contract nelegal si plati nelegale

Buna seara !

Va rog frumos sa ne ajutati cu un sfat:

Institutia noastra publica vrea sa dea un premiu, o sculptura.
Produsul va fi cumparat de la o persoana fizica, care face asemenea produse.

Colegul de la contabilitate a spus ca:
- o asemena plata se incadreaza in prevederile Legii 8/1996 - Legea drepturilor de autor
- de aceea trebuie sa se faca un Contract privind drepturile de autor si servicii conexe,
- intrucat cumpararea acetsui produs nu este posibila prin SEAP, pentru ne-am afla in cazul art.43 alin.3 din HG 395 /2016
- cval bunului va trebui sa fie negociata de un salariat din institutia noastra.

Eu, salariata delaRU, va trebui sa fac un asemenea Contract ...

Se poate asa ceva ?
Persoana fizica nu este autorizata ...
Se poate incheie un asemenea Contract cu aceasta persoana fizica ?
.... pentru ca operator economic = persoana fizica sau juridica, autorizata, care ....
or, in cazul de fata este vorba despre o persoana fizica oarecare,
nu are PFA sau .....
in schimb, persoana fizica este autorul sculpturii ...dar nu are nicio calificare in acest sens si nici o firma, ...
O institutie publica poate sa cumpere o sculptura de la o asemenea persoana ?
Cum s-ar putea sa se spuna cat costa acea sculptura, odata ce doar autorul poate cere cat doreste ?

Va rugam sa ne ajutati cu cateva sfaturi.