prestare servicii extracomunitar cu material client

Buna seara.

Am o mica nelamurire referitor la procedurile care trebuie urmate si documentele care trebuie intocmite in urmatoarea situatie:
- clientul, firma canadiana, trimite in romania materia prima pentru prelucrare
- furnizorul, SRL platitor de TVA, prelucreaza materia prima si trimite produsul finit in afara.

noi am procedat astfel:
1. la importul materiei prime am platit si tva si tv pe baza de declaratie vamala
2. la export am facut o proforma pe 10 euro, am cerut un liber de vama si am trimis marfa fara declaratie vamala, direct prin curier ca era graba mare
3. ulterior am emis factura externa pe suma de ~3500 euro... am trimis-o pe mail, am inregistrat-o, fara declaratie vamala, in contabilitate... ceea ce am inteles ca nu prea e ok #-o

care este procedura corecta?
cum pot sa fac o declaratie vamala, daca este musai necesarea, la marfa care a plecat deja numai pe baza facturii?

multumesc