Cum pot contesta calculul platii la intretinere?

Buna ziua. Fiind studenta, pe perioada anului universitar am locuit cu chirie impreuna cu alte 2 colege intr-un apartament din bucuresti. Inainte sa eliberam apartamentul pe perioada verii, am facut o cerere in care am cerut scutirea platii la intretinere pe lunile iulie, august si septembrie, urmand sa ne intoarcem in octombrie pentru a ne continua studiile. Am fost asigurate atat de administrator cat si de presedintele de scara ca procedura este corecta si totul va fi in regula. Pe perioada verii una din colege a venit cu parintii ei si a ramas 2 nopti in luna august, iar in septembrie am venit si eu si am ramas o noapte in apartament. In rest apartamentul nu a fost locuit. Spre sfarsitul lunii septembrie, fiind in trecere, am observat ca erau trecute 3 persoane ca locuind acolo si aveam de platit din urma intretinerea pe lunile iulie si august. Am incercat sa contactam administratorul, un om foarte dificil, care ne-a spus ca cererea noastra nu a fost aprobata intrucat ''au stat oameni acolo toata vara''.
Din cate stiu, ar fi trebuit sa locuim acolo mai mult de 15 zile ca sa ne poata trece la intretinere. Cum putem contesta acest calcul si cum am putea dovedi ca noi nu am locuit acolo? Cat mai multe informatii si sugestii sunt binevenite. Mentionez ca e vorba de aproximativ 1000 de lei.
Multumesc mult!