Facturarea în 2016: Tot ce trebuie să știi despre emiterea facturilor în acest an

Factura este, foarte probabil, cel mai des întalnit document contabil, fie că vorbim de persoane fizice autorizate (PFA), întreprinderi mici şi mijlocii sau mari contribuabili. 

Noul Cod fiscal, în vigoare de la 1 ianuarie, stabileşte la art. 319, că sunt considerate facturi acele documente sau mesaje, pe suport hârtie sau în format electronic, care îndeplinesc condiţiile stabilite de actul normativ citat şi care cuprind, în mod obligatoriu, următoarele informaţii:

• numărul de ordine, în baza uneia sau a mai multor serii, care identifică factura în mod unic;
• data emiterii facturii;
• data la care au fost livrate bunurile/prestate serviciile sau data încasării unui avans, în măsura în care această dată este anterioară datei emiterii facturii;
• denumirea/numele, adresa şi codul de înregistrare în scopuri de TVA sau, după caz, codul de identificare fiscală ale persoanei impozabile care a livrat bunurile sau a prestat serviciile;
• denumirea/numele furnizorului/prestatorului care nu este stabilit în România şi care şi-a desemnat un reprezentant fiscal, precum şi denumirea/numele, adresa şi codul de înregistrare în scopuri de TVA, ale reprezentantului fiscal;
• denumirea/numele şi adresa beneficiarului bunurilor sau serviciilor, precum şi codul de înregistrare în scopuri de TVA sau codul de identificare fiscală al beneficiarului, dacă acesta este o persoană impozabilă ori o persoană juridică neimpozabilă;
• denumirea/numele beneficiarului care nu este stabilit în România şi care şi-a desemnat un reprezentant fiscal, precum şi denumirea/numele, adresa şi codul de înregistrare prevăzut la art. 316 ale reprezentantului fiscal;
• denumirea şi cantitatea bunurilor livrate, denumirea serviciilor prestate, precum şi particularităţile prevăzute în definirea bunurilor, în cazul livrării intracomunitare de mijloace de transport noi;
• baza de impozitare a bunurilor şi serviciilor ori, după caz, avansurile facturate, pentru fiecare cotă, scutire sau operaţiune netaxabilă, preţul unitar, exclusiv taxa, precum şi rabaturile, remizele, risturnele şi alte reduceri de preţ, în cazul în care acestea nu sunt incluse în preţul unitar;
• indicarea cotei de taxă aplicate şi a sumei taxei colectate, exprimate în lei, în funcţie de cotele taxei;
• în cazul în care factura este emisă de beneficiar în numele şi în contul furnizorului, menţiunea "autofactură";
• în cazul în care este aplicabilă o scutire de taxă, trimiterea la dispoziţiile aplicabile din prezentul titlu ori din Directiva 112 sau orice altă menţiune din care să rezulte că livrarea de bunuri ori prestarea de servicii face obiectul unei scutiri;
• în cazul în care clientul este persoana obligată la plata TVA, menţiunea "taxare inversă";
• în cazul în care se aplică regimul special pentru agenţiile de turism, menţiunea "regimul marjei - agenţii de turism";
• dacă se aplică unul dintre regimurile speciale pentru bunuri second-hand, opere de artă, obiecte de colecţie şi antichităţi, una dintre menţiunile "regimul marjei - bunuri second-hand", "regimul marjei - opere de artă" sau "regimul marjei - obiecte de colecţie şi antichităţi", după caz;
• în cazul în care exigibilitatea TVA intervine la data încasării contravalorii integrale sau parţiale a livrării de bunuri ori a prestării de servicii, menţiunea "TVA la încasare";
• o referire la alte facturi sau documente emise anterior, atunci când se emit mai multe facturi ori documente pentru aceeaşi operaţiune.

Potrivit Codului Fiscal, orice persoană înregistrată în scopuri de TVA, care efectuează o livrare sau o prestare de servicii pentru care se deduce TVA, trebuie să emită o factură către fiecare beneficiar, cel târziu până în cea de-a 15-a zi a lunii următoare celei în care ia naştere faptul generator al taxei.

