Potrivit prevederilor Deciziei nr. 90/2006a ANSPDCP privind cazurile în care nu
este necesară notificarea prelucrării unor date cu caracter personal, emisă de preşedintele Autorităţii Naţionale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal , notificarea prelucrării datelor cu caracter personal nu este necesară când prelucrarea datelor cu caracter personal referitoare la propriii angajaţi şi la colaboratorii externi este efectuată de entităţile de drept public şi de drept privat, în vederea îndeplinirii unor obligaţii legale.
Excepţiile de la obligaţia de a notifica însă, nu exonerează operatorul de
îndeplinirea celorlalte obligaţii care îi revin potrivit dispoziţiilor legale aplicabile în
domeniul protecţiei datelor cu caracter personal (informarea persoanelor vizate,
confidenţialitatea şi securitatea prelucrărilor).
Ca atare, Autoritatea de Supraveghere recomandă operatorilor care prelucrează date cu caracter personal în scopul stabilit de Hotărârea de Guvern nr. 500/2011 să analizeze necesitatea notificării prelucrărilor de date cu caracter personal ce nu se încadrează în situaţiile de excepţie de la obligaţia notificării, stabilite de Autoritatea de Supraveghere prin deciziile emise.
Operatorul de date cu caracter personal este persoana fizică sau juridică, de drept public ori de drept privat care stabileşte scopul şi mijloacele prelucrării. Aceasta înseamnă că operatorul a decis să prelucreze date cu caracter personal prin anumite operaţiuni, efectuate prin mijloace automate, precum şi prin alte mijloace decât cele automate.
Pentru ca o prelucrare să intre sub incidenţa prevederilor Legii nr. 677/2001 este necesar ca ea să se desfăşoare în cadrul unui sistem de evidenţă. Prin sistem de evidenţă se înţelege o colecţie de date, structurată potrivit unor criterii, criterii pe baza cărora datele pot fi accesate (de exemplu pe criteriul alfabetic).
Prelucrarea datelor cu caracter personal - orice operaţiune sau set de operaţiuni care se efectuează asupra datelor cu caracter personal, prin mijloace automate sau neautomate, cum ar fi colectarea, înregistrarea, organizarea, stocarea, adaptarea ori modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, dezvăluirea către terţi prin transmitere, diseminare sau în orice alt mod, alăturarea ori combinarea, blocarea, ştergerea sau distrugerea.