Responsabilitatea arhivarii documentelor

Din pacate, cei care "au stat" in trecut nu prea mai pot fi trasi la raspundere acum.
Cineva (sau mai multi) trebuie sa faca ordine acum.

Banuiesc ca puteti gasi o formula echitabila de impartire a muncii intre membrii comisiei de arhivare.
Daca toti membrii comisiei au vechime mai mica in firma de 10 ani, spre exemplu, ce se intampla cu documentele respective...raman nearhivate?

Raspund si pentru arhivarea documentelor din anii in care nu am lucrat?

In mod normal, DA. Notiunea de "arhiva" presupune documente din trecut. Daca veti lectura Legea Arhivelor nr. 16/1996, veti remarca formulari si prevederi in acest sens: "documente create de-a lungul timpului", "documentele se depun la depozitul arhivei creatorilor de documente in al doilea an de la constituire".
Deci , arhiva presupune toate documentele din trecut. Responsabilitatea arhivarului se refera la toata documentele, nu doar la cele create in perioada in care acesta a activat in firma. Asta daca sunteti arhivar sau aveti atributii in aceste sens, prevazute in fisa de post.

Nu ati mentionat, insa, postul pe care il ocupati.
In mod normal activitatea de arhivare este specifica atributiilor arhivarului, arhivar care trebuie sa aiba si avizul Arhivelor Nationale sau, dupa caz, al directiilor judetene ale Arhivelor Nationale (conform art. 23 din lege)
Puteti invoca acest lucru, daca postul dumneavoastra nu este de arhivar sau nu prevede, prin fisa de post, astfel de atributii sau responsabilitati.

Puteti invoca acest lucru, daca postul dumneavoastra nu este de arhivar sau nu prevede, prin fisa de post, astfel de atributii sau responsabilitati.


Ocup post de contabil, nu am in fisa postului astfel de atributii, dar am primit o decizie in care se precizeaza ca fac parte din comisia de arhivare alcatuita din 2 persoane, cealalta persoana neavand tangenta cu partea financiar-contabila. Pot sa ma bazez doar pe bunavointa colegelor dar responsabilitatea e a mea.

In activitatea de zi cu zi se mai primesc si sarcini care nu sunt placute si care nu sunt strict cuprinse in fisa postului. O atare fise nu poate cuprinde fiecare gest care trebuie facut de un salariat intr-o functie. Arhivarea documentelor contabile revine specialistilor care le lucreaza in sensul ca acestia ordoneaza actele in note contabile intr-o sucesiune anume. In cazul in care societatea nu are arhivar persoanele care lucreaza acele acte le si ordoneaza, ar fi corect sa o faca citind si prevederile legale cu privire la arhivarea documentelor in functie de durata lor de pastrare. Sunt documente care au ca etrmen de pastrare 5 ani, altele 9o de ani............... astfel ca ele se leaga si se cos in dosar in functie de durata de pastrare, durata care le permite sa fie scoase din arhiva , inventariate si predate catre Arhivele Nationale sau ,cu viza acestora, catre centre de colectare a hartiei.

dar am primit o decizie in care se precizeaza ca fac parte din comisia de arhivare

Din continutul Lg 16/1996, reiese ca singura comisie mentionata in domeniul arhivisticii, la nivelul angajatorului, este comisia de selectionare a documentelor, care, insa, are atributii de analizare a fiecarui document, in scopul stabilirii valorii acestuia ( practica sau istorica).
In ceea ce priveste inventarierea (cazul dvs), pastrarea si folosirea documentelor acestea nu fac obiectul vreunei comisii ci constituie atributiile unor posturi de munca sau chiar a unor compartimente.

Chiar daca sunteti contabil, e posibil sa vi se stabileasca si atributii de arhivar - mai ales daca arhiva e preponderent alcatuita din documente finaciar-contabile. E obligatoriu insa sa aveti si avizul Arhivelor Nationale/Judetene in acest sens.
Concret, unitatea unde activez a facut obiectul unui control din partea acestei autoritati, care a verificat incaperea arhivei si situatia pesonalului care se ocupa de ea (exista post de arhivar).

Tortusi, in cazul dvs cred ca nu este productiv sa va contrati cu angajatorul pe aceasta situatie, pentru ca nu putem vorbi de un abuz.