De asemenea, persoana impozabilă este obligată să emită o factură către fiecare beneficiar şi pentru suma avansurilor încasate în legătură cu o livrare de bunuri sau o prestare de servicii, cel târziu până în cea de-a 15-a zi a lunii următoare celei în care a încasat avansurile.

Dacă beneficiarul nu este stabilit în România și și-a desemnat un reprezentant fiscal, factura trebuie să mai conțină, pe lângă numele beneficiarului, și datele de identificare ale reprezentantului fiscal (numele, adresa și codul de înregistrare fiscală).
 
Normele metologice de aplicare a Codului Fiscal precizează că, în cazul furnizorilor/prestatorilor cu sediul activității economice în România, care au sedii secundare fără personalitate juridică pe teritoriul României, pe facturile emise se va înscrie adresa sediului activității economice a persoanei juridice și, opțional, se poate înscrie și adresa sediului secundar prin care au fost livrate bunurile și/sau au fost prestate serviciile.
 
În cazul furnizorilor/prestatorilor cu sediul activității economice în afara României, care au sedii fixe pe teritoriul României, pe facturile emise se va înscrie adresa sediului fix din România care a realizat livrarea de bunuri și/sau prestarea de servicii.
 
De asemenea, potrivit Legii societăților nr. 31/1990, pe orice factură întocmită de o societate trebuie să se menționeze și denumirea, forma juridică, sediul social, numărul din registrul comerțului și codul unic de înregistrare. În cazul societăților cu răspundere limitată, facturile vor conține și capitalul social, iar pe facturile emise de societățile pe acțiuni trebuie menționate capitalul social subscris, dar și cel vărsat. 

>> Descarca acum si foloseste gratuit timp de 30 de zile unul dintre cele mai bune programe romanesti de facturare: Facturis.
 
În plus, dacă facturile sunt emise de o sucursală, acestea trebuie să menţioneze și oficiul registrului comerțului la care a fost înregistrată sucursala și numărul ei de înregistrare. 
 
Potrivit normelor legale în vigoare, facturile pot fi întocmite în orice limbă oficială a statelor membre UE, însă la solicitarea organelor de inspecție fiscală trebuie asigurată traducerea în limba română. De asemenea, potrivit Codului Fiscal, semnarea și stampilarea facturilor nu sunt obligatorii.

Factura în format electronic

Pe lângă emiterea facturilor pe suport hârtie, persoanele impozabile au posibilitatea să opteze pentru emiterea acestora în format electronic, cu condiţia îndeplinirii unui cumul de trei condiţii.

Mai exact, legislaţia fiscală stabileşte că facturile electronice au trei elemente specifice, după cum urmează:

• autenticitatea originii – respectiv identitatea furnizorului sau a emitentului facturii;
• integritatea continutului – respectiv faptul că elementele obligatorii din conţinutul facturii nu au suferit modificări din momentul în care factura a plecat de la furnizor şi până la expirarea celor zece ani în care trebuie păstrată factura;
• lizibilitatea facturii – respectiv formatul facturii asigură citirea acesteia de către om; astfel, în cazul în care avem o factură criptată, există şi o cheie de decriptare pe toată perioada în care trebuie păstrată factura.

De altfel, elementele prezentate anterior, fie că vorbim despre factură pe suport hârtie sau în format electronic, trebuie garantate de la momentul emiterii până la sfârşitul perioadei de stocare a facturii.

Conform dispoziţiilor din Codul fiscal, asigurarea autenticității originii și integrității conținutului facturii electronice reprezintă o obligație atât a furnizorului/prestatorului, cât și a beneficiarului/persoanei impozabile. Aceste elemente pot fi asigurate de următoarele tehnologii:

• o semnătura avansată electronică;
• un schimb electronic de date.

Totodată, autenticitatea originii și integritatea conținutului pot fi garantate și prin controale de gestiune care stabilesc piste fiabile de audit între factura și livrare/prestare.
 
În legislația în vigoare se menționează că prin control de gestiune se înțelege procesul prin care o persoană impozabilă garantează în mod rezonabil identitatea furnizorului/prestatorului facturii, integritatea conținutului facturii și lizibilitatea facturii din momentul emiterii/primirii până la sfârșitul perioadei de stocare.

>> Descarca acum si foloseste gratuit timp de 30 de zile unul dintre cele mai bune programe romanesti de facturare: Facturis.

