fisa postului-secretara

Titulatura postului: secretara
Titularul postului: se completeaza numele titularului postului
Cod C.O.R.: 411502
Organizatia: se completeaza numele exact al firmei
Departamentul: administrativ sau se completeaza cu titulatura unui alt departament in care este incadrat postul
Titulatura postului imediat superior: se completeaza titulatura postului ierarhic superior
Limite salariale: limita salariala inferioara si superioara pentru acest post
Data intocmirii: se completeaza data la care a fost intocmita fisa de post
Intocmita de: se completeaza numele persoanei care a realizat fisa de post si postul ocupat de aceasta in cadrul organizatiei

Rezumatul postului:
realizarea colactionarii si transcrierii corespondentei, proceselor verbale si rapoartelor, la calculator; selectionarea si expedierea corespondentei si a altor documente; executarea lucrarilor de birou de importanta limitata cum sunt: clasarea dosarelor, utilizarea de fotocopiatoare sau pastrarea si operarea in diverse registre de evidenta; furnizarea de informatii clientilor in legatura cu activitatea si programul organizatiei; asigurarea de protocol.

Atributii si responsabilitati:
• primirea, inregistrarea si repartizarea corespondentei in interiorul organizatiei;
• ridicarea si expedierea corespondentei la destinatari;
• inregistrarea hotararilor si deciziilor luate de conducere, aplicarea stampilei si repartizarea acestora la compartimentele firmei;
• pastrarea stampilelor;
• pastrarea si operarea in registrul cu evidenta delegatiilor din cadrul organizatiei;
• pastrarea si operarea in registrul cu evidenta dispozitiilor conducerii;
• primirea persoanelor care doresc sa ia legatura cu conducerea, asigurarea de protocol;
• asigurarea legaturilore telefonice in interiorul si exteriorul organizatiei;
• primirea si transmiterea notelor telefonice;
• tehnoredactare de documente.

Relatii la locul de munca:
• de subordonare: se completeaza titulatura postului ierarhic superior
• de supraordonare: se completeaza titulatura postului/posturilor aflate in subordine (daca acestea exista)
• de colaborare/ functionale: persoane din exteriorul organizatiei care doresc sa ia legatura cu conducerea organizatiei si toate posturile din firma care au stabilit relatii de colaborare

Program de lucru:
• 8 ore/zi, 5 zile/saptamana (sau se completeaza cu un alt program al organizatiei);
• posibilitate de prelungire a programului de lucru in cazuri exceptionale (primirea unei delagatii, urgente in pregatirea anumitor acte pentru conducerea firmei, etc. ) – se completeaza doar daca este cazul

Conditii de munca:
• obisnuite;
• munca de birou;
• deplasari pe distante scurte sau medii (ridicarea sau plasarea corespondentei).

Unelte, instrumente, echipament de lucru:
• instrumente specifice muncii de birou (computer, xerox, imprimanta, fax, scanner, etc.).

Posibilitati de promovare:
• in sfera de activitate actuala (se precizeaza daca exista sau nu posibilitati de promovare);
• transferul in cadrul unui alt departament sau pe o alta pozitie ierarhica superioara sunt conditionate de nevoile organizatiei si de achizitia unor abilitati si deprinderi din alte sfere de activitate.

Cerinte pentru exercitare:
1. Cerinte medicale:
1.1. rezistenta la oboseala si solicitari efective si intelectuale;
1.2. acuitate auditiva normala;
1.3. vorbire normala.
2. Cerinte psihologice:
2.1. inteligenta peste nivelul mediu (capacitate de analiza si sinteza, memorie dezvoltata, judecata rapida, capacitate de deductie logica);
2.2. usurinta in exprimarea ideilor, deprinderea de a vorbi in public;
2.3. asumarea responsabilitatilor;
2.4. rezistenta la sarcini repetitive;
2.5. capacitate de relationare interumana;
2.6. adaptare la sarcini de lucru schimbatoare;
2.7. echilibru emotional.
3. Activitati fizice:
3.1. lucrul in pozitie sezanda perioade indelungate;
3.2. vorbire;
3.3. ascultare;
3.4. diferentiere a culorilor;
3.5. folosire a mainilor;
3.6. folosire a degetelor;
3.7. comutare si concentrare a privirii.
4. Educatie si pregatire profesionala:
4.1. cel putin studii medii;
4.2. instruirea formala in domeniul biroticii si secretariatului constituie un avantaj;
4.3. cunostinte de operare pe calculator;
4.4. cunoasterea a cel putin o limba straina.
La acest capitol se pot adauga toate conditiile pe care ar trebui sa le indeplineasca un candidat pentru a putea ocupa acest post, conditii care sunt stabilite in functie de specificul fiecarei organizatii in parte.
5. Deprinderi transferabile:
5.1. acordare si transmitere de informatii;
5.2. culegere si clasificare a informatiilor.

Va multumesc mult!

Stimata doamna Elis (daca bine am inteles),

Daca aveti posibilitatea, si ma puteti ajuta si pe mine,
as dori sa stiu si celelalte 2 coduri de secretara,
respectiv 411501 si 411503.

Cu stima,
Monica

Buna ziua!

Va multumesc pentru posibilitatea de a pune intrebari.
Ocup un post de secretara,iar fisa postului este putin modificata fata de atributiile enumerate in sensul ca efectuez mult mai multe sarcini de serviciu, fara sa comentez in vreun fel acest lucru (in acel moment).
In curand, mi se vor incredinta inca 2 sarcini suplimentare fata de fisa postului.
Intrebarea mea ar fi urmatoarea: pot sa refuz aceste 2 sarcini? daca nu, asta inseamna demisia? daca da, se va modifica in vreu mod fisa postului sau acest document nu constituie nici o valoare ? Sunt contrariata fata de acest aspect.

Astept ranspunsurile dvs,

Cu stima, Aliana.

Fisa de post postata mai sus este un model si nu un tipizat obligatoriu pentru angajatorii ... acestia au posibilitatea sa modifice atributiile postului pe care-l ocupati.