Facturile electronice intra in vigoare din 1 ianuarie 2014. Ce trebuie sa stie firmele pentru le putea utiliza

De la inceputul anului viitor firmele vor putea sa isi inregistreze toate operatiunile comerciale prin mijloace electronice, astfel ca vor putea trimite online partenerilor de afaceri facturi emise in acest format, se precizeaza in Legea nr. 148/2012 privind inregistrarea operatiunilor comerciale prin mijloace electronice, publicata in Monitorul Oficial, Partea I, nr. 509 din 24 iulie 2012.

Actul normativ a adus completari importante fata de prevederile existente in Codul Fiscal, stabilind ce caracteristici trebuie sa indeplineasca persoanele impozabile pentru a emite facturi in format electronic, dar si cum trebuie transmise aceste documente beneficiarilor.

Specialistii contactati de AvocatNet.ro sustin ca facturile eletronice trebuie trimise si primite in format electronic si mai ales este necesar ca destinatarul sa accepte sa primeasca documentele in format electronic.

De asemenea, din cauza nivelului ridicat al cunostintelor tehnice pe care le presupune intregul sistem al facturilor in format electronic, este de preferat ca sistemul sa fie externalizat unui furnizor de servicii de emitere si transmitere a documentelor in format electronic.

Ce este factura in forma electronica?

Potrivit Legii nr. 148/2012, factura in forma electronica este documentul ce caracterizeaza in mod unic si neechivoc schimbul sau vanzarea de bunuri ori servicii, semnat cu semnatura electronica si purtand marca temporala, care contine datele cuprinse in formularul facturii si care este emis si gestionat utilizand sisteme informatice.

Mai exact, factura electonica este un document gestionat in format electronic (adica fisierul electronic are una din extensiile: .docx,.pdf,.xlsx, .xml sau altele) care contine datele obligatorii ale unei facturi, a declarat pentru AvocatNet.ro avocatul George Trantea de la casa de avocatura Niculeasa.

Puteti citi pe larg AICI despre informatiile obligatorii pe care trebuie sa le contina o factura.

Avocatul a adaugat ca elementele definitorii are facturii electronice sunt:

• trimiterea si primirea ei in format electronic,
• acceptarea primirii facturii in format electonic de catre destinatar. Acceptul clientului de a utiliza factura electronica reprezinta confirmarea acestuia ca detine mijloacele tehnice necesare primirii facturii electronice, precum si ca are capacitatea de a asigura autenticitatea originii, integritatea continutului si lizibilitatea facturii.

De aceeasi parere este si Mihaela Hampu, tax manager in cadrul Mazars, care a precizat pentru AvocatNet.ro ca o factura este considerata electronica, daca este emisa si primita in format electronic. Totodata, factura electronica trebuie sa contina elementele obligatorii prevazute de Codul Fiscal.

Atentie! Atat emitentul, cat si destinatarul trebuie sa poata demonstra ca factura a fost emisa de emitent sau in numele si in contul sau si sa se asigure ca are implementate sisteme de securitate informatica rezonabile care sa asigure autenticitatea originii facturii, a punctat George Trantea.

Emiterea facturilor in forma electronica

Persoana fizica sau juridica ce emite facturi, denumita in continuare emitent, poate sa opteze pentru emiterea facturilor in forma electronica, cu conditia garantarii autenticitatii, originii si integritatii continutului, se arata in Legea nr. 148/2012.

Actul normativ stabileste ca firmele pot alege sa emita facturi fie in forma electronica, fie pe suport hartie.

Daca firma care emite factura intentioneaza sa schimbe modalitatea de emitere a acesteia, trebuie sa notifice in acest sens Ministerul Finantelor, se mai precizeaza in actul normativ.

