UPDATE: Angajatorii pot sa distribuie salariatilor tichetele de masa electronice. Ce pasi trebuie sa urmeze acestia?

HG nr. 23/2015, publicata in Monitorul Oficial, Partea I, nr. 54 din 22 ianuarie 2015 si care a intrat in vigoare la aceeasi data, a aprobat Normele de aplicare a Legii nr. 142/1998 privind acordarea tichetelor de masa.

Mai exact, actul normativ pune in aplicare dispozitiile introduse de Legea nr. 291/2013 pentru modificarea Legii Nr. 142/1998, care stabilesc ca angajatorii pot opta sa distribuie angajatilor fie tichete pe suport hartie, fie tichete in format electronic.

Important! Tichetele electronice sunt prevazute in legislatie din 13 februarie 2014, insa angajatorii nu au putut sa imparta salariatilor aceste tipuri de tichete pentru ca nu a existat cadrul legal pentru implementarea acestora. Normele de aplicare au intrat in vigoare abia joi, fiind aprobate prin HG nr. 23/2015.

Angajatorii vor acorda mai multe tichete de masa salariatilor care lucreaza, in ture, peste 8 ore/zi

Potrivit noilor dispozitii, salariatii vor beneficia, lunar, de un numar de tichete de masa cel mult egal cu numarul de zile in care sunt prezenti la lucru in unitatea angajatorului.

Totusi, in cazul salariatilor a caror durata zilnica a timpului de munca este mai mare de opt ore - in regim de tura, numarul de zile pentru care se vor acorda tichete de masa se va determina prin impartirea numarului de ore in care salariatul a fost prezent la lucru in unitatea angajatorului, la durata normala a timpului de munca de opt ore. Fractiile rezultate din calcul se vor considera zi de prezenta la lucru, se mentioneaza in recentele reglementari.

De asemenea, in cazul in care salariatul va utiliza intr-o luna, un numar de tichete de masa mai mare decat numarul de zile lucrate, iar angajatorul nu a incasat de la salariat contravaloarea tichetelor utilizate si necuvenite, angajatorul va acorda acestuia pentru luna urmatoare un numar de tichete de masa egal cu numarul de zile lucratoare, diminuat cu numarul de tichete acordate pentru luna anterioara si necuvenite.

HG nr. 23/2015 stabileste ca tichetul de masa va fi valabil in anul calendaristic in care a fost emis, cu exceptia tichetului emis in perioada 1 noiembrie-31 decembrie, care va putea fi utilizat pana la data de 31 decembrie a anului urmator.

Atentie! Angajatorii vor fi obligati sa instiinteze lunar salariatii privind data alimentarii si valoarea tichetelor de masa transferate pe suportul electronic.

Contractul incheiat intre angajatori si firmele care emit tichete va cuprinde noi clauze obligatorii

Angajatorii care vor opta pentru distribuirea de tichete de masa electronice vor trebui sa incheie un contract cu firmele emitente de astfel de tichete, se mentioneaza in dispozitiile care se aplica de astazi. Acest contract va cuprinde noi clauze, pe langa cele prevazute de legislatia in vigoare (n.r. necesarul de tichete, costul emiterii tichetelor, magazinele in care pot fi folosite).

Mai exact, in respectivul contract va fi mentionat modul de administrare si utilizare a tichetelor de masa pe suport electronic, inclusiv modul in care angajatul poate sa consulte soldul disponibil la un moment dat pe suportul electronic, precum si procedura de inlocuire sau blocare a tichetelor de masa pe suport electronic in caz de furt sau pierdere si costurile inlocuirii.

De asemenea, in contract va fi stipulata obligatia angajatorilor de a colecta de la salariatii lor si de a transfera catre unitatile emitente toate datele personale si informatiile referitoare la salariati care sunt necesare pentru emiterea, utilizarea, procesarea si decontarea tranzactiilor cu tichete de masa.

In acelasi timp, va figura obligatia emitentilor de a pastra in conditii de siguranta datele primite de la angajatori si de a nu le utiliza in alte scopuri decat cel pentru care au fost primite.

Mai mult decat atat, printre noile clauze se numara si obligatia angajatorilor de a instrui salariatii sa nu vanda si sa foloseasca tichetele de masa doar cu scopul de a achizitiona produse alimentare/achita masa si doar din unitatile de alimentatie publica care afiseaza autocolantele speciale de identificare ale unitatii care a emis tichetele de masa.

Totodata, documentul citat prevede ca angajatorii nu pot transfera costurile aferente emiterii tichetelor electronice catre salariati.

Important! Valoarea nominala a tichetelor de masa pe suport electronic nu va putea fi transferata de catre emitenti catre salariati, daca angajatorii nu au achitat emitentilor, la data stabilita pentru transfer, contravaloarea nominala totala a tichetelor de masa electronice achizitionate si costurile legate de emiterea lor, se arata in acelasi document.

Ce informatii vor contine facturile de livrare a tichetelor electronice?

Pe langa incheierea unui contract cu firmele emitente de tichete valorice, angajatorii vor mai trebui sa fie atenti la cateva aspecte. Astfel, ei vor mentiona in comenzile de achizitie de suporturi electronice pentru tichete de masa, transmise emitentilor, cel putin numele si codul numeric personal corespunzator fiecarui salariat beneficiar, se mentioneaza in actul normativ.

La randul lor, firmele emitente de tichete electronice vor mentiona anumite informatii in facturile pe care le vor emite angajatorilor care au comandat tichete electronice. Conform documentului care se aplica de joi, factura de livrare va cuprinde:

• numarul de tichete de masa transferate pe suporturile electronice;
• valoarea nominala a unui tichet de masa;
• valoarea totala corespunzatoare numarului de tichete de masa alimentate pe suport electronic;
• numarul contului bancar distinct si denumirea bancii la care isi are deschis contul unitatea emitenta;
• costul emiterii tichetelor de masa pe suport electronic.

Totodata, emitentii vor factura distinct catre angajator costul suportului electronic pe care se alimenteaza tichetele de masa sau al inlocuirii acestuia.

In plus, firmele emitente vor inscrie intr-o anexa la factura fiscala numarul unic de identificare a suportului electronic, in conformitate cu standardele de securitate aplicabile respectivului suport electronic pe care sunt alimentate tichetele de masa, corespunzator fiecarui salariat beneficiar, potrivit comenzii de achizitie primite de la angajator, se mentioneaza in recentele reglementari.

Aceleasi dispozitii stabilesc ca suportul electronic emis de unitatea emitenta urmeaza sa contina cateva elemente obligatorii:

• date care definesc angajatorul: denumirea, codul fiscal;
• numele si prenumele salariatului beneficiar al tichetelor de masa;
• interdictia de a fi utilizat pentru achizitionarea de produse nealimentare inclusiv tigari si produse alcoolice, imprimata pe verso-ul suportului electronic;
• denumirea unitatii emitente;
• numarul de identificare, unic la nivel de emitent, al suportului electronic;
• perioada de valabilitate a suportului electronic;
• elemente de siguranta a suportului electronic (PIN ,CIP);
• cuvintele “TICHET DE MASA ELECTRONIC” cu litere majuscule pe recto-ul suportului electronic.

Important! Criteriile privind autorizarea functionarii unitatilor emitente care pot desfasura activitate specializata in domeniul acordarii tichetelor de masa pe suport hartie si/sau pe suport electronic se aproba in termen de 30 de zile de la data intrarii in vigoare a HG nr. 23/2015, prin ordin al ministrului finantelor.