Întocmirea corectă a situațiilor financiare pe 2015: Cele mai întâlnite erori şi cum le eviţi

Regulile pentru întocmirea și depunerea situațiilor financiare pentru anul fiscal 2015 au fost aprobate prin Ordinul Ministerului Finanţelor Publice (MFP) nr. 123/2016, care a intrat în vigoare la data de 4 februarie.

În documentul publicat în februarie se menționează că, potrivit art. 28 din Legea contabilității nr. 82/1991, au obligația de a întocmi situații financiare anuale, inclusiv în situația fuziunii, divizării sau lichidării, societățile comerciale, societățile/companiile naționale, regiile autonome, institutele naționale de cercetare-dezvoltare, societățile cooperatiste și celelalte persoane juridice.

În plus, conform Ordinul MFP nr. 123/2016, persoanele juridice al căror exercițiu financiar coincide cu anul calendaristic au obligația să întocmească și să depună situații financiare anuale încheiate la 31 decembrie, potrivit Reglementărilor contabile privind situaţiile financiare anuale individuale şi situaţiile financiare anuale consolidate, aprobate prin Ordinul MFP nr. 1802/2014.

De asemenea, potrivit Ordinului MFP din februarie, cuprinsul situațiilor financiare anuale diferă în funcție de mărimea entităților, despre care AvocatNet.ro a scris AICI.

Mai precis, microentitățile întocmesc situații financiare care cuprind:

• bilanţ prescurtat (cod 10);
• cont prescurtat de profit şi pierdere (cod 20);
• formularul „Date informative” (cod 30);
• formularul „Situația activelor imobilizate” (cod 40).

Deși microentitățile nu au obligația să întocmească note explicative, potrivit specialiștilor de la EY, acestea trebuie să prezinte totuși informații despre politicile contabile adoptate, angajamentele financiare, garanțiile sau activele și datoriile contingente neincluse în bilanț, avansurile și creditele acordate membrilor organelor de administrație, de conducere și de supraveghere, achizițiile propriilor acțiuni.

Entitățile mici întocmesc situaţii financiare anuale care cuprind:

• bilanţ prescurtat (cod 10),
• cont de profit şi pierdere (cod 20),
• note explicative la situaţiile financiare anuale.

Opţional, poate fi întocmită situaţia modificărilor capitalului propriu şi/sau situaţia fluxurilor de trezorerie. Aceste documente vor fi însoțite de  formularul "Date informative" (cod 30) şi de formularul "Situaţia activelor imobilizate" (cod 40).

Entităţile mijlocii și mari precum şi entităţile de interes public întocmesc situaţii financiare anuale care cuprind:

• bilanţ (cod 10),
• cont de profit şi pierdere (cod 20),
• situaţia modificărilor capitalului propriu,
• situaţia fluxurilor de trezorerie,
• notele explicative la situaţiile financiare anuale.
• formularul "Date informative" (cod 30) și formularul "Situaţia activelor imobilizate" (cod 40).

Important! Conform Ordinului MFP nr. 123/2016, încadrarea într-un anumit criteriu de mărime se efectuează numai pe baza balanţei de verificare încheiate la data de 31 decembrie 2015. Entităţile care au ales un exerciţiu financiar diferit de anul calendaristic determină criteriile respective pe baza balanţei de verificare întocmite la finele exerciţiului financiar astfel ales şi care se încheie la o dată ulterioară datei de 1 ianuarie 2016.

De asemenea, indiferent de mărimea entităților, situațiile financiare anuale încheiate la 31 decembrie trebuie să fie semnate de persoanele abilitate potrivit legii si de către administratorul sau persoana care are obligaţia gestionării entităţii, se mai scrie în regulile emise de Finante. Mai mult decât atât, situațiile financiare anuale trebuie să fie însoțite de raportul administratorilor, raportul de audit sau raportul comisiei de cenzori, după caz, şi de propunerea de distribuire a profitului sau de acoperire a pierderii contabile.

