Ce reguli trebuie sa respectati la conducerea contabilitatii in partida simpla?

Conducerea contabilitatii in partida simpla se realizeaza din 1 martie in baza Ordinului MFP nr. 170/2015, publicat in Monitorul Oficial, Partea I, nr. 139 din 24 februarie 2015 si care a abrogat Ordinul MFP nr. 1040/2004 pentru aprobarea Normelor metodologice privind organizarea si conducerea evidentei contabile in partida simpla de catre persoanele fizice.

Actul normativ a modificat reglementarile in domeniu, dupa cum AvocatNet.ro a scris in acest articol, asa incat cei care conduc contabilitatea in partida simpla trebuie sa se conformeze unor reguli noi.

Cine conduce contabilitatea in partida simpla?

Conform Ordinului MFP nr. 170/2015, contabilitatea in partida simpla este condusa de catre urmatoarele categorii de contribuabili:

• persoanele fizice si asocierile fara personalitate juridica, ale caror venituri sunt supuse impozitului pe venit in conformitate cu Codul fiscal, al caror venit net anual este determinat in sistem real, pe baza datelor din contabilitate, si este obtinut din urmatoarele surse:
  • activitati independente:
    • activitati economice (persoane fizice autorizate, intreprinderi individuale si intreprinderi familiale); 
    • profesii libere (medici, avocati, notari, auditori financiari, consultanti fiscali, experti contabili, arhitecti si alte profesii reglementate); 
    • drepturi de proprietate intelectuala (in conditiile in care opteaza pentru determinarea venitului net in sistem real);
  • cedarea folosintei bunurilor;
  • activitati agricole, silvicultura si piscicultura. 
• persoanele sau entitatile care, prin actul normativ de infiintare, prin legi speciale sau prin alte acte normative, au obligatia tinerii contabilitatii in partida simpla, cu exceptia persoanelor juridice fara scop patrimonial.

Persoanele care conduc contabilitatea in partida simpla pot utiliza formularele financiar-contabile prevazute in Ordinul MFP nr. 170/2015 sau numai o parte din acestea, in functie de elementele specifice activitatii desfasurate, astfel incat acestea sa permita determinarea informatiilor necesare pentru indeplinirea obligatiilor prevazute de legislatia in vigoare.

De asemenea, cei care conduc contabilitatea in partida simpla pot utiliza si alte formulare financiar-contabile prevazute in Normele metodologice de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile, aprobate prin Ordinul ministrului economiei si finantelor nr. 3512/2008. In acest caz, elementele referitoare la conturi, debit, credit, semnaturi de aprobare, avizare, precum si alte elemente similare, nu se completeaza.

Formularele financiar-contabile pot fi pretiparite sau editate cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automata a datelor, insa in acest caz trebuie respectate criteriile minimale privind programele informatice utilizate in domeniul financiar-contabil, prevazute in Ordinul ministrului economiei si finantelor nr. 3512/2008.

In plus, dispozitiile care se aplica din 1 martie stabilesc ca persoanele care conduc contabilitatea in partida simpla au obligatia sa efectueze inventarierea la inceputul activitatii, cel putin o data pe an, precum si la incetarea activitatii.

Atentie! Persoanele care conduc contabilitatea in partida simpla nu intocmesc situatii financiare anuale.

In documentele contabile nu sunt admise stersaturi sau modificari

Contabilitatea in partida simpla se tine in limba romana si in moneda nationala, iar orice operatiune economico-financiara se consemneaza in momentul efectuarii ei intr-un document care sta la baza evidentierii in contabilitatea, dobandind astfel calitatea de document justificativ, se precizeaza in Ordinul MFP nr. 170/2015.

In ceea ce priveste documentele justificative care se evidentiaza in contabilitatea in partida simpla, acestea angajeaza raspunderea persoanelor care le-au intocmit.

In plus, documentele justificative trebuie sa cuprinda urmatoarele elemente principale:

• denumirea documentului;
• denumirea/numele si prenumele si, dupa caz, sediul/adresa persoanei care intocmeste documentul;
• numarul documentului si data intocmirii acestuia;
• codul de inregistrare fiscala (cand este cazul);
• mentionarea partilor care participa la efectuarea operatiunii economico-financiare (cand este cazul);
• continutul operatiunii economico-financiare si, atunci cand este necesar, temeiul legal al efectuarii acesteia;
• datele cantitative si valorice aferente operatiunii economico-financiare efectuate;
• numele, prenumele si semnatura persoanei care a intocmit documentul, dupa caz;
• alte elemente menite sa asigure consemnarea completa a operatiunilor efectuate.

Potrivit regulilor valabile de la inceputul lunii martie, in documentele financiar-contabile nu sunt admise stersaturi, modificari sau alte asemenea procedee, si nici lasarea de spatii libere intre operatiunile inscrise in acestea sau file lipsa.

