Dacă s-a optat pentru utilizarea semnăturii electronice în raportul de muncă, dosarul personal al angajatului trebuie să fie tot în format electronic

„Părţile pot opta să utilizeze la încheierea, modificarea, suspendarea sau, după caz, la încetarea contractului individual de muncă semnătura electronică avansată sau semnătura electronică calificată”, prevede Codul muncii în mod expres încă din 2021. „Angajatorul poate opta pentru utilizarea semnăturii electronice, semnăturii electronice avansate sau semnăturii electronice calificate ori a sigiliului electronic al angajatorului, pentru întocmirea tuturor înscrisurilor/documentelor din domeniul relaţiilor de muncă rezultate la încheierea contractului individual de muncă, pe parcursul executării acestuia sau la încetarea contractului individual de muncă, în condiţiile stabilite prin regulamentul intern şi/sau contractul colectiv de muncă aplicabil, potrivit legii.”

Atâta vreme cât ambele părți semnează electronic, toate aceste documente ce trebuie realizate în contextul unei relații de muncă se pot întocmi în format electronic - nu se poate însă ca doar angajatorul să semneze electronic un document, iar cealaltă parte să semneze olograf pe documentul imprimat, pentru că deja nu mai vorbim de un document semnat așa cum trebuie. Dacă angajatorul nu-i pune la dispoziție salariatului semnătură electronică, el neavând una, actele nu se pot semna electronic. Cu alte cuvinte, cuvântul-cheie este „pot”. 

Cert e că dacă contractul a fost încheiat cu semnătură electronică, atunci părțile trebuie „să o țină tot așa” până la finele relației de muncă: „La încheierea, modificarea, suspendarea sau, după caz, la încetarea contractului individual de muncă, părţile trebuie să utilizeze acelaşi tip de semnătură, respectiv semnătura olografă sau semnătura electronică, în condiţiile prezentei legi”, mai prevede Codul muncii.

În normele ce stabilesc regulile de funcționare a noului Reges (HG nr. 295/2025) se prevede că în situaţia în care părţile au optat să utilizeze la încheierea, modificarea, suspendarea sau, după caz, la încetarea contractului individual de muncă semnătura electronică avansată/ calificată, angajatorii au obligaţia de a întocmi un dosar de personal în format electronic, cu respectarea prevederilor legale privind arhivarea documentelor în formă electronică, care va fi pus la dispoziţia inspectorilor de muncă, la solicitarea acestora.

Cu alte cuvinte, nu se poate discuta despre ținerea unui dosar personal în format fizic sau să existe o serie de documente întocmite în format electronic și semnate electronic, în timp ce altele să fie întocmite pe hârtie și semnate olograf.

„Organele de control competente au obligaţia de a accepta, pentru verificare şi control, contractele individuale de muncă şi actele adiţionale, precum şi înscrisurile/documentele din domeniul relaţiilor de muncă/securităţii şi sănătăţii în muncă încheiate în format electronic, cu semnătura electronică, potrivit legii, fără a le solicita şi în format letric. La solicitarea acestora, documentele încheiate cu semnătura electronică pot fi transmise în format electronic şi anterior efectuării controlului”, prevedea Codul muncii încă din 2021, când a primit toate completările în materia utilizării semnăturii electronice în raporturile de muncă.

Dosarul personal al salariatului cuprinde cel puţin următoarele documente:

• actele necesare angajării,
• contractul individual de muncă, actele adiţionale şi celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea şi încetarea contractului individual de muncă,
• acte de studii/certificate de calificare, precum şi
• orice alte documente care certifică legalitatea şi corectitudinea completării în Registru, potrivit HG 295/2025.