Simplificarea achizitiilor - Dorinta sau Necesitate Activa ?

Obiective declarate : starea de sănătate, morală și nivelul de trai (bunăstare) al cetățeanului.

 În interesul politicii publice, legislativul și justiția vor anula orice acțiune, contract care contravine acestor obiective chiar dacă nu este prevăzut expres declararea ca fără efect legal al acesteia.
 Când va decide politica publică politicianul trebuie să se gândească la efectele asupra inimii aceasta fiind cea mai afectată.

După +15 ani de activitate în domeniul achizițiilor (publice), o foarte îndelungată vreme, cu părul grizonat, pe alocuri, mă pot compara cu dinozaurii – extincția fenomenului de achiziții așa cum îl știm, bate la ușă.

Asteroidul fiind înlocuit de era internetului, a rapidității schimbării tehnologiilor :

o chiar și în mediul medical, tehnicile de operare se tehnicizează din ce în ce mai mult, un robot putând executa diverse proceduri operatorii în locul ființei umane, sunteți și dumneavoastră pe cale de dispariție ?

- Trebuie să îmbrățișăm e-procurement care acuma vreo 15 – 20 ani nici nu exista
- Vedeți că încă se mai poate negocia (în limitele prevăzute de legislație dar orișicum ... există posibilitatea) legal fără a intra în vreun conflict de interese !

Economisirea - să devină un rezultat nu un țel !

- E-procurement – e-commerce, se pot face achiziții cu cardul, pe baza unui e-mail, și în mod cert există angajați (unii nepricepuți) care se gândesc doar la atingerea obiectivelor proprii.

o Trebuie să avem un sistem corect pe care aceștia să-l cunoască !

- Utilizatorii finali vor, acuma, ce e mai bun – cei de la achiziții pot pica în păcatul de a induce produsul pe care ”șefimea” dorește să-l achiziționeze, cu motivația simplistă : ”cică e mai ieftin acolo”.

Consilierul în achiziții trebuie să fie la egalitate cu cel de la financiar și cu juridicul ca libertate și independență, gândiți-vă un pic !

Cum trecem peste stupidul edict : fără ”nota de comandă” nu există plată ?

- Mobilitatea este un concept important – totuși NC prin telefon pot fi dezastruoase:
o Nu am știut că mi-ai cerut mie
o Nu pot lua o decizie
o Nu am avut timp să mă uit peste fiecare cerere aprobată
o Acuma este mâine deci deja este prea târziu
- Deci ar fi foarte indicat să avem : validări automatizate

Achizițiile ce alt nume ar avea ?

o Managementul Resurselor (externe)

- Achizițiile, în unele entități, nu au un rol determinant în organizație, sunt sub cineva tot timpul deși consilierii în achiziții ar fi trupele speciale nu cele regulare din arsenalul instituției, care aduc o valoare însemnată reducerii costurilor entității, ba chiar mai mult (ar putea fi comic dacă nu ar fi adevărat) uneori chiar numele este luat în sens peiorativ, adu-mi asta, aia, fă rost de cealaltă, etc.

o Noi, Achizițiile, colaborăm cu furnizorii nu îi ”managerim” !
- KPI
o Utilitatea achizițiilor, problema se pune : cât ar trebui să cheltuim ?
o Măsurarile acestor indicatori trebuie să fie făcute și la furnizori
o Unde am fi putut economisi mai mult și cum, de ce ?


Ne adresăm întrebări

1. Care este rolul tău în procesul de achiziție ?

i. Implicat în determinarea nevoilor, definirea rezultatelor așteptate și asigurarea bugetului necesra pentru atingerea acestor obiective. Decizia bazată pe sprijinul celor din departamentul specializat pentru atingerea valorii cele mai bune, prin etică și transparență.
Sfat : Implementează și revizuiește politica internă în achiziții pentru confirmarea autorității în procesul de contractare (delegarea competențelor).

2. Etica – să rămânem pe calea cea bună

i. Declararea a oricărui conflict de interese, bizuiți-vă pe consilierul de achiziții care să vă ghideze în acest sens. Recuzați-vă îmediat ce vă considerați într-un conflict de interese.
Sfat : Comportamentul etic se bazează pe principiile din achiziții în legătură cu porice proces, relații, acțiuni legate de procedurile din achizițiile publice. Evitați orice favoritism.

3. Autoritatea în achiziții – cât de importantă este ?

i. Toate procesele din achiziții, este cel mai adecvat, să fie puse la dispoziția Șefului (departamentului, biroului, compartimentului) Consilier în achiziții care să aibă o suficientă independență în luarea deciziilor, cu un nivel ridicat de cunoștințe în domeniu, prin participare ala cursuri, seminarii, conferințe, în domeniu care i-au oferit Competențe în achiziții.
ii. Există posibilitatea, legală, de a vă externaliza serviciile de achiziții, în parte sau în totalitate, deci, puteți avea CPOs pentru activități diferite : construcții, IT, etc.
iii. Puteți să creați Parteneriate cu alte entități și să faceți achiziții de tip centralizat, prin delegarea procesului de achiziție unei alte autorități (contractante).
Sfat : Structura Organigramei trebuie să reliefeze în mod clar, independența ”Achizițiilor”, pe același palier cu cei de la ”Financiar”, ”Juridic”, etc.