Erorile se corecteaza prin taierea cu o linie a textului sau a cifrei gresite, pentru ca acestea sa poata fi citite, iar deasupra lor se scrie textul corect sau cifra corecta.

Totodata, corectarea se face pe toate exemplarele documentului financiar-contabil si se confirma prin semnatura persoanei care a intocmit/corectat documentul, mentionandu-se si data efectuarii corecturii.

In cazul documentelor justificative la care nu se admit corecturi, cum sunt cele pe baza carora se primeste, se elibereaza sau se justifica numerarul, ori al altor documente pentru care normele de utilizare prevad asemenea restrictii, documentul intocmit gresit se anuleaza si se pastreaza sau ramane in carnetul respectiv.

Registrul-jurnal de incasari si plati si Registrul-inventar, acte esentiale pentru contabilitatea in partida simpla

Pe langa documentele justificative mentionate anterior, persoanele care conduc contabilitatea in partida simpla mai au nevoie de doua registre: Registrul-jurnal de incasari si plati (cod 14-1-1/b) si Registrul-inventar (cod 14-1-2/b).

Registrul-jurnal de incasari si plati

Acest registru serveste la inregistrarea cronologica a tuturor sumelor incasate si platite, atat in numerar, cat si prin conturi bancare, la valoarea prevazuta in documentele justificative, inclusiv taxa pe valoarea adaugata, se mentioneaza in ordinul citat.

Incasarile din Registrul-jurnal de incasari si plati cuprind:

• sumele incasate din desfasurarea activitatii;
• aporturile in numerar si prin conturi bancare aduse la inceperea activitatii ori in cursul desfasurarii acesteia;
• sumele primite sub forma de credite bancare sau de alte imprumuturi;
• sumele primite ca despagubiri;
• sumele primite sub forma de sponsorizari, mecenat sau donatii;
• sumele primite reprezentand forme de sprijin cu destinatie speciala din fonduri nerambursabile (subventii);
• alte sume incasate (de exemplu: restituiri de impozite, taxe, penalitati). 

De cealalta parte, platile din Registrul-jurnal de incasari si plati cuprind:

• platile efectuate in cadrul activitatii desfasurate in scopul realizarii de venituri;
• sumele reprezentand restituirea aporturilor in numerar si prin conturi bancare;
• sumele reprezentand rambursarea de credite bancare sau de alte imprumuturi;
• alte plati efectuate (de exemplu: penalitati, amenzi platite s.a.).

Sumele inregistrate in Registrul-jurnal de incasari si plati se totalizeaza lunar.

Registrul se intocmeste intr-un exemplar, inregistrarea operatiunilor pe baza documentelor justificative facandu-se distinct, pe fiecare operatiune de incasare/plata.

Registrul-inventar

In ceea ce priveste registrul-inventar, el este utilizat la inregistrarea elementelor de natura activelor si datoriilor inventariate si se intocmeste intr-un singur exemplar.

Acest document se completeaza la inceputul activitatii, la sfarsitul exercitiului financiar, precum si cu ocazia incetarii activitatii.

Registrul-inventar se completeaza prin inscrierea tuturor elementelor inventariate, element cu element, sau prin preluarea totalurilor din listele de inventariere a elementelor grupate dupa natura lor, potrivit optiunii persoanei respective. In acest caz, listele de inventariere se anexeaza la Registrul-inventar.

In cazul incetarii activitatii, Registrul-inventar se completeaza cu valoarea elementelor inventariate faptic la acea data.

Ordinul in vigoare mai prevede ca elementele patrimoniale se evidentiaza in contabilitate la valoarea de intrare, respectiv la cost de achizitie, de productie sau la pretul pietei, in baza documentelor justificative care atesta dobandirea acestora.

Evidenta imobilizarilor corporale (mijloace fixe) se tine cu ajutorul Fisei mijlocului fix (cod 14-2-2).

Totodata, operatiunile efectuate in valuta se evidentiaza in contabilitate in moneda nationala, utilizandu-se cursul de schimb valutar de la data efectuarii operatiunii, mai exact cursul anuntat de BNR, din ultima zi bancara anterioara operatiunii, disponibil ca informatie la momentul efectuarii operatiunii (incasare, plata, emitere de documente).

Sumele aferente operatiunilor in valuta se inregistreaza in Registrul-jurnal de incasari si plati in lei, cu mentionarea in coloana de explicatii a valorii in valuta.

In cazul contribuabililor care utilizeaza case de marcat, documentul in baza caruia se inregistreaza in contabilitate incasarile zilnice este raportul fiscal de inchidere zilnica, respectiv registrul special intocmit in conditiile defectarii aparatelor de marcat electronice fiscale.

Atentie! Daca documentele financiar-contabile se pierd, sunt sustrase sau distruse, atunci se vor lua masuri de reconstituire a acestora.

Cat timp trebuie pastrate documentele financiar-contabile?

