SAF-T: Șase aspecte importante la care firmele mijlocii trebuie să fie atente în implementarea raportării

„Implementarea SAF-T în România, începând cu anul 2022 pentru marii contribuabili, reprezintă, practic, primul pas major către digitalizarea relației dintre contribuabili și autoritatea fiscală, având în vedere complexitatea procesului și costurile semnificative pe care le implică. Din acest considerent, procesul a fost și continuă să fie provocator atât pentru contribuabili, cât și pentru administrația fiscală”, a precizat, pentru avocatnet.ro, Raluca Bâldea, Partener, Servicii Fiscale, Deloitte România.

Mai precis, obligația de a transmite fișierul SAF-T de la 1 ianuarie 2023 intervine, mai întâi, pentru cei încadrați în categoria contribuabililor mijlocii la 31 decembrie 2021. Totodată, obligația intervine și pentru cei care la 31 decembrie 2021 erau încadrați în categoria marilor contribuabili, iar începând cu 1 ianuarie 2022 sunt încadrați în categoria contribuabililor mijlocii. Încadrarea pe lista actualizată a contribuabililor mijlocii se poate verifica pe site-ul www.anaf.ro.

Bazându-se pe cele aflate în contextul implementării SAF-T la marii contribuabili, Raluca Bâldea spune că firmele medii ar trebui să privească și dincolo de adaptarea sistemelor IT și de deficitul de personal pentru raportarea ce se face prin declarația 406: „Complexitatea implementării SAF-T, însă, nu este cauzată doar de adaptarea sistemelor IT sau de deficitul de personal necesar pentru partea de raportare, ci și de dificultățile care țin de partea operațională și de datele existente la nivelul societăților.”

Astfel, specialista ne-a descris șase dintre provocările operaționale de care s-au lovit firmele mari până acum și la care ar trebui să fie atente inclusiv firmele mijlocii:

 1.  Informațiile din documentele-suport nu sunt întotdeauna corelate cu regulile de validare implementate. De exemplu, în sesiunile de informare, autoritățile au menționat că, în cazul în care se utilizează doar unități de măsură conform standardelor ISO, subsecțiunea privind unitățile de măsură nu trebuie raportată, însă necompletarea secțiunii generează o eroare de validare în momentul depunerii.

 2.  Corelarea informațiilor din diversele module ale ERP-ului. De exemplu, utilizarea numărului facturii în rapoartele emise de modulul financiar, în timp ce în rapoartele emise de modulul de vânzări este utilizat numărul comenzii sau alt număr generat pentru livrare, face dificilă raportarea, având în vedere că în subsecțiunea privind facturile emise trebuie preluate, din modulul financiar, date privind contul contabil și codul de taxă (TVA, impozit cu reținere la sursă), iar din modulul de vânzări cantitatea și prețul unitar al produselor vândute. 

 3.  Încercarea de automatizare a unor procese care anterior funcționau bine și manual. Spre exemplu, utilizarea codurilor de taxă pentru impozitul cu reținere la sursă, care sunt obligatorii în cadrul raportării SAF-T, este dificil de automatizat. În practică, în peste 95% din cazuri, analiza tranzacțiilor care intră în scopul aplicării impozitului cu reținere la sursă este efectuată manual, în fișiere Excel.

 4.  Reguli noi pentru identificarea clientului. Pentru partenerii români, raportarea SAF-T presupune diferențierea între persoane fizice și persoane juridice, aspect care era irelevant din orice perspectivă până în acest moment.

 5.  Introducerea de noi coduri de taxă. Pentru raportarea SAF-T, se solicită alocarea unor coduri de taxă pentru note contabile care anterior se înregistrau în sistemele companiilor fără alocarea unui cod de taxă sau cu alocarea unui cod tehnic, posibil de utilizat pentru orice altă înregistrare contabilă în afara sferei de aplicare a TVA.

 6.  Modul de colectare și corelare a informațiilor între diverse secțiuni/subsecțiuni SAF-T, cum ar fi între secțiunea GL entries și Source documents (de exemplu, în privința sumelor aferente taxei - TVA și impozit cu reținere la sursă) sau între GL accounts și Customers/Suppliers (de exemplu, în privința soldurilor inițiale și finale raportate), dar și între fișierul SAF-T și celelalte obligații de evidență/raportare (jurnalele de cumpărări/vânzări, decontul de TVA etc.).

Practic, marele avantaj al contribuabililor mijlocii este că pot să treacă (ceva) mai ușor prin implementarea raportării SAF-T bazându-se din start pe experiența din 2022 a marilor firme.

„Contribuabilii care urmează să implementeze acest sistem de raportare de la 1 ianuarie 2023 pot, așadar, să învețe din experiența celor care au intrat deja în sistem, astfel încât să poată parcurge mai ușor întregul proces. Odată finalizată etapa de analizare a corectitudinii datelor din sistemele contabile, automatizarea raportării se poate realiza prin intermediul mai multor tipuri de soluții de automatizare. De exemplu, cele de tip ADD-ON, în cazul celor care utilizează SAP ca sistem contabil, fie sub forma unei soluții ce utilizează fișierele-sursă din contabilitate, în cazul celor care utilizează orice alt sistem de contabilitate”, a explicat partenerul de la Deloitte.

Implementarea raportării SAF-T, care constă într-un set de raportări periodice într-un format predefinit, pe baza informațiilor din evidențele contribuabililor, va fi avantajoasă inclusiv pentru companii, însă mai degrabă pe termen lung.

„Beneficiile implementării acestui sistem de raportare, estimate inclusiv pe baza experienței din țările vecine, cum ar fi Polonia sau Ungaria, vor fi constatate atât de contribuabili, cât și de autorități, în timp. Pentru stat, acestea constau în încasări mai mari la buget, inspecții fiscale mai puțin costisitoare în materie de resurse umane și materiale alocate în acest scop, modernizarea Fiscului (dat fiind că prin Planul Național de Redresare și Reziliență sunt alocate și fonduri nerambursabile în acest scop - peste 350 de milioane de euro). Pentru contribuabili, beneficiile vor consta în simplificarea inspecțiilor fiscale (multe dintre acestea vor putea fi derulate la distanță), o abordare mai uniformă din partea inspectorilor fiscali, limitarea erorilor umane în gestionarea datelor, proceduri de raportare standardizate și transparente”, a conchis Raluca Bâldea.

Marii contribuabili sunt obligați din 2022 să implementeze fișierul SAF-T (de la 1 ianuarie, respectiv 1 iulie), în timp ce obligația intervine din 2023 pentru contribuabilii mijlocii și din 2025 pentru contribuabilii mici. Toate categoriile de contribuabili beneficiază de o perioadă de grație de șase luni.

Notă: Informații mai multe despre implementarea SAF-T în România puteți afla din secțiunea noastră specială.