Totodată, situațiile financiare anuale vor fi însoţite de o declaraţie scrisă a administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligația gestionării unității respective prin care îşi asumă răspunderea pentru întocmirea situaţiilor financiare anuale şi confirmă că:

• politicile contabile utilizate la întocmirea situaţiilor financiare anuale sunt în conformitate cu reglementările contabile aplicabile;
• situaţiile financiare anuale oferă o imagine fidelă a poziţiei financiare, performanţei financiare şi a celorlalte informaţii referitoare la activitatea desfăşurată;
• persoana juridică îşi desfăşoară activitatea în condiţii de continuitate.

Există două tipuri de erori care pot apărea în situațiile financiare anuale

Bogdan Costea, Tax Partner Viboal FindEx, îi avertizează pe contribuabili că, având în vedere că situațiile financiare anuale prezintă poziția și performanța financiară a unei societăți, este foarte important ca acestea să fie întocmite corect.

„De multe ori, aceste situații financiare stau la baza deciziilor managementului sau reprezintă o sursă de informații pentru parteneri (de exemplu, pentru analiza riscului de creditare de către bancă, pentru analiza bonității financiare de către creditori)”, subliniază Bogdan Costea.

În acestea condiții, expertul contabil judiciar și consultantul fiscal contactat de redacția AvocatNet.ro a explicat că, din punctul său de vedere, erorile pot fi de două feluri:

A. erori de calcul – elementele de calcul nu sunt calculate corect. Concret, poate fi vorba de calcularea greșită a imobilizărilor, creanțelor, stocurilor sau a datoriilor.

„De cele mai multe ori, aceste erori sunt constatate verificând cheia egalității bilanțiere (active = datorii + capitaluri proprii)”, adaugă Bogdan Costea.

B. Erori de încadrare – elementele raportate nu sunt încadrate la categoria bilanțieră corectă. De exemplu, creanțele sunt raportate ca stocuri sau datoriile pe termen lung sunt raportate pe termen scurt.

„Aceste erori sunt mai greu de observat și pentru evitarea lor este necesar ca persoana care întocmește situațiile financiare să cunoască foarte bine reglementările contabile și să dețină o componentă cât mai detaliată a conturilor din balanța de verificare”, punctează Tax Partner-ul Viboal FindEx.

Bogdan Costea mai spune că erori privind situațiile financiare mai apar și atunci când „o societate întrunește criteriile pentru întocmirea de situații financiare în forma lungă (cu cinci componente), însă nu constată acest lucru și întocmește și depune situații financiare în forma scurtă (cu trei componente)”, a explicat pentru AvocatNet.ro  expertul contabil judiciar citat.

În opinia lui Costea, în acest caz este necesar ca persoana care întocmește situațiile financiare să cunoască reglementările contabile și să monitorizeze indicatorii financiari ai societății pentru a stabili corect categoria în care se încadrează aceasta.

Când reprezintă distribuirea de dividende o eroare?

Consecințele și riscurile unei raportări incorecte pot fi analizate prin raportare la beneficiile pe care le generează o raportare corectă.

Bogdan Costea ne-a explicat că o situație financiară incorectă poate conduce managementul la luarea unor decizii pe care ar fi putut să le evite în măsura în care ar fi cunoscut situația financiară reală a societății.

„Un exemplu ar fi distribuirea de dividende în contextul în care în situațiile financiare societatea prezintă un nivel ridicat al lichidităților, deși dintr-o eroare parte din creanțe sunt clasificate ca și lichidități”, a lămurit specialistul de la Viboal FindEx.

Totodată, Bogdan Costea este de părere că raportarea incorectă a scadenței datoriilor (în termen scurt în loc de termen lung) poate conduce un anumit furnizor la refuzul acordării unui credit comercial societății pe motiv că aceasta nu întrunește anumiți indicatori de lichiditate calculați pe baza situațiilor financiare.