4. Care este valoarea pe care o aduc ”Achizițiile” autorității contractante ?

i. Ca o profesie matură (propunerea noastră, a SN SEAP, este de a deveni o meserie liberală), sofisticată și cu un palier larg de activități, dacă i se va permite, va aduce reale foloase entității, fiind și una dintre cele mai vizibile departamente, prin implementarea corectă a Planului Startegic al Unității.
ii. Un conducător inteligent, precum dumneavoastră, va pune la dispoziția acestui important birou, toate mijloacele pentru conștientizarea și reducerea riscurilor prin menținerea integrității în întreaga unitate. Nu vă mai puteți permite în această lume tot mai complexă un model de tip dinosaur - antic și depășit de gândire în achiziții, altfel vă treziți că extincția bate la ușă ca un asteroid.
Sfat : Acceptați și contribuția, ca a unui consilier personal, a ”Șefului în achiziții” la discuțiile din Comitetul Director în vederea optimizăii luării deciziilor strategice și operaționale ale unității dumneavoastră.

5. Valori și Principii în achiziții

i. Transparență, imparțialitate, economicitate, profesionalism, etc., pe care trebuie să știți cum să fie aplicabile intern. Ele vor determina și cum veți fi tratați de către contractori și ofertanți, precum și vor afecta modul în care alți parteneri guvernamentali vă vor trata. Fiți în mass-media, la știri, pentru rezultatele dumneavoastră excelente nu pentru greșeli.
Sfat : Solicitați profesioniștilor din achiziții să se asigure că autoritatea contractantă pe care o conduceți se va dezvolta progresiv în palierul larg al achizițiilor.

6. Diferența în procesul de achiziție dintre sectorul public și cel privat

i. Două diferențe majore : Transparența și Complexitatea
ii. Prima : Sectorul public, are un set de reguli clare de competiție deschisă și egală tuturor participanților (cu unele excepții, vezi negocierea), sectorul privat are libertatea de a își alege ce metode dorește, transparente sau nu, competitive sau nu.
iii. A doua : Achizițiile din sectorul particular sunt simple din perspectiva contribuției la profitul organizației fără nici un alt țel de responsabilitate socială (nu vorbim aici de obligațiile firmelor mari de a implementa Responsabilitatea Socială în mod sistematic. În contrabalanță, achizițiile publice vor lua în considerare o multitudine de factori, viteză, preț redus, condiții de calitate, condiții sociale, de sănătate, de mediu, de securiatte în muncă, de transparență.
Sfat : Sistemul de operare public și privat pot părea la o primă vedere ca similare dar standardele și regulile, contabilitatea diferă esențial. Nu faceți greșeala de a aplica standardele sectorului privat obligațiilor sectorului public.

7. Metode în achiziții

i. Procesele în achiziții nu sunt simple și nu merg pe principiul ”se aplică tuturor, oricând”. Trendul actual este acela de a implementa inovativitatea și în achiziții (Parteneriatul pentru Inovare, de exemplu), de a crea cadru profesional și legislativ cât mai flexibil pentru selectarea celor mai potriviți contractanți. Orice mică eroare poate avea repercusiuni majore mai târziu în implementarea contractelor.
Sfat : Căutați să aveți profesioniști în achiziții, specialiști cu recunoaștere (a celorlalți experți) și competențe (nu neapărat diplome) capabili să ia cele mai bune decizii în folosul unității dumneavoastră.

8. Urgențele

i. Sunt responsabilitățile dumneavoastră de bază !
ii. Consilierul în achziții vă poate fi de folos prin suportul logistic necesar recuperării în urma unor dezastre naturale, inundații, cutremure, epidemii.
Sfat : Implicați consilierii în achiziții în planurile stategice și operaționale ale entității dumneavoastră.

9. Externalizarea

i. Folosirea sectorului particular în furnizarea de servicii, sau externalizarea completă a acestora, este o idee bună ? Parteneriatul Public Privat sau Externalizarea parțială sau totală pot fi considerate ca o problemă controversată dar care poate fi alegerea inteligentă în anumite circumstanțe. Orice decizie trebuie luată după demonstrarea valorii, a câștigului sectorului public.
Sfat : Specialiștii din achiziții vor fi și ei consultați (dacă există) ei având uneltele și abilitățile necesare unei astfel de analize.

10. Politicile sociale și preferințe contractuale
i. Accesul la contractele publice trebuie să fie cât mai facil unei cât mai largi palete de operatori economici inclusiv a atelierele protejate. De exemplu, achizițiile publice vor fi un catalizator al sustenabilității sociale și economice chiar prin acordarea accesului acestor unități protejate.
Sfat : În luarea deciziei privind accesul unităților protejate consultarea consilierului în achiziții este esențială pentru prevenirea unor posibile erori de concepție.