Firmele care emit facturi in forma electronica raspund pentru legalitatea, autenticitatea, originea si integritatea continutului si de asemenea, trebuie sa indeplineasca urmatoarele conditii:

• sa dispuna de mijloace tehnice si umane corespunzatoare pentru garantarea securitatii, fiabilitatii si continuitatii serviciilor de prelucrare a datelor in forma electronica;
• sa foloseasca personal cu cunostinte de specialitate in domeniul tehnologiei semnaturii electronice si cu o practica suficienta in ceea ce priveste procedurile de securitate corespunzatoare;
• sa fie in masura sa gestioneze si sa arhiveze toate informatiile privind fiecare factura in forma electronica emisa, pe perioada de timp stabilita prin normele legale in vigoare;
• sa utilizeze sisteme de arhivare electronica in conformitate cu prevederile Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica. Pe durata arhivarii, persoanele care au responsabilitatea arhivarii vor lua masuri ca orice factura in forma electronica sa poata fi accesata numai de catre emitent, beneficiar sau organele abilitate prin lege.

"Pratic, avand in vedere nivelul de cunostinte tehnice necesare implementarii intregului sistem, este preferabila externalizarea acestuia catre funizorii de astfel de servicii", a precizat George Trantea de la casa de avocatura Niculeasa.

Acesta a subliniat faptul ca daca o firma alege sa emita facturi electronice, acest lucru va trebui acceptat de catre destinatar.

Exista doua moduri in care o factura devine factura electronica: prin emitere directa ca factura electronica si prin scanarea unei facturi emise pe format hartie, a adaugat sursa citata.

Potrivit avocatului, emiterea directa a facturii electronice se face in conformitate cu Legea nr. 148/2012, astfel ca o factura electronica este un document care:

• este emis de un sistem informatic (un program de calculator: tip Word, Excel, Adode sau un program customizat al comerciantului);
• este semnat electronic conform Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica;
• este marcat temporal conform Legii nr. 451/2004 privind marca temporala (cuprinde o certificare a datei si orei la care a fost emisa);
• contine datele obligatorii precizate de art 155 alin. 19 din Codul Fiscal;
• este gestionata, transmisa si primita tot in format electronic prin intermediul sistemelor informatice.

Conform Codului Fiscal, tot o factura electronica este si cea emisa in format hartie si scanata, transmisa ulterior in mod electronic.

"Prevederile Codului Fiscal se completeaza cu cele ale Legii nr. 148/2012 care stabilesc modul exact in care se poate realiza conversia. Art. 13 din Legea nr. 148/2012 prevede ca factura in forma electronica rezultata dobandeste calitatea de document justificativ numai dupa inscrierea precizarii: <<prezenta factura este conforma cu originalul emis initial pe suport hartie avand seria ... nr. ... din data de ..., emisa de ...>> si atasarea semnaturii electronice a furnizorului de servicii de emitere a facturilor in forma electronica, precum si a marcii temporale certificand momentul conversiei, atat in cazul facturilor individuale, cat si in cazul in care conversia se face pentru un pachet sau lot de facturi", a explicat George Trantea.

De asemenea si Mihaela Hampu, tax manager in cadrul Mazars, a punctat acelasi lucru si anume ca facturile create pe suport hartie care sunt scanate, trimise si primite in format electronic sunt considerate facturi electronice.

Transmiterea facturilor in forma electronica

Transmiterea facturilor emise in forma electronica se face fie prin mijloace electronice, fie pe suport hartie, se precizeaza in Legea nr. 148/2012. In plus, transmiterea unei facturi in forma electronica se poate realiza individual, in pachete sau in loturi.

"Facturile electronice se transmit in format electronic, astfel incat sa se pastreze elementele definitorii. Daca o factura electronica este imprimata si transmisa in format hartie, va trebui sa indeplineasca toate cerintele acesteia. Acceptarea facturii in format electronic de catre destinatar semnifica posibilitatea tehnica a acestuia de a primi factura electonica si de a asigura autenticitatea si integritatea continutului", a precizat George Trantea.

Potrivit Mihaelei Hampu, factura poate fi trimisa prin mijloace electronice precum e-mail, pachete de facturi.

"Pe tot parcursul utilizarii facturii electronice atat furnizorul, cat si beneficiarul trebuie sa asigure identitatea furnizorului, integritatea continutului facturii electronice precum si lizibilitatea acesteia, pe toata perioada utilizarii facturii, de la emitere si pana la finalul perioadei de stocare", a adaugat aceasta.

Externalizarea serviciilor privind facturile in forma electronica

Legea nr. 148/2012 stabileste ca firmele care aleg sa emita facturi in format electronic pot sa externalizeze serviciile de emitere, transmitere si arhivare.

