Cartea de imobil se poate tine in format digital sau este obligatoriu ...

Cum doriti dv numai sa o tineti daca sunteti presedinte.Intrebarea trebuia sa fie la asociatii de proprietari nu aici.


Organizarea şi actualizarea evidenţei locatarilor prin cartea de imobil |
Normă metodologicăHG nr. 1375/2006
Art. 90. -
Ministerul Administraţiei şi Internelor, prin unităţile de poliţie, organizează, îndrumă şi controlează activitatea de ţinere a evidenţei locatarilor prin cartea de imobil
Art 91
1) Cartea de imobil se întocmeşte în termen de 30 de zile de la darea în folosinţă a imobilului cu destinaţie de locuinţă, de regulă, pentru fiecare scară sau corp de clădire.
2) La unităţile de cazare turistică, indiferent de forma de proprietate sau de administrare, cartea de imobil se poate constitui şi sub formă de fişe de anunţare a sosirii şi plecării turiştilor.
Art. 92. -
Şefii unităţilor de poliţie pe a căror rază teritorială este situat imobilul răspund de organizarea, funcţionarea, ţinerea în actualitate şi controlul evidenţei locatarilor prin cartea de imobil.
Art. 93. -
Responsabil al cărţii de imobil este persoana anume desemnată, cu acordul acesteia, de către proprietarul imobilului sau de asociaţia de proprietari; în cazul asociaţiei de proprietari, responsabilul cărţii de imobil este, de regulă, administratorul sau unul dintre membrii comitetului executiv, care locuieşte efectiv în imobil. asta e anulata de legea 196/2018 unde scrie ca e doar presedintele.

Legea 196/2018

[ link extern ]
Președintele asociației de proprietari are următoarele atribuții:
art 57
i) întocmește și actualizează cartea de imobil, în conformitate cu legislația în vigoare;

si sa nu avereze ceva de GDPR ca uite aici ce zice autoritatea :

[ link extern ]

