Cum să întocmești corect situațiile financiare pe 2016: Sfaturi și recomandări

Regulile pentru depunerea situațiilor financiare pentru 2016 sunt incluse în Ordinul Ministerului Finanțelor Publice nr. 166/2017, act normativ care stabilește că firmele sunt obligate să depună bilanțurile aferente anului trecut până cel mai târziu pe 30 mai 2017 (150 de zile de la încheierea exercițiului financiar).

Cuprinsul situațiilor financiare anuale diferă în funcție de mărimea entităților, iar pentru determinarea acestora se folosesc trei criterii: total active, cifră de afaceri netă și numărul mediu de salariaţi în cursul exerciţiului financiar. După realizarea unei asemenea încadrări, putem vorbi de microentități, entități mici, respectiv entități mijlocii și mari. 

Prin urmare, la întocmirea situațiilor financiare trebuie ținut cont, în primul rând, de mărimea entităților, asta pentru ca firmele să știe dacă trebuie să depună situații financiare simplificate sau situații financiare însoțite de note explicative, situația fluxurilor de trezorerie și a modificărilor capitalului propriu.

Pentru microentități de exemplu, normele în vigoare stabilesc depunerea bilanțului prescurtat, care trebuie însoțit de declarația administratorului pentru aprobarea situațiilor financiare, dar și raportul de gestiune și procesul-verbal privind distribuirea profitului, așa cum ne-a explicat Roxana Ene, managing partner la Accountable. 

În ceea ce privește entitățile mari, acestea au și obligația depunerii notelor explicative, situației modificărilor capitalului propriu și situației fluxurilor de trezorerie.

Cosmin Preda, senior tax consultant la Viboal Findex, consideră că întocmirea corectă a situațiilor financiare depinde, înainte de toate, de corectitudinea ținerii contabilității.

"Astfel, dacă pe parcursul anului tranzacțiile contabile sunt înregistrate potrivit reglementărilor, atunci întocmirea situațiilor financiare reprezintă o simplă formalitate", consideră specialistul, cel care le recomandă persoanelor responsabile ca, la fiecare final de lună, să verifice rulajele și soldurile conturilor contabile, pentru depistarea posibilelor erori care pot apărea. Desigur, o eroare depistată la un an după ce a fost realizată este mult mai greu de rezolvat decât o eroare depistată la momentul producerii ei.

Totodată, pentru a evita să prezinte unele informații eronate, contribuabilii sunt sfătuiți ca, la întocmirea bilanțurilor, să urmarească cu atenție încadrarea conturilor în pozițiile bilanțiere. În plus, Cosmin Preda le recomandă entităților vizate de depunerea documentelor "parcurgerea în totalitate a formularului PDF de situații financiare, pentru a putea vedea dacă există informații solicitate de formular pe care am putea să le completăm. În ultimii ani, formularul PDF a suferit numeroase modificări, în sensul creșterii volumului de informații solicitat", a atras atenția expertul de la Viboal Findex. 

Verificarea soldurilor din balanța la 31 decembrie 2016 reprezintă un alt aspect foarte important, imaginea fidelă a situațiilor financiare fiind asigurată de o astfel de verificare. Potrivit Roxanei Ene, soldurile trebuie inventariate și corectate în măsura în care există diferențe între soldurile din balanță și realitatea economică.

"Pentru imobilizari, obiecte de inventar și stocuri se face inventarierea fizică, verificarea fișelor de magazie și existența bunurilor în magazie/ depozite. Dacă se găsesc diferențe, acestea se notează în procesul verbal privind rezultatul inventarierii, care este documentul care stă la baza înregistrărilor contabile de corecție a soldurilor din balanță", a transmis managing partnerul de la Accountable. 

În egală măsură, "pentru solduri clienți și furnizori se transmit și se semnează confirmări de sold, astfel asigurându-se concordanța înregistrărilor contabile și corectarea eventualelor erori sau lipsuri de documente înregistrate".

Urmărirea indicatorilor, o altă recomandare de care trebuie ținut cont

Un alt sfat oferit de specialiștii pe care i-am contactat constă în urmărirea indicatorilor care dau tipul de situații financiare întocmite. Potrivit lui Cosmin Preda, principalul aspect care poate crea dificultăți societăților mari este volumul mare de tranzacții efectuate, care poate face dificilă depistarea sursei unei erori realizate anterior.

Un exemplu în acest sens îl constituie lipsa unei facturi de la un furnizor care emite în fiecare lună, spre exemplu, 100 de facturi către firmă, precizează consultantul de la Viboal Findex: "Totodată, structurarea societății pe departamente poate face mai dificilă obținerea de informații în scopul auditării, față de situația în care toate informațiile care trebuie puse la dispoziția auditorului ar fi la dispoziția contabilului", a completat sursa citată.

Pentru a înțelege mai bine, Cosmin Preda a oferit exemplul unei firme auditate ce are atât departament financiar, cât și un departament operațional și unul de trezorerie. Astfel, pentru a obține datele referitoare la tranzacțiile efectuate, e necesar ca toate cele trei departamente să pună informații la dispoziția auditorului, ceea ce poate duce la erori de comunicare.

Vă reamintim că obligația auditării revine, în esență, entităților mijlocii și mari, dar și firmelor care, la data bilanțului, depășesc anumite criterii - detalii, aici. 

În altă ordine de idei, există numeroase erori pe care contribuabilii riscă să le facă la întocmirea bilanțurilor. Astfel, în acest articol am inclus cele mai frecvente greșeli întâlnite în practică și modalitatea în care pot fi ele evitate. 

Atenție! Organizațiile neguvernamentale, asociațiile și fundațiile fără scop patrimonial au obligația transmiterii situațiilor financiare pe 2016 până diseară. Printre altele, aceste entități trebuie să anexeze la bilanț declarația pentru aprobarea situațiilor financiare, raportul de gestiune, procesul-verbal privind distribuirea profitului, notele explicative și raportul cenzorului. Mai multe detalii aveți aici.