Totodată, pista fiabilă de audit trebuie să ofere o legătură verificabilă între factura şi livrarea de bunuri sau prestarea de servicii.

Important! Utilizarea facturii electronice face obiectul acceptării de catre destinatar, prin urmare, daca acesta din urmă nu acceptă primirea unei facturi pe suport electronic emitentul trebuie să transmită facturi în format convenţional, după cum specialiştii contactaţi de redacţia noastră au explicat în acest articol. De asemenea, facturile pot fi stocate pe suport hârtie sau în format electronic, indiferent de forma originală în care au fost trimise ori puse la dispoziţie.

Elementele cheie ale facturii electronice, asigurate printr-o procedură internă a emitentului

Aşa cum AvocatNet.ro a explicat aici, pentru asigurarea autenticităţii originii şi a integrităţii conţinutului unei facturi electronice emitentul poate folosi o semnătură electronica sau poate să utilizeze o procedură internă.

Mai exact, potrivit Mihaela Mitroi, Partner PricewaterhouseCoopers (PwC), emitentul poate dezvolta o procedură internă prin care să stabilească cine şi cum colectează informaţiile referitoare la facturi, cine le introduce în baza de date, cine le transmite etc.

Pe lângă aceste lucruri, pentru ca o factură să fie considerată electronică, firma emitentă trebuie să utilizeze un canal securizat de transmitere a acesteia. Conform specialiştilor, avantajele facturii electronice sunt eliminarea etapelor consumatoare de timp şi de bani şi transferul facturii de la emitent la destinatar pe un canal securizat.

"Prin utilizarea facturii electronice, implementarea costurilor cu arhivarea şi transmiterea pot fi reduse cu 50%, banii circulă rapid, astfel că destinatarul poate procesa repede plata şi totodată sunt eliminate erorile de procesare", explica în acest articol publicat în 2014 Cristina Cremer, account manager Transfond.

Factura electronică vs. factura emisă prin mijloace electronice

Conform prevederilor legislative, pentru ca o factură să fie considerată factură electronică, aceasta trebuie să fie emisă şi primită în format electronic, tipul formatului electronic al facturii fiind opţiunea persoanelor impozabile. Formatul electronic al unei facturi poate fi, de exemplu, de tip "xml", "pdf".

Anca Grigore, consultant fiscal în cadrul casei de avocatură Dobrinescu Dobrev, a precizat, la o solicitare mai veche a noastră, că facturile create pe suport hârtie care sunt scanate, trimise şi primite în format electronic sunt considerate de asemenea facturi electronice. Totuşi, trebuie făcută distincţia între o factură electronică şi o factură emisă prin mijloace electronice.

"Facturile emise în format electronic, trimise şi primite pe suport hârtie NU sunt considerate facturi electronice. Astfel, o factură emisă în Word, Excel ori într-un program integrat, de exemplu SAP sau Oracle, tiparită din sistem şi trimisă în format fizic NU va fi o factură electronică", a atenţionat Anca Grigore. 

Dacă autenticitatea originii, integritatea conţinutului şi lizibilitatea facturii nu pot fi garantate şi mai mult, simpla conversie a unui document Word în Pdf nu va asigura nici autenticitatea, nici integritatea, atunci factura respectivă NU se va încadra în categoria facturilor electronice.

"Tehnologiile menţionate de Codul fiscal, precum şi de Normele metodologice, respectiv semnătura electronică avansată şi schimbul electronic de date, deşi sunt prezentate aparent doar cu titlu de exemplu, sunt în general singurele care pot asigura elementele prevăzute de legislaţia fiscală pentru factura electronică. Şi trebuie să avem în vedere că aceste elemente despre care vorbim, autenticitate, integritate, lizibilitate trebuie probate într-o perioadă extinsă de timp, respectiv aproximativ zece ani, cât trebuie păstrate facturile", a subliniat aceeaşi sursă.

>> Descarca acum si foloseste gratuit timp de 30 de zile unul dintre cele mai bune programe de facturare: Facturis.

Specialistul a adăugat că simpla trimitere a unei facturi pe e-mail, NU face din respectiva factură în mod automat o factură electronică.

Cum numerotăm facturile?