3. În ceea ce privește înregistrarea datelor personale în cartea de imobil, în măsura în care există o obligație legală în acest sens, datele pot fi prelucrate fără consimțământul persoanei vizate.
În acest context, precizăm că art. 94 și 95 din Normele metodologice din 4 octombrie 2006 de aplicare unitară a dispoziţiilor legale privind evidenţa, domiciliul, reşedinţa şi actele de identitate ale cetăţenilor români, aprobate prin HG nr. 1375/2006 prevăd că:
”Art. 94
Responsabilii cărţii de imobil, desemnaţi în condiţiile legii, au următoarele atribuţii:
a) să solicite persoanelor care locuiesc în imobil prezentarea actelor de identitate, în termen de 15 zile de la sosire, în vederea înscrierii datelor în cartea de imobil;
b) să atenţioneze persoanele care au actele de identitate cu termenul de valabilitate expirat sau care nu şi-au efectuat schimbarea domiciliului ori stabilirea reşedinţei, în vederea punerii acestora în legalitate;
c) să păstreze, să actualizeze şi să utilizeze datele din cartea de imobil cu respectarea dispoziţiilor Legii nr. 677/2001 pentru protecţia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal şi libera circulaţie a acestor date, cu modificările şi completările ulterioare (în prezent, Regulamentul (UE) 679/2016 – subl. ns.); cartea de imobil se prezintă spre verificare numai poliţiştilor şi lucrătorilor de la serviciile publice comunitare de evidenţă a persoanelor;
d) să păstreze în bune condiţii cartea de imobil, să nu o înstrăineze, iar la mutarea din imobil să o predea preşedintelui asociaţiei de proprietari.
Art. 95
Înscrierea persoanelor în cartea de imobil se face în baza actului de identitate, iar pentru copiii sub 14 ani, în baza certificatului de naştere.”
Ca atare, legea stabilește că înscrierea datelor personale în cartea de imobil are la bază actul de identitate sau certificatul de naștere.
În ceea ce privește datele și categoriile de date colectate în cărțile de imobil în condițiile în care legea nu le prevede în mod expres, așa cum s-a subliniat mai sus, corelat cu temeiul legal al prelucrării, care poate fi interesul legitim, art. 5 din RGPD stabilește o serie de principii care se impun a fi respectate în cadrul prelucrării datelor, printre care se numără cele privind colectarea datelor în scopuri determinate, explicite şi legitime, prelucrarea datelor adecvate, relevante şi limitate la ceea ce este necesar în raport cu scopurile în care sunt prelucrate, prelucrarea de date exacte, etc.
Cu alte cuvinte, în această situație se impune respectarea principiului reducerii la minimum a datelor, respectiv prelucrarea datelor strict necesare îndeplinirii scopului. Necesitatea însă, trebuie motivată cu argumente solide, care să justifice prevalența intersului legitim al colectării și prelucrării datelor, asupra drepturilor fundamentale ale persoanelor vizate.
Raportat la situațiile de mai sus, dar și la alte situații în care prelucrează date cu caracter personal, asociațiile de proprietari trebuie să aibă în vedere condițiile de legitimitate și regulile prelucrării datelor prevăzute de RGPD.
În acest context, precizăm că RGPD stabilește că prelucrarea datelor cu caracter personal se realizează la consimțământul persoanei vizate sau în alte condiții legale în care nu se solicită consimțământul, prevăzute de art. 6, 9 și 10, în funcție de natura datelor și categoriilor de date colectate și prelucrate.
Spre exemplu, pentru datele care nu au un caracter special (cum sunt, de ex., numele, prenumele, adresa, telefonul), art. 6 din RGPD stabilește că prelucrarea este legală numai dacă și în măsura în care se aplică cel puțin una dintre următoarele condiții:
”(a) persoana vizată și-a dat consimțământul pentru prelucrarea datelor sale cu caracter personal pentru unul sau mai multe scopuri specifice;
(b) prelucrarea este necesară pentru executarea unui contract la care persoana vizată este parte sau pentru a face demersuri la cererea persoanei vizate înainte de încheierea unui contract;
(c) prelucrarea este necesară în vederea îndeplinirii unei obligații legale care îi revine operatorului;
(d) prelucrarea este necesară pentru a proteja interesele vitale ale persoanei vizate sau ale altei persoane fizice;
(e) prelucrarea este necesară pentru îndeplinirea unei sarcini care servește unui interes public sau care rezultă din exercitarea autorității publice cu care este învestit operatorul;
(f) prelucrarea este necesară în scopul intereselor legitime urmărite de operator sau de o parte terță, cu excepția cazului în care prevalează interesele sau drepturile și libertățile fundamentale ale persoanei vizate, care necesită protejarea datelor cu caracter personal, în special atunci când persoana vizată este un copil.”