Ordinul MFP nr. 170/2015 stabileste ca persoanele care conduc contabilitatea in partida simpla au obligatia sa pastreze in arhiva lor registrele de contabilitate si documentele justificative care au stat la baza evidentierii operatiunilor economico-financiare in contabilitatea in partida simpla.

Astfel, termenul de pastrare a Registrului-jurnal de incasari si plati si a Registrului-inventar este de zece ani.

In schimb, documentele justificative utilizate de persoanele care conduc contabilitatea in partida simpla se pastreaza pe o perioada de cinci ani, cu exceptia statelor de salarii care se pastreaza 50 de ani.

Potrivit reglementarilor aflate in vigoare, contribuabilii care arhiveaza documentele financiar-contabile trebuie sa tina cont de urmatoarele reguli:

• documentele se grupeaza in dosare care se numeroteaza;
• gruparea documentelor in dosare se face cronologic si sistematic, in cadrul fiecarui an la care se refera acestea;
• dosarele continand documente financiar-contabile se pastreaza in spatii amenajate in acest scop, asigurate impotriva degradarii, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor.

Important! Arhivarea electronica a documentelor financiar-contabile se face cu respectarea conditiilor prevazute de Normele metodologice de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile, aprobate prin Ordinul ministrului economiei si finantelor nr. 3.512/2008.

La ce sa fie atenti cei care tin contabilitatea in partida simpla?

Ordinul MFP nr. 170/2015 nu difera in mod substantial de vechiul act normativ, ci mare parte dintre noile reglementari au preluat prevederile anterioare privind conducerea contabilitatii in partida simpla, sustin specialistii contactati de AvocatNet.ro.

Totusi, ordinul simplifica intr-o oarecare masura activitatea contribuabililor, ne-a declarat Mitel Spataru, Tax Manager Finexpert.

"Nu mai sunt obligatorii registrul-inventar si registrul de incasari si plati parafate si inregistrate la autoritatile fiscale. In plus au fost eliminate din actul normativ  si o serie de aspecte fiscale, in principal cele legate de modalitatea de evidentiere a cheltuielilor si veniturilor in scopul calcularii impozitului pe venit. Aceste aspecte se regasesc acum doar in legislatia fiscala. In acest context, ar fi util sa atragem atentia asupra modalitatii de calcul a impozitului care ramane in continuare pe sistemul de incasari si plati, chiar daca o persoana opteaza pentru evidenta contabila in partida dubla. Nu va folosi pentru stabilirea bazei de impunere regulile contabile aplicabile celorlalte entitati care tin evidenta in partida dubla (de exemplu societatile comerciale)", ne-a explicat consultantul fiscal.

La randul sau, Bogdan Costea, Tax Partner Viboal FindEx, ne-a mentionat ca printre noutatile importante se numara simplificarea formularelor contabile (eliminarea din Registrul Inventar a mai multor coloane), precum si reducerea numarului de documente contabile utilizate (cum ar fi bonul de consum, fisa de magazie, registru de casa, borderu pentru achizitii, etc.).

"Cu toate acestea, documente contabile suplimentare pot fi utilizate de contribuabili in masura in care doresc acest lucru", a adaugat Bogdan Costea.

Din punctul de vedere al specialistului, este esential ca persoanele care conduc contabilitate in partida simpla sa inteleaga ca faptul generator privind momentul efectuarii unei operatiuni din punct de vedere contabil si momentul inregistrarii operatiunii in contabilitate este momentul incasarii sau platii.

Conform sursei citate, contabilitatea in partida simpla este o contabilitate de trezorerie ale carei reguli sunt teoretic mai simple decat in cazul contabilitatii de angajamente, insa, in practica, de multe ori un sistem de contabilitate reglementat in detaliu (cum este sistemul de contabilitate in partida dubla) lasa loc de mai putine interpretari decat un sistem de contabilitate reglementat la modul general (cum este sistemul de contabilitate in partida simpla).

In acest sens, contribuabilii ar trebui sa studieze si sa inteleaga in primul rand conceptele elementare care stau la baza sistemului de contabilitate in partida simpla, tocmai pentru a intelege ulterior care sunt diferentele intre reglementarile contabile ce le sunt aplicabile si reglementarile fiscale privind impozitarea veniturilor sau privind TVA, recomanda Bogdan Costea.

Important! Ordinul MFP nr. 170/2015 nu a modificat doar regulile de contabilitate in partida simpla, dar prevede cum pot trece persoanele fizice de la contabilitatea in partida simpla la cea in partida dubla.

In acest sens, important de mentionat este aspectul legat de tratamentele contabile pentru persoanele care au optat sa tina evidenta contabila in partida dubla, fiind incidente reglementarile contabile aplicabile operatorilor economici, ne-a precizat Mitel Spataru.

De asemenea, Bogdan Costea atrage atentia ca in lipsa unor prevederi tranzitorii detaliate pot aparea interpretari diverse in practica.

AvocatNet.ro a scris pe larg despre trecerea de la contabilitatea in partida simpla la cea in partida dubla in acest articol.