Aplicarea sancţiunilor disciplinare nu se face în mod arbitrar de către angajator, ci ca urmare a unor reguli procedurale, care sunt stabilite în scopul de a asigura eficienţa combaterii unor acte şi comportamente dăunătoare muncii, şi de a stabili cu exactitate faptele, de a garanta dreptul de apărare al salariatului.
Cercetarea abaterii disciplinare constituie prima fază a acţiunii disciplinare şi are scopul de asigura atât dreptul la apărare al salariatului cât şi de a furniza angajatorului date şi informaţii care să conducă la o evaluare obiectivă a situaţiei. Excepţia de la această regulă o constituie avertismentul scris pentru care nu este obligatorie cercetarea. Măsura sancţiunii disciplinare dispusă înaintea efectuării cercetării disciplinare prealabile, este lovită de nulitate absolută.
În vederea cercetării disciplinare prealabile, salariatul urmează să fie convocat în scris de persoana împuternicită de angajator să realizeze cercetarea, precizându-se : obiectul; data; ora; locul întrevederii.
În cursul cercetării, salariatul are dreptul să formuleze şi să susţină toate apărările în favoarea sa şi să aducă toate probele şi motivaţiile pe care le consideră necesare. De asemenea, salariatul poate fi asistat, la cererea sa, de către un reprezentant al sindicatului al cărui membru este, în virtutea scopului pentru care aceste organizaţii sunt constituite, de a apăra drepturile membrilor lor.
Discuţiile purtate între reprezentatul angajatorului desemnat să efectueze cercetarea prealabilă şi salariat se consemnează într-un proces verbal ce are rolul de a reda împrejurările şi condiţiile în care a fost săvârşită abaterea, precum şi declaraţiile autorului acesteia.
Refuzul salariatului de a face declaraţii cu privire la fapta săvârşită, sau neprezentarea acestuia potrivit notificării, se consemnează, de asemenea, într-un proces verbal.
Următoarea fază a cercetării va fi stabilirea sancţiunii disciplinare ce va fi aplicată salariatului în raport de gravitatea faptei.
Agajatorul dispune aplicarea sancţiunii disciplinare printr-o decizie emisă în formă scrisă, în termen de 30 de zile calendaristice de la data luării la cunoştinţă despre săvârşirea abaterii disciplinare, dar nu mai târziu de 6 luni de la data săvârşirii faptei. Valabilitatea deciziei de sancţionare este condiţionată de respectarea ambelor termene cumulativ.
Decizia de sancţionare trebuie să conţină, în mod obligatoriu:
- descrierea faptei care constituie abatere disciplinară;
- precizarea prevederilor din statutul de personal, regulamentul intern sau contractul de muncă aplicabil, care au fost încălcate de salariat;
- motivele pentru care au fost înlăturate apărările formulate de salariat în timpul cercetării disciplinare prealabile, sau motivele pentru care nu a fost efectuată cercetarea;
- temeiul de drept în baza căruia sancţiunea disciplinară se aplică;
- termenul în care sancţiunea disciplinară poate fi contestată;
- instanţa competentă la care sancţiunea poate fi contestată.
Lipsa oricărui dintre elementele enumerate atrage nulitatea absolută a măsurii dispuse de angajator.
Decizia astfel întocmită se comunică salariatului în cel mult 5 zile calendaristice de la data emiterii, producând efecte de la data comunicării. Comunicarea se face personal salariatului, cu semnătură de primire, iar în cazul refuzului, prin scrisoare recomandată, la domiciliul sau reşedinţa comunicată de salariat. Data comunicării constituie momentul de la care curge termenul de contestare.