Corelat cu temeiul legal al prelucrării, asociațiile de proprietari trebuie să respecte și principiile prelucrării datelor care se regăsesc la art. 5 din RGPD, astfel:
■ principiul legalității, echității şi transparenţei: prelucrarea datelor în mod legal, echitabil şi transparent faţă de persoana vizată
■ principiul limitării legate de scop: date colectate în scopuri determinate, explicite şi legitime şi care nu sunt prelucrate ulterior într-un mod incompatibil cu aceste scopuri
■ principiul reducerii la minimum a datelor: prelucrarea datelor adecvate, relevante şi limitate la ceea ce este necesar în raport cu scopurile în care sunt prelucrate,
■ principiul limitării legate de stocare: datele sunt păstrate într-o formă care permite identificarea persoanelor vizate pe o perioadă care nu depășește perioada necesară îndeplinirii scopurilor în care sunt prelucrate datele
■ principiul exactității - prelucrarea de date exacte
■ principiul integrității şi confidenţialității - prelucrarea datelor într-un mod care asigură securitatea adecvată a datelor cu caracter personal, inclusiv protecţia împotriva prelucrării neautorizate sau ilegale şi împotriva pierderii, a distrugerii sau a deteriorării accidentale, prin luarea de măsuri tehnice sau organizatorice corespunzătoare.
De asemenea, aceleași dispoziții ale art. 5, sus-menționate prevăd faptul că operatorul (asociația de proprietari) este responsabil de respectarea acestor principii şi poate demonstra această respectare (principiul responsabilității).
În ceea ce privește responsabilitatea operatorului, art. 24 din RGPD prevede că ”Ținând seama de natura, domeniul de aplicare, contextul şi scopurile prelucrării, precum şi de riscurile cu grade diferite de probabilitate şi gravitate pentru drepturile şi libertăţile persoanelor fizice, operatorul pune în aplicare măsuri tehnice şi organizatorice adecvate pentru a garanta şi a fi în măsură să demonstreze că prelucrarea se efectuează în conformitate cu prezentul regulament. Respectivele măsuri se revizuiesc şi se actualizează dacă este necesar.”
Referitor la măsurile de securitate pe care asociația de proprietari este obligată să le adopte, art. 32 din Regulamentul (UE) 2016/679 care reglementează ”Securitatea prelucrării”, stabilește o serie de aspecte pe care operatorul (asociația) și persoana împuternicită de acesta (de ex. o societate care îndeplinește rolul de administrator sau o entitate care instalează și asigură mentenanța sistemului de supraveghere video) trebuie să le urmărească în contextul implementării măsurilor tehnice și organizatorice adecvate în vederea asigurării unui nivel de securitate corespunzător riscului pe care o are prelucrarea pentru drepturile şi libertăţile persoanelor fizice. Printre acestea se regăsesc și cele privind pseudonimizarea şi criptarea datelor cu caracter personal.
În ceea ce privește transparența prelucrării, sub aspectul informării persoanelor vizate, asociația de proprietari trebuie să efectueze informarea indiferent de temeiul prelucrării, la consimțământ sau pe baza altor condiții legale în care nu se solicită consimțământul.
Astfel, art. 12 din RGPD prevede că operatorul ia măsuri adecvate pentru a furniza persoanei vizate orice informaţii menţionate la articolele 13 şi 14 şi orice comunicări în temeiul articolelor 15-22 şi 34 referitoare la prelucrare, într-o formă concisă, transparentă, inteligibilă şi uşor accesibilă, utilizând un limbaj clar şi simplu.
Informaţiile se furnizează în scris sau prin alte mijloace, inclusiv, atunci când este oportun, în format electronic.
Pentru informare, se poate apela la o modalitate de informare generică, prin afișarea notei de informare la avizierul scării de bloc sau a unor pictograme adecvate, cum ar fi în cazul supravegherii video, la note de informare a persoanei vizate (afișate), precum și la alte modalități (prin email) ce sunt stabilite de asociație în funcție de situația concretă de prelucrare a datelor.
Astfel, art. 13 din RGPD prevede că în cazul în care datele cu caracter personal referitoare la o persoană vizată sunt colectate de la aceasta, operatorul (asociația de proprietari), în momentul obţinerii acestor date cu caracter personal, furnizează persoanei vizate informaţiile prevăzute de aceste dispoziții legale, printre care se numără:
1. identitatea şi datele de contact asociației de proprietari