"Activitatile de emitere, transmitere a facturilor in forma electronica, precum si cele de arhivare a facturilor in forma electronica pot fi realizate si de catre alte persoane decat emitentul de drept al facturii in forma electronica", se mentioneaza in actul normativ.

Totusi, externalizarea se va realiza numai daca furnizorul de servicii de emitere a facturilor in forma electronica indeplineste conditiile obligatorii emiterii de astfel de documente (mentionate mai sus) si daca va exista un contract valabil incheiat intre acesta si firma care doreste externalizarea serviciilor.

Certificatul aferent semnaturii electronice a persoanelor care presteaza servicii de emitere, transmitere sau arhivare a facturilor in forma electronica va contine informatii privind calitatea de furnizor de servicii si datele sale de identificare, se precizeaza in actul normativ.

De asemenea, furnizorii de servicii de emitere a facturilor in forma electronica pot sa presteze servicii de conversie a unei facturi deja emise pe suport hartie in factura in forma electronica, la cererea beneficiarului.

Ce fac firmele cu facturile electronice primite, daca ele nu emit documentele in format electronic?

Potrivit avocatului George Trantea, firmele au dreptul sa refuze primirea unei facturi electronice in conformitate cu prevederile Codului fiscal.

"Acesti comercianti trebuie insa sa solicite din timp facturi in format hartie si sa nu procedeze la procesarea sau plata facturilor emise electronic, situatie in care se va considera ca au acceptat tacit primirea unei facturi electronice", a subliniat avocatul.

De cealalta parte, Mihaela Hampu ne-a declarat ca factura electronica poate fi convertita de catre beneficiar in alt format decat cel in care a fost emisa, in vederea adaptarii la propriul sa sistem informatic sau la schimbarile tehnologice ce pot interveni de-a lungul timpului. De asemenea, facturile emise/primite in forma electronica pot fi convertite pe suport hartie in vederea stocarii.

Documentele prezentate la controlul ANAF

In cazul unui control efectuat de Fisc, societatile vor trebui sa permita inspectorilor fiscali accesul la bazele de date si la sistemele informatice care gestioneaza emiterea si, mai important, arhivarea facturilor in format electronic, ne-a precizat George Trantea.

Acelasi punct de vedere este sustinut si de Mihaela Hampu, tax manager in cadrul Mazars. Aceasta ne-a spus ca persoana impozabila stabilita in Romania are obligatia de a permite organelor fiscale competente din Romania accesarea, descarcarea si utilizarea facturilor electronice.

De asemenea, persoana impozabila nestabilita in Romania care stocheaza prin mijloace electronice facturi emise sau primite pentru livrarile de bunuri si/sau prestarile de servicii impozabile in Romania are obligatia de a permite organelor fiscale din Romania accesarea, descarcarea si utilizarea respectivelor facturi, indiferent de statul in care se afla locul de stocare pentru care a optat, a adaugat aceasta.

Potrivit lui George Trantea, facturile emise/primite pe suport hartie pot fi convertite in format electronic in vederea arhivarii si viceversa. Astfel, ca firmele care opteaza pentru stocarea electronica a facturilor au obligatia sa arhiveze electronic si datele care asigura autenticitatea originii si integritatea continutului facturilor, a mai spus acesta.

De asemenea, este posibil ca firmele sa fie supuse unui dublu control: unul efectuat de inspectorii ANAF si unul realizat de specialistii din cadrul Ministerului Comunicatiilor.

Potrivit lui George Trantea, Legea nr. 148/2012 permite verificarea indeplinirii conditiilor tehnice prevazute pentru gestionarea facturilor electronice numai de catre Ministerul Comunicatiilor.

"Prin urmare, in momentul in care se va generaliza utilizarea facturilor electronice vor exista, cel mai probabil, echipe de control mixte, formate din personalul ANAF si din cel al Ministerului Comunicatiilor", a punctat sursa citata.

Conform Legii nr. 148/2013, Ministerul Finantelor Publice verifica aplicarea dispozitiilor cuprinse in actul normativ, insa conditiile tehnice pe care emitentii de facturi in format electronic trebuie sa le indeplineasca vor fi verificate de catre Ministerul Comunicatiilor.