Indicaţiile privind numerotarea facturilor şi a celorlalte documente financiar-contabile sunt cuprinse în prezent în Ordinul MFP nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile, act normativ publicat în Monitorul Oficial, Partea I, nr. 910 din 9 decembrie 2015 şi ale cărui prevederi au intrat în vigoare în prima zi a lui 2016.

Concret, potrivit documentului, persoanele care răspund de organizarea şi conducerea contabilităţii într-o societate trebuie să desemneze, prin decizie internă scrisă, o persoană sau mai multe (dacă este cazul), care să aibă atribuţii privind alocarea şi gestionarea numerelor aferente facturilor emise de respectiva societate.

Factura va avea un număr de ordine, în baza uneia sau mai multor serii, număr ce trebuie să fie secvenţial, stabilit de societate, astfel încât să se asigure necesarul în funcţie de numărul de facturi emis. În alocarea numerelor se va ţine cont de structura organizatorică, respectiv gestiuni, puncte de lucru, sucursale.

Atenţie! Persoanele juridice emit proceduri proprii de stabilire şi/sau alocare de numere ori serii pentru documentele financiar-contabile, după caz, prin care se va menţiona, pentru fiecare exerciţiu financiar, care este numărul sau seria de la care se emite primul document.

Când nu eşti obligat să emiţi factură?

Potrivit reglementărilor din Codul fiscal, o persoană impozabilă este scutită de obligaţia emiterii facturii, pentru următoarele operaţiuni, cu excepţia cazului în care beneficiarul solicită factura:

• livrările de bunuri prin magazinele de comerţ cu amănuntul şi prestările de servicii către populaţie, pentru care este obligatorie emiterea de bonuri fiscale;
• livrările de bunuri şi prestările de servicii, furnizate către beneficiari persoane neimpozabile, altele decât persoanele juridice neimpozabile, pentru care este obligatorie emiterea de documente legal aprobate, fără nominalizarea cumpărătorului. Ca exemple de asemenea activităţi, Codul fiscal nominalizeză:
  • transportul persoanelor pe baza biletelor de călătorie sau abonamentelor;
  • accesul pe bază de bilet la: spectacole, muzee, cinematografe, evenimente sportive, târguri, expoziţii.
• livrările de bunuri şi prestările de servicii, furnizate către beneficiari, persoane neimpozabile, altele decât persoanele juridice neimpozabile, care prin natura lor nu permit furnizorului/prestatorului identificarea beneficiarului, cum sunt:
  • livrările de bunuri efectuate prin automatele comerciale, serviciile de parcări auto a căror contravaloare se încasează prin automate;
  • servicii de reîncărcare electronică a cartelelor telefonice preplătite.

Chiar dacă emiterea facturilor nu este obligatorie pentru situaţiile descrise, acestea trebuie totuşi emise, daca beneficiarul le solicită.

Mai mult decât atât, Codul fiscal precizează  la art. 319 alin. (10) că furnizorii/prestatorii vor fi nevoiţi să întocmească anumite documente în vederea determinării corecte a bazei de impozitare şi a taxei colectate pentru astfel de operaţiuni.

Normele de aplicare a Codului fiscal, publicate recent în Monitorul Oficial, prevăd ca, în cazul operaţiunilor realizate către persoane neimpozabile, care prin natura lor nu permit identificarea beneficiarului, furnizorii/prestatorii pot întocmi facturi simplificate, care conţin cel puţin următoarele informaţii:

• data emiterii;
• identificarea persoanei impozabile care a livrat bunurile sau a prestat serviciile;
• identificarea tipului de bunuri sau servicii furnizate;
• suma taxei colectate sau informaţiile necesare pentru calcularea acesteia;
• în cazul documentelor sau mesajelor tratate drept factură, o referire specifică şi clară la factura iniţială şi la detaliile specifice care se modifică.

