (amintim că PFA-urile și întreprinderile individuale ori familiale sunt scutite de obligație).

Fișierul SAF-T se transmite, de principiu, lunar sau trimestrial. Perioada de raportare este stabilită în funcție de perioada fiscală folosită de contribuabili la TVA - cei care au perioada la TVA luna transmit D406 lunar, iar cei care au perioada la TVA trimestrul, semestrul sau anul, inclusiv neplătitorii de TVA, transmit D406 trimestrial.

Pentru secțiunea de active, fișierul SAF-T se depune până la termenul stabilit pentru transmiterea situațiilor financiare aferente exercițiului financiar al contribuabilului. Iar pentru secțiunea de stocuri, fișierul SAF-T se depune numai la cererea Fiscului - în minimum 30 de zile calendaristice.

Citește și: Șase aspecte importante la care firmele trebuie să fie atente în implementarea raportării SAF-T.