2. scopurile în care sunt prelucrate datele cu caracter personal, precum şi temeiul juridic al prelucrării;
3. categoriile de date cu caracter personal vizate (în cazul datelor obținute indirect)
4. interesele legitime urmărite de operator sau de o parte terţă (dacă este cazul);
5. destinatarii sau categoriile de destinatari ai datelor cu caracter personal;
6. perioada de stocare a datelor cu caracter personal (sau criterii pentru stabilirea perioadei);
7. existenţa drepturilor persoanei vizate prevăzute de art. 15-22 din RGPD
8. existenţa dreptului de a-și retrage consimţământul în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate pe baza consimţământului înainte de retragerea acestuia;
9. dreptul de a depune o plângere la Autoritatea de supraveghere;
10. dacă furnizarea de date cu caracter personal reprezintă o obligaţie legală, contractuală sau o obligaţie necesară pentru încheierea unui contract ori pentru executarea acestuia, precum şi dacă persoana vizată este obligată să furnizeze aceste date cu caracter personal şi care sunt eventualele consecinţe ale nerespectării acestei obligaţii;
11. prelucrarea datelor într-un alt scop decât cel pentru care acestea au fost colectate (dacă este cazul);
12. sursa din care provin datele cu caracter personal și dacă acestea provin din surse disponibile public (în cazul datelor obținute indirect).
Pe lângă dreptul de informare, un alt drept pe care în mod frecvent persoanele vizate îl exercită față de asociațiile de proprietari în calitatea acestora de operatori și pe care asociațiile sunt obligate să îl respecte este dreptul de acces (art. 15 din RGPD). Astfel, persoana vizată are dreptul de a obține din partea operatorului o confirmare că se prelucrează sau nu date cu caracter personal care o privesc. În cazul în care răspunsul operatorului este afirmativ, persoana vizată are dreptul de a cunoaște și de a i se comunica următoarele informații:
scopurile prelucrării;
categoriile de date cu caracter personal vizate;
destinatarii sau categoriile de destinatari cărora datele cu caracter personal le-au fost sau urmează să le fie divulgate;
perioada de stocare a datelor cu caracter personal sau criteriile utilizate pentru a stabili această perioadă;
existența dreptului de a solicita operatorului rectificarea sau ștergerea datelor cu caracter personal ori restricționarea prelucrării datelor cu caracter personal referitoare la persoana vizată sau a dreptului de a se opune prelucrării;
dreptul de a depune o plângere în fața Autorității de supraveghere;
orice informații disponibile privind sursa datelor (în cazul datelor obținute indirect);
existența unui proces decizional automatizat incluzând crearea de profiluri, informații privind logica utilizată și consecințele prelucrării asupra persoanei vizate;
transferul către o țară terță sau o organizație internațională și garanțiile adecvate referitoare la transfer.
Operatorul furnizează persoanei vizate o copie a datelor sale cu caracter personal care fac obiectul prelucrării, în mod gratuit.
Dreptul de a obţine o copie a datelor nu aduce atingere drepturilor şi libertăţilor altora. În acest sens, operatorul este obligat să ia măsuri pentru protecția datelor personale ale altor persoane care ar putea figura în copia respectivă.
Dacă persoana vizată transmite cererea în format electronic și nu optează să primească informațiile în alt format, acestea se furnizează într-un format electronic utilizat în mod curent (de ex. prin email).
Mai multe informații privind modalitatea de informare a persoanelor vizate, dar și exercitarea dreptului de acces, precum și a celorlalte drepturi de care beneficiază persoana vizată, se pot obține din Ghidul Întrebări și răspunsuri cu privire la aplicarea Regulamentului (UE) 679/2016. [ link extern ]
Față de cele de mai sus, rezultă că asociația de proprietari trebuie să analizeze în funcție de specificul activităților efectiv realizate, prelucrările de date personale efectuate, să stabilească temeiul legal al acestora și să ia toate măsurile necesare pentru respectarea drepturilor persoanelor vizate, precum și pentru asigurarea securității și confidențialității datelor, raportat la prevederile RGPD.
În același timp, precizăm că începând cu 25 mai 2018, Regulamentul (UE) 2016/679 nu mai stabilește obligația de notificare a prelucrărilor de date cu caracter personal, astfel că nici asociațiile de proprietari nu mai au această obligație.
Referitor la numirea unui responsabil cu protecția datelor, în ceea ce privește asociațiile de proprietari, acestea nu au obligația de numire a unui responsabil, raportat la art. 37 din RGPD.