Normele de aplicare a Codului fiscal mai reglementează şi un alt document ce poate fi întocmit în loc de facturile simplificate în cazul operaţiunilor realizate către persoane neimpozabile, care prin natura lor nu permit identificarea beneficiarului. Mai exact, este vorba despre un document centralizator pentru fiecare perioadă fiscala care să cuprinda cel puţin următoarele informaţii:

• un număr de ordine;
• data la care a intervenit exigibilitatea taxei pentru livrarea de bunuri şi/sau prestarea de servicii;
• denumirea bunurilor livrate şi/sau a serviciilor prestate;
• cantitatea bunurilor livrate;
• baza de impozitare a livrărilor de bunurilor/prestărilor de servicii ori, după caz, avansurile încasate, pentru fiecare cotă, scutire sau operaţiune netaxabilă, preţul unitar, exclusiv taxa, precum şi rabaturile, remizele, risturnele şi alte reduceri de preţ, în cazul în care acestea nu sunt incluse în preţul unitar;
• indicarea cotei de taxă aplicate şi a sumei taxei colectate, exprimate în lei, în funcţie de cotele taxei
• valoarea totală a bazei de impozitare şi a taxei colectate.

Procedura distinctă pentru emiterea de facturi simplificate

Codul fiscal reglementează şi procedura pe care contribuabilii trebuie să o urmeze pentru a putea emite facturi în regim simplificat.

Astfel, potrivit actului normativ, facturile simplificate pot fi emise, printre altele, şi dacă valoarea facturii, inclusiv TVA, este mai mare de 100 euro, dar mai mică de 400 euro, sau atunci când practica administrativă ori comercială din sectorul de activitate implicat sau condiţiile tehnice de emitere a facturilor face/fac ca respectarea tuturor obligaţiilor necesare să fie extrem de dificilă.

Pentru a emite asemenea facturi, contribuabilii trebuie să solicite acest lucru Direcţiei de legislaţie în domeniul TVA din cadrul Ministerului Finanţelor Publice şi să prezinte acestei instituţii motivaţia solicitării emiterii de facturi simplificate, din care trebuie să reiasă motivele obiective pentru care nu este posibilă emiterea facturilor care conţin toate elementele obligatorii ale unei facturi. Direcţia de legislaţie analizează cererea şi motivele care stau la baza ei şi decid dacă solicitarea este jusificată sau nu.

TVA-ul a scăzut la 20%. Puteţi beneficia de cota redusă şi pentru unele facturi emise în 2015?

De la 1 ianuarie, atunci când noul Cod fiscal a intrat în vigoare, cota standard de TVA a scăzut de la 24% la 20%. Pentru a înţelege ce obligaţii apar odată cu această schimbare, specialiştii de la Contexpert au explicat aici cum se facturează, spre exemplu, avansurile, chiriile ori utilităţile.

În primul rând, trebuie să reținem: regula generală este că toate facturile emise în 2015 sunt cu TVA 24%. Totuși, în funcție de situație, unele facturi emise în 2015 pot fi stornate și refăcute, în 2016, cu TVA de 20%. Să vedem câteva exemple:

Facturile de avans

Facturile de avans emise în 2015 pentru livrări de bunuri ori prestări de servicii care urmează să fie efectuate în 2016 se emit cu TVA 24%. Acestea urmează să fie stornate în 2016 și emise cu TVA 20%. Mai precis, dacă facturați în 2015 servicii de reparații, iar acestea sunt finalizate în 2016, veți factura cu TVA 24%, în decembrie. În 2016, stornați suma facturată și emiteți o factură pentru toată valoarea serviciului de reparații cu cotă de TVA de 20%.

Facturile de chirii

Facturile de chirii emise în 2015 pentru ianuarie sau chiar pentru tot anul 2016 vor fi emise cu TVA 24%. În funcție de prevederile contractuale pot apărea trei situații:

• dacă în contract data prevăzută pentru plata chiriilor respective este ianuarie 2016 ori altă dată ulterioară, atunci anul viitor trebuie să stornați aceste facturi și să emiteți altele cu cotă de TVA de 20%;
• în schimb, dacă în contract data prevăzută pentru plata chiriei este în 2015, atunci facturile rămân cu TVA 24% chiar dacă sunt aferente anului 2016;
• dacă data plății este de x zile de la data facturii, atunci ar trebui să vedeți dacă cele x zile calculate sunt în 2015 ori sunt în 2016 și, în funcție de anul în care ar trebui plătită factura, chiria va fi cu TVA de 24% ori de 20%.

>> Descarca acum si foloseste gratuit timp de 30 de zile unul dintre cele mai bune programe romanesti de facturare: Facturis.