Declarația 406: Dificultăți la care se pot aștepta micile firme la implementarea raportării SAF-T

În prezent, fișierul SAF-T se transmite, prin formularul 406, de către contribuabilii mari și mijlocii, așa cum reiese din Ordinul Fiscului 1.783/2021. Însă contribuabilii mici trebuie să înceapă și ei, în curând, transmiterea raportărilor.

În acest context, la o întâlnire recentă a Tax Group, Valentin Alangiu, Accounting & Tax Partner la Nowium, a detaliat câteva dintre dificultățile de care se pot lovi firmele la implementarea raportării SAF-T:

1. „De luat în calcul că avem foarte multe elemente raportabile - din schema SAF-T, peste 200 sunt obligatorii, iar unele sunt opționale. Trebuie menționat că, atunci când avem o structură opțională de date, dacă alegem să raportăm un element opțional, atunci toată structura de sub acel element devine obligatorie.”

2. „Corelarea informațiilor, mai ales la societățile ce folosesc sisteme multiple de gestiune a diverselor categorii de informații financiar-contabile. Corelarea soldurilor conturilor raportate în subsecțiunea conturi contabile cu secțiunea înregistrări contabile. Registrul jurnal, totalul rulajelor dintr-o perioadă de raportare, corelat cu soldul inițial, trebuie să se alinieze cu soldul final. (...) Corelarea soldurilor clienților și furnizorilor cu soldurile conturilor contabile. (...) Corelarea TVA din Registrul jurnal cu TVA colectată/dedusă din secțiunile de facturi de achiziție sau de vânzare. Corelarea cu alte declarații fiscale. (...) Și, de asemenea, corelarea cu facturarea electronică. Devine stringentă, din ce în ce mai mult, nevoia unui sistem integrat, care să conțină toată informațiile (și acestea să poată fi raportate într-un mod unitar). (...)

Trebuie să vă asigurați că planul contabil este corelat cu cel cerut de raportarea SAF-T. Totodată, trebuie spus că conturile din raportarea SAF-T nu pot conține caractere speciale și nici alfanumerice - deci, doar numerice (întregul simbol al contului trebuie să fie numeric, nu poate să fie 628DED sau 628NEDED - nu se admite așa ceva). Asta conduce, evident, la un plan de adaptare a informațiilor pentru raportarea SAF-T. Adaptare care diferă în funcție de sistemul folosit, de modul în care sistemul transpune aceste conturi în raportarea SAF-T. Dacă am un sistem extern, eventual o mapare externă a acestora sau alte soluții practice, de la caz la caz.”

3. „Dificultăți date de utilizarea unor conturi tehnice, de clearing, de legătură cu subregistre sau conturi contabile care nu respectă rădăcina de trei/patru cifre prevăzute de planul de conturi. Am văzut asemenea conturi - 599, 499 și alte conturi care sunt doar conturi de tranzit, care, în esență, n-au relevanță (ele ar trebui să aibă sold zero la sfârșit de perioadă, dar nu le putem raporta ca atare în raportarea SAF-T; deci, trebuie găsite soluții de la caz la caz).”

4. „Societăți care au mai multe coduri de TVA în mai multe state membre ale UE, societăți cu sucursale în alte state.”

5. „Folosirea codificării impozitelor cu reținere la sursă la nivelul plăților și înregistrărilor contabile. Acolo este o dificultate pentru că trebuie să știu categoria de impozit pe care o aloc la momentul la care fac plata.”

6. „Codificarea înregistrării din perspectiva TVA în cazul ajustărilor de TVA, al livrărilor către sine, al corecțiilor. Și acolo sunt codificări specifice ce trebuie avute în vedere.”

7. „Corelarea informațiilor între modulele sistemului ERP. Trebuie să avem grijă ca toate aceste module să folosească, de fapt, aceleași informații. Aici era un exemplu în care utilizăm numărul de factură în rapoartele emise de modulul financiar, în timp ce în rapoartele emise de modulul de vânzări se utilizează numărul comenzii sau alt număr generat pentru livrare, ce face dificilă raportarea, având în vedere că, în subsecțiunea privind facturile emise, trebuie preluate din modulul financiar datele cu privire la cont și la taxă, iar din modulul de vânzări trebuie preluate cantitatea și prețul unitar al produselor vândute. Iată lucruri care aduc dificultăți tehnice pentru găsirea corelării între toate aceste informații.”

8. „De asemenea, parteneri cu mai multe coduri de TVA, necesitatea de a ține cont de codul de TVA al partenerului nu numai la secțiunea de facturi, dar și în alte secțiuni (cum ar fi în GL sau plăți). Și aici este o problemă. De asemenea, și în GL îmi apare codul de identificare al partenerului, care este același cu cel din secțiunea de vânzări sau de facturi de achiziții. Sau la plăți, la fel.”

9. „Necorelări între informații prezentate în documente-suport de către Fisc și regulile de validare. Apropo, aici, de unitățile de măsură care trebuie să fie conform standardelor ISO și care generează erori. De asmenea, simbolurile de țară trebuie să fie conform standardelor ISO de codificare. Monedele, la fel, sunt codificate.”

10. „Reguli noi pentru identificarea clientului. Pentru partenerii români, raportarea SAF-T presupune diferențierea între persoane fizice și juridice, fapt pe care nu-l aveam anterior, ca regulă, în sistemele pe care le folosim.”

11. „Dificultăți la aplicarea codului de taxă în cazul impozitului reținut la sursă, situație care, în general, nu a fost necesară și nu era folosită de majoritatea contribuabililor. Este, poate, partea cea mai dificilă la zona de taxe - de a codifica partea aceasta de impozit reținut la sursă la momentul plății.”

12. „Pentru TVA este, de asemenea, o parte vastă ce trebuie avută în vedere, pentru că trebuie analizate toate tranzacțiile pe care entitatea le face în mod curent sau pe care estimează că le va face sau ar putea să le facă - nu neapărat în mod curent, ci ocazional. Și să aibă posibilitatea de a identifica și de a găsi codul de TVA aferent fiecărei tipologii de tranzacții. Deci, la nivelul la care se introduce documentul primar -- la nivel de factură de achiziție, spre exemplu --, să știm exact care este tipologia din perspectiva TVA și să i se atribuie codul respectiv.”

Context: Fișierul SAF-T se transmite, de principiu, lunar sau trimestrial. Perioada de raportare este stabilită în funcție de perioada fiscală folosită de contribuabili la TVA - cei care au perioada la TVA luna transmit D406 lunar, iar cei care au perioada la TVA trimestrul, semestrul sau anul, inclusiv neplătitorii de TVA, transmit D406 trimestrial. Perioada de grație pentru micii contribuabili acoperă raportările (lunare/trimestriale) aferente perioadei ianuarie - iunie, însă acestea tot trebuie depuse până la urmă, pentru că termenul-limită final pentru ele este 31 iulie 2025.