„Banca poate refuza acordarea unui credit ca urmare a înregistrării unui rezultat operațional redus din cauza unei erori prin care anumite cheltuieli financiare au fost raportate ca și cheltuieli operaționale”, a adăugat Bogdan Costea.

Contribuabilii NU inventariază toate elementele de activ și pasiv

Managing Partner-ul Chronax Marius Focșa a explicat mai demult, pentru AvocatNet.ro, că în momentul încheierii situațiilor financiare anuale contribuabilii pot face următoarele greșeli:

• nu efectuează inventarierea generală a tuturor elementelor de activ și de pasiv – acest fapt duce la necorelarea datelor din bilanțul contabil cu datele înregistrate în contabilitate, toate, puse în acord cu situația reală a patrimoniului stabilită pe baza inventarierii;
• nu preiau corect elementele de activ și de pasiv conform rezultatelor ce reies din balanța de verificare finală – se întâmplă, prin urmare, ca operațiunile neobișnuite ale entității spre deosebire de cele de rutină, să fie înregistate sau prelucrate incorect, din cauza lipsei de experiență.

Marius Focșa a subliniat că „neefectuarea inventarierii mai multor elemente patrimoniale, precum active fixe necorporale, active fixe corporale, în curs de execuție, amortizările, materiale date în custodie, decontări din operațiuni în curs de lămurire, alte datorii și creanțe cu bugetul, conduc la denaturarea identificării și controlului operațiunilor, fiind încălcată Legea contabilității nr. 82/1991”.

În altă ordine de idei, Nicoleta Costache, General Manager-ul Chronax, a recomandat mai demult pentru AvocatNet.ro ca elementele de activ și de pasiv înscrise în registrul-inventar să aibă la bază listele de inventariere, procesele-verbale de inventariere și situațiile analitice, după caz, care justifică conținutul fiecărei poziții din bilanț.

„Înainte de stabilirea rezultatelor inventarierii se procedează la o analiză a tuturor stocurilor înscrise în fișele de magazie și a soldurilor din contabilitate, la întocmirea bilanțului contabil pe baza balanței de verificare a conturilor sintetice, apoi la întocmirea contului de profit și pierde, pe baza datelor din contabilitate privind perioada de raportare”, a adăugat Nicoleta Costache.

Rotunjirea pozitivă a sumelor, cauza inegalităților la validarea situației financiare

În momentul întocmirii situațiilor financiare anuale pot să mai apară și erori legate de interpretarea funcționalității conturilor bifuncționale și înregistrarea corectă în categoria de activ sau de pasiv din bilanț, a punctat Nicoleta Costache.

La rândul său, Marius Focșa preciza că, la încheierea situațiilor financiare anuale, trebuie avută mare grijă la rotunjirea sumelor, deoarece, de obicei, rotunjirea este pozitivă, iar corelația sumelor din bilanț se schimbă rezultând inegalități la validarea situației financiare.

În plus, General Manager-ul Chronax a adăugat că mai pot apărea erori la preluarea acestor sume din formularele anterioare sau chiar omiterea lor.

Lipsa de experință și neatenția duc la apariția erorilor

Nicoleta Costache a mai explicat că Fiscul a semnalat că, la verificarea situațiilor financiare anuale, există câteva greșeli care sunt întâlnite des la firme:

• neanexarea notelor explicative;
• nepreluarea soldurilor inițiale aferente lunii decembrie a anului precedent, ci preluarea celor de la 30 iunie;
• nepreluarea corectă a soldurilor din decembrie a anului precedent;
• alegerea eronată a tipului de societate.

