SAF-T și nerezidenții: Ce conține structura fișierului pentru firmele străine. Aceasta este mai simplă decât pentru rezidenți

„Haideți să vedem care sunt acele secțiuni care trebuie raportate de către companiile nerezidente - acele companii care sunt înregistrate în scopuri de TVA în România. Acestea beneficiază de o structură simplificată. (...) Atunci când vorbim despre nerezidenți, având în vedere că n-au o contabilitate în România, aceștia nu vor raporta secțiunea de «general ledger entries» (registrul jurnal). Mai mult decât atât, din același considerent, aceștia nu vor raporta nici secțiunile «general ledger accounts» (balanța lunară), nici secțiunile de «customers» și de «suppliers» (balanța de clienți și de furnizori).

Prin urmare, cu ce rămânem? Care sunt, efectiv, secțiunile care trebuie raportate de către nerezidenți? Avem secțiunea «header», care este una generală, care vorbește despre fișierul SAF-T pe care-l raportăm. Avem tabela de taxe din secțiunea «master files». Mai mult decât atât, trebuie să raportăm unitățile de măsură și catalogul de produse. Și, nu în ultimul rând, la documentele-sursă trebuie să raportăm facturile emise și facturile primite la nivel de linie”, a explicat, la un webinar recent organizat de PwC România, Anca Macovei, Director.

Practic, specialista a detaliat că versiunea simplificată a schemei SAF-T implică faptul că anumite secțiuni ale declarației 406 nu trebuie transmise la autorități. Cu alte cuvinte, nu vorbim de eliminarea anumitor câmpuri din secțiunile declarației.

„Și, din această perspectivă, sunt două aspecte care, credem noi, trebuie evidențiate. În primul rând, când vorbim despre simplificarea structurii SAF-T, nu vorbim despre o eliminare a unor câmpuri, ci despre neraportarea anumitor secțiuni. Asta înseamnă că, dacă trebuie să raportăm aceste secțiuni, ele vor fi raportate așa cum sunt ele și așa cum sunt raportate și de către ceilalți contribuabili. Ceea ce ne duce la următorul punct - aceste fișiere SAF-T care vor fi depuse de nerezidenți trebuie să respecte aceleași restricții din punct de vedere semantic și sintactic.

Aici ne referim, în special, la contul contabil - în secțiunea de facturi trebuie să raportăm contul contabil aferent acelor facturi (și nu vorbim despre raportarea facturilor așa cum le avem noi în jurnalele de cumpărări și vânzări, ele trebuie raportate la nivel de linie; prin urmare, trebuie să vedem cum mapăm la conturile contabile românești astfel încât să avem un fișier SAF-T valid). Mai mult decât atât, codurile de taxă - trebuie să le raportăm atât în «master files», cât și ca parte din secțiunea de «tax information» din «sales invoices» și «purchase invoices» (și acestora trebuie să le acordăm o atenție deosebită, să le mapăm potrivit standardului SAF-T). Și, nu în ultimul rând, codificarea pentru parteneri (clienții și furnizorii noștri). Toate aceste restricții trebuie respectate”, a completat directorul de la PwC.

În fine, grupurile de companii trebuie să analizeze, în această perioadă, dacă există entități în cadrul lor pentru care trebuie să se înceapă raportările SAF-T în România de la 1 ianuarie 2025. Totodată, trebuie stabilit exact cine se va ocupa de transmiterea declarației 406. „În primul rând, credem noi că trebuie să analizăm, în cadrul grupului, dacă avem și care sunt companiile care vor avea obligația să raporteze fișierul SAF-T din 2025. Și, bineînțeles, trebuie să vedem cine se va ocupa de această raportare pentru nerezidenți. Se va internaliza? Se va ocupa compania din România? Se va externaliza? Opțiunile trebuie analizate”, a concluzionat Anca Macovei.

Calendarul implementării fișierului SAF-T (declarația 406) în România acoperă inclusiv contribuabilii nerezidenți înregistrați doar în scopuri de TVA în țara noastră. Potrivit Ordinului Fiscului 1.783/2021, obligația intervine pentru aceste entități de la 1 ianuarie 2025, concomitent cu micii contribuabili. Autoritățile detaliază că, în cazul societăților nerezidente care au în România un cod de înregistrare în scopuri de TVA, este vorba despre contribuabilii înregistrați prin înregistrare directă, contribuabilii înregistrați printr-un reprezentant fiscal și sediile fixe ale contribuabililor străini.

Fișierul SAF-T se transmite, de principiu, lunar sau trimestrial. Perioada de raportare este stabilită în funcție de perioada fiscală folosită de contribuabili la TVA - cei care au perioada la TVA luna transmit D406 lunar, iar cei care au perioada la TVA trimestrul, semestrul sau anul, inclusiv neplătitorii de TVA, transmit D406 trimestrial.

Citește și: Interviu / Implementarea SAF-T la firmele străine care derulează activități în România - ce entități sunt vizate, cum se procedează și câteva recomandări.