„În mod cert, cunoscuta cauza a acestor probleme este eroarea umană, în speță, neatenția și lipsa de experiență. Drept soluție, se va face corectura în anul viitor, la depunerea situației financiare. Mai exact, în cazul în care s-au constatat erori la întocmirea situațiilor financiare anuale se procedează la corectarea și ajustarea acestora, astfel încât rezultatul corecției să fie evidențiat în situatiiile financiare ale exercițiului viitor. Corectarea erorilor aferente exercițiului financiar curent se efectuează pe seama contului de profit și pierdere. Corectarea erorilor semnificative aferente exercițiilor financiare se efectuează pe seama rezultatului reportat, făcându-se verificarea cu atenție a sumelor preluate din balanță”, a detaliat General Manager-ul Chronax.

Bilanțurile se pot depune și online

Ordinul publicat de MFP precizează că situațiile anuale la 31 decembrie se pot depune în format hârtie și în format electronic, la registratura unităților teritoriale ale Ministerului Finanțelor sau la oficiile poștale, prin scrisori cu valoare declarată, sau numai în formă electronică pe portalul www.e-guvernare.ro, având atașată o semnătură electronică extinsă.

„În vederea depunerii situațiilor financiare anuale în format hârtie și în format electronic sau numai în formă electronică, având atașată o semnătură electronică extinsă, societățile comerciale (...) folosesc programul de asistență pus la dispoziție gratuit de către Ministerul Finanțelor Publice pe site-ul Agenției Naționale de Administrare Fiscală, prin care se generează un fișier de tip PDF, având atașat un fișier xml, care conține datele de identificare a societății, precum și un fișier cu extensia zip.

Fișierul cu extensia zip va conține situațiile financiare anuale și documentele cerute de lege așa cum acestea sunt întocmite de societăți și scanate, alb-negru, lizibil și cu o rezoluție care să permită încadrarea în limita a 9,5 MB a fișierului PDF la care este atașat fișierul zip”, precizează MFP în ordinul care a intrat în vigoare în februarie.

Unele erori nu pot fi corectate şi firmele pot fi amendate pentru ele

Contribuabilii au posibilitatea să corecteze doar anumite erori întâlnite în situațiile financiare anuale și aceasta în câteva situații clare. Totodată, chiar și în ceea ce privește greșelile care se pot remedia, îndreptarea lor nu exonerează operatorul economic de sancțiunile contravenționale prevăzute de Legea contabilității.

Concret, actul normativ citat prevede că prezentarea de situații financiare care conțin date eronate sau necorelate, inclusiv cu privire la identificarea persoanei raportoare, reprezintă contravenție și se sancționează cu amendă de la 200 lei la 1.000 lei. Depunerea mai multor seturi de situații financiare anuale pentru același exercițiu financiar reprezintă contravenție și se sancționează cu amendă de la 1.000 lei la 10.000 lei.

Puteți citi mai multe despre corectarea erorilor din situațiile financiare anuale și despre tipurile de erori în cazul cărora se poate depune alt set de documente, AICI.

4.500 de lei, cea mai mare amendă pentru cei care nu depun bilanțurile

Nerespectarea reglementărilor emise de Ministerul Finanțelor Publice cu privire la întocmirea, semnarea și depunerea în termenul legal la unitățile teritoriale fiscale a situațiilor financiare anuale constituie contravenție și se sancționează cu amendă, potrivit art. 42 din Legea contabilității.

Astfel, pentru nedepunerea în termenul legal a situațiilor financiare, amenda este cuprinsă între 300 și 1.000 de lei, dacă perioada de întârziere este cuprinsă între 1 și 15 zile lucrătoare.

În schimb, dacă perioada de întârziere este cuprinsă între 16 și 30 de zile lucrătoare, amenda variază între 1.000 și 3.000 de lei, în timp ce, dacă perioada de întârziere depășește 30 de zile lucrătoare, contribuabilii pot plăti până la 4.500 de lei, dar nu mai puțin de 1.500 de lei.

De asemenea, pentru neîntocmirea și nesemnarea situațiilor financiare anuale, amenda este cuprinsă între 2.000 